Filesharing

Teilen und Bereitstellen von Dateien

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Was ist Filesharing?

Der Begriff Filesharing bezeichnet das Teilen (engl. sharing) digitaler Dateien (engl. Files) zwischen mindestens zwei Personen über Filesharing-Dienste. Häufig wird er auch als Synonym für Dateizugriff oder Dateifreigabe verwendet.

Mit Filesharing Dateien mit Mitarbeitern und Partnern teilen

Filesharing ermöglicht die unkomplizierte Kollaboration mit internen Mitarbeitern und externen Personen, wie Kunden, Lieferanten und Partnern. Um Dateien zu teilen, werden spezielle Filesharing-Dienste verwendet. Diese bieten im Gegensatz zu veralteten Methoden, wie E-Mails und USB-Sticks, einen schnelleren und sichereren Datenaustausch.

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Filesharing im 4ALLPORTAL DAM-System als Basis für eine effiziente digitale Kollaboration

Filesharing bildet die Basis für eine moderne und digitale Kollaboration. Im Arbeitsalltag erschweren technische und rechtliche Hürden das interne und externe Teilen von Dateien. Sie werden online über viele verschiedene Filesharing-Dienste oder per E-Mail an Kollegen, Partner, Kunden, Händler oder Agenturen versendet. Jedoch sind diese Methoden oft unpraktisch, weil sich die Dateien unkontrolliert verstreuen und die Datenmenge für das Versenden von Dateien oftmals limitiert ist. Außerdem bergen kostenlose Filesharing-Dienste die Gefahr von Sicherheitslücken, da keine Verschlüsselung der Dateien erfolgt oder die Dateien zwischengespeichert werden. 

Für das erfolgreiche Sharen Ihrer Dateien benötigt es als Basis ein gutes digitales Archiv, einen zentralen Ort von wo aus Sie Ihre Dateien anderen zukommen lassen. In Kombination mit den Filesharing-Funktionen in einem DAM-System, ermöglichen Sie den schnellen und sicheren Datenaustausch und effizientere Workflows. Im 4ALLPORTAL DAM-System mit optionaler OCR-Texterkennung verwalten und teilen Sie Dateien direkt aus einem zentralen System. Es bietet die perfekte Symbiose aus Datensicherheit und Komfort beim Filesharing mit Kollegen, Kunden und externen Dienstleistern – datenschutzkonform.

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Nie wieder lange suchen!

Beschleunigen und optimieren Sie Ihr Marketing mit einem DAM. Finden Sie Assets in Höchstgeschwindkeit, indem Sie doppelte Dateien vermeiden, Berechtigungskonzepte etablieren oder Bilder automatisiert durch die KI mit Schlagworten versehen. Nie wieder lang nach Dateien suchen, lieber das Whitepaper lesen.

Dateien schnell und effizient teilen

Mit dem 4ALLPORTAL DAM-System gelingt das interne Bereitstellen und externe Sharen von Dateien sicher und komfortabel. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern, Partnern und Händlern einen schnellen, rollenbasierten Zugriff auf Ihr System an. Den internen Dateizugriff regelt ein Rollenkonzept, mit dem Sie klare Zugriffs- und Verwendungsrechte für jede Rolle festlegen. So gelangen alle Beteiligten zu der unternehmensinternen Medienbibliothek und finden eigenständig benötigte Assets.

Beliebig viele Assets an Externe teilen

Ihren Kunden, Agenturen und Partnern bieten Sie einen besonders komfortablen Service an: Versenden Sie per E-Mail ein konfigurierbares eTicket mit einer Live-Ansicht auf die Dateien. So können externe Personen die Assets zeitlich begrenzt durchsuchen, betrachten, in der Parallelansicht miteinander vergleichen und anschließend nutzen. Oder Sie stellen Asset-Sammlungen unkompliziert per Downloadpaket als zip-Datei zur Verfügung.

Einfache Format-Konvertierung im Filesharing

Je nach Verwendung, benötigen Sie Dateien in unterschiedlichen Formaten, Qualitäten und Auflösungen. Diese müssen jedes Mal aufs Neue konvertiert und angepasst werden. Sparen Sie sich diese wiederkehrenden Arbeiten und legen Sie stattdessen Downloadprofile im 4ALLPORTAL DAM-System an. Durch vordefinierte Größen und Dateitypen konvertieren Sie die Originaldatei mit nur einem Klick in das entsprechende Format.

Die integrierten Sharing-Funktionen ermöglichen in Kombination mit den Downloadprofilen ein komfortables und kanalspezifisches Teilen Ihrer Assets. Dazu wandeln Sie Ihre Originaldateien bereits vor dem Teilen in die geforderten Formate um oder lassen die Empfänger selbst gewünschte Dateien erstellen.

Beschleunigte Asset-Freigaben

Das gemeinsame Arbeiten und Freigeben von Dateien ist mit 4ALLPORTAL besonders einfach. Dafür sorgt das eingebettete Freigabemodul. Die Funktion verknüpft die Kommunikation zu Bildfreigaben und -korrekturen mit dem jeweiligen Asset. Bringen Sie Entscheidungsträger und Kreative an einen Platz. Änderungswünsche an die Grafik, Bearbeitungsaufträge an Fotografen – alles lässt sich bequem am Objekt hinterlegen und macht umständliche E-Mail-Wechsel und Telefonate überflüssig.

Sicher mit Kunden und Dienstleistern arbeiten

Sicheres Arbeiten mit Kunden und Dienstleistern war nie so unkompliziert. Teilen Sie Assets in ihrem aktuellen Zustand – entweder direkt als Download oder als Live-Ansicht in einer Galerie. Bei einem großen Asset-Umfang liefert das System ausgewählte Meta-Daten mit und bietet eine reduzierte Suchfunktion an. Externe Dienstleister wie Fotografen, die Inhalte liefern, laden Ihre Assets direkt und verschlagwortet in die passenden Ordner hoch. Dadurch gibt das Marketing-Team ganze Arbeitsschritte ab und hat mehr Zeit für das Wesentliche.

Filesharing ohne Sicherheitslücke

Teilen und verschicken Sie Daten sicher und ohne Zeitverlust. Verzichten Sie auf fremde Filesharing-Dienste und Filesharing-Programme. Private Filesharing-Websites bergen gravierende Nachteile in Bezug auf die Sicherheit, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, weil nicht klar ist, wo die Dateien gespeichert werden. Bei 4ALLPORTAL liegen Ihre Dateien, die Sie teilen, auf TÜV-geprüften Servern in Deutschland, die dem ISO-Standard für die Sicherheit von Informationen und IT-Umgebungen entsprechen.

So erfolgreich sind unsere Kunden

  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Das Wichtigste, die Produktfotos, haben wir schon, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Kernkompetenz weiter ausüben können. Das Unternehmen wurde 1984 gegründet. Seither wurde jedes Event, Messe oder Feier mit Fotos dokumentiert. Davon gibt es einige Gigabyte an Material. Ich glaube, das haben wir ganz schön unterschätzt, was da alles noch lag und gepflegt werden musste.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Unser Marketing arbeitet jetzt ganz anders. Wenn ich eine Bilder-Kollektion brauche, muss mir die niemand vom Marketing mehr ins OneDrive laden, wo sie teilbar ist. Sie können sie mir ganz einfach zusammenstellen und ich kann sie mir eigenständig herunterladen, direkt im 4ALLPORTAL. Bei uns fotografieren wir meistens selbst und mit Kolleginnen und Kollegen statt Models. Mit der Ampel laufen schöne Motive nicht Gefahr, plötzlich in einem Magazin zu landen, wo sich die abgebildete Person dann selbst sieht, ohne darauf vorbereitet zu sein.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Früher haben Leute ein RAW-Format auf ihrem PC abgelegt, ein TIFF oder PSD daraus entwickelt und das auf dem Server abgelegt. Es gab aber auch die, die das RAW behalten, zusätzlich ein JPEG draus gemacht und dann das RAW, das JPEG und das TIFF abgelegt haben. Jetzt gibt es nur noch ein Original, das mittels Downloadprofilen in unterschiedlichen Formaten heruntergeladen werden kann.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Wenn man früher eine Produkt-Präsentation gemacht hat, musste man zum Marketing gehen und sagen: Ich hätte dazu gern die Bilder. Das gibt man heute in die Suche ein und lädt es sich selbst herunter.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Foto, Produktfoto, und dann werden weitere Felder befüllt, bis hin zu den Keywords. Für wiederkehrende Bildtypen gibt es Ordner mit automatischer Verschlagwortung und Metadaten-Zuweisung. Das spart schon sehr viel Zeit

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Nach der Installation hat uns der 4ALLPORTAL Consultant mit dem System vertraut gemacht und wir haben eine halbtägige Admin-Schulung bekommen. atürlich zeige ich nicht alle Funktionen, wenn es beispielsweise eine Person aus dem Event-Bereich ist, da die umfangreichen Features nicht von allen gebraucht werden. Bei gemischten Gruppen aus User Experience, Interner Kommunikation und Marketing mache ich aber die größere Tour mit allen Funktionen.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Am Ende stand da eine riesige Mindmap, auf der sich keiner mehr auskannte, weil unsere Anforderungen so komplex waren. Nur René von 4ALLPORTAL hatte einen ziemlich guten Durchblick. Und jetzt ist ja auch alles so, wie wir uns das gewünscht haben. as war alles sehr positiv

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Es war alles schon da und wir hatten die Möglichkeit, noch etwas anzupassen auch im Hinblick auf die Rollenkonfiguration, die wegen der verschiedenen Stakeholder wichtig war.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Was nicht passieren sollte ist, dass mehrere individuelle Anpassungen implementiert wurden und dann ein Update nicht funktioniert, weil man danach nochmal an die Konfigurationen ranmuss. Denn unsere internationalen Kollegen hatten vor der Umstellung immer mit langen Ladezeiten der Vorschaubilder zu kämpfen. Und für unsere Creatives war bedeutsam, dass sie die Fotos aus der Software direkt in Adobe InDesign ziehen und verlinken können.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Marketing und Vertrieb ist bei uns ein ziemlich großer Bereich, personell und dateitechnisch. Wir haben viele Produktbilder oder Screenshots aus unserer Software. Auch sollen in Zukunft noch die Produktbroschüren hinzukommen, die direkt im 4ALLPORTAL abgelegt und in einer Vorschau betrachtet werden können.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Die Komplexität musste reduziert werden. Wir fanden, dass es sehr anpassungsfähig und schon im Standard sehr gut ist. Durch kleinere Anpassungen lässt sich aber noch das eine oder andere praktische Feature hinzufügen.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Es ging einfach nicht mehr mit den Tausend Ordnern, in denen alles zwar auf eine bestimmte Art geordnet, aber doch nicht wirklich auffindbar herumschwirrte. Da haben wir entschieden: Es muss ein durchsuchbares Tool her, in dem die Versionierung eindeutig ist und die Assets verknüpfbar sind. Wenn zum Beispiel eine Einverständniserklärung vorhanden ist, dass bestimmte Fotos für externe Zwecke wie Produktbroschüren verwendet werden dürfen, dann kann man die einfach mit den Bildern verknüpfen.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Früher hatten wir gar kein Tool, um unsere Produktfotos und andere Digitalen Assets zu managen. Bei uns lag alles auf einem Fileserver – in einem Ordner mit Tausenden von Unterordnern. Nämlich im Unterordner des Unterordners des Unterordners. Auch die Regelung der Zugriffsberechtigungen war ziemlich kompliziert, da aufgrund verschiedener Tätigkeiten manche Unterordner, die für deren Tätigkeiten nicht relevant waren, ausgeblendet wurden. Dies gestaltete nicht nur das Suchen und Speichern schwierig, sondern auch die Administration.

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  • Jeannine Walser

    Informationssysteme im Bereich Digitaler Arbeitsplatz

    Kleinere Updates spielen wir einmal im Monat selbst auf, so läuft das System immer auf dem neuesten Stand. Und falls es doch mal ein Problem gibt, können wir ein Ticket beim 4ALLPORTAL Support auf, die sich darum kümmern.

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  • Raymond Jackson

    Projektleiter

    Wir haben bereits eine Menge positive Rückmeldungen zum 4ALLPORTAL DAM erhalten: Unsere eigenen Kollegen loben das System aufgrund der tollen User Experience und der tatsächlichen Arbeitserleichterung. Allein unsere Marketing- und Grafikabteilung spart circa 20% Zeit ein, weil die Daten von ihren Kollegen durch die gute Suchfunktion nun schnell gefunden werden. Es klingelt also deutlich weniger das Telefon oder der Posteingang für Supportanfragen. Und auch die Händler und Fensterbauer vor Ort sind begeistert: Endlich entfällt das ständige E-Mail-Hin-Her-Schicken und sie finden ihre Assets in einem modernen System wieder.

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  • Matthias Wiediger

    Projektmanager

    Für uns kommt das einem Quantensprung in unseren Workflows gleich: Das ineffiziente Handling von Assets und Metadaten hat uns enorm viel Zeit und Nerven gekostet. Das ist durch die Verbindung von 4ALLPORTAL und der Programmplanungssoftware nun passé. Wenn man bedenkt, wie zentral das Thema Bilddatenmanagement mittlerweile für Fernsehsender geworden ist und wir nun in der Lage sind circa 30% Arbeitszeit bei diesem Thema einzusparen, haben wir einen riesigen Digitalisierungs-Schritt nach vorne gemacht.

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  • Anne Mette Alfken

    Pflege der Onlineshops

    Das Hauptziel bestand darin, ein System anzuschaffen, das eine Bilddatenbank mit richtig guter Suchfunktion bietet und digitale Workflows unterstützt. Eine schnelle und übersichtliche Vorschau der Dateien, nach denen man sucht, sollte ebenfalls enthalten sein.

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  • Anne Mette Alfken

    Pflege der Onlineshops

    Wenn der Zeitpunkt für uns passt machen die das Update und wir können nach kurzer Zeit wieder mit dem System arbeiten. Fällt das Update etwas umfangreicher aus wurden mir die Sachen, die komplett neu waren, in einer kleinen Schulung beigebracht.”

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  • Anne Mette Alfken

    Pflege der Onlineshops

    Ich brauche vielleicht eine Viertelstunde, wenn ich jemandem die Funktionen demonstriere. Ansonsten hilft nur Ausprobieren und Fragen. Wenn wir mal Fragen haben, wird uns unkompliziert weitergeholfen. Die sind da schon sehr nett und ziemlich geduldig.

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  • Anne Mette Alfken

    Pflege der Onlineshops

    Bei so vielen Dateien musste irgendwann einfach ein neues, modernes und leistungsfähiges System her. Das Hauptziel bestand darin, ein System anzuschaffen, das eine Bilddatenbank mit richtig guter Suchfunktion bietet und digitale Workflows unterstützt. Eine schnelle und übersichtliche Vorschau der Dateien, nach denen man sucht, sollte ebenfalls enthalten sein. Man kann da so viel mit 4ALLPORTAL machen und es ist absolut selbsterklärend.

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  • Katrin Meiners

    Senior-Projektmanagerin

    Auch die Rechtefreigabe ist mit 4ALLPORTAL deutlich effizienter geworden. Dasselbe gilt für den Agentur-Zugang. Man kann Assets jetzt schnell mit Leuten außerhalb des Systems austauschen. Mit Agenturen und externen Retuscheuren haben wir nun eine deutlich engere Zusammenarbeit.

  • Dominic Brezinski

    Leiter CEWE MediaAssets

    Ich habe das Gefühl, dass die Bereitschaft, langfristig zusammenzuarbeiten, auf beiden Seiten gegeben ist. 4ALLPORTAL ist kein Anbieter, der bei Problemen sagt, dass man ein Ticket schreiben soll, und dann dauert es drei Tage, weil es niemanden interessiert.

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  • Katrin Meiners

    Senior-Projektmanagerin

    Natürlich ist der große Batzen jetzt fast abgeschlossen, aber es kommen immer neue Anforderungen dazu. Wir beauftragen aber immer wieder neue Anpassungen und Features und arbeiten auch in der Konfiguration zusammen.

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  • Dominic Brezinski

    Leiter CEWE MediaAssets

    Insgesamt kann man sagen, dass mit 4ALLPORTAL gut Synergien genutzt werden können. Alle CEWE-Standorte nutzen das neue DAM und wir planen, dass auch alle Drittsysteme, die Bilder verarbeiten, diese über Schnittstellen aus ALLPORTAL beziehen können, so dass Bilder nur noch ein Zuhause haben. Nämlich das 4ALLPORTAL.

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  • Katrin Meiners

    Senior-Projektmanagerin

    Wir haben eine viel bessere Verfügbarkeit der Assets. Alles ist in einem Datentopf, man kann Assets teilen, das ist besonders effizient geworden. Die Interaktion zwischen den Abteilungen ist einfacher geworden. Das Zurverfügungstellen von Dateien, die Workflows. Und bei der Nutzung wird sofort klar, wofür ich ein Asset benutzen darf.

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  • Katrin Meiners

    Senior-Projektmanagerin

    Und diese Bereitschaft und der direkte, persönliche Austausch, das ist bei 4ALLPORTAL schon sehr, sehr gut. Wir haben einen eigenen Consultant und eine eigene Projektmanagerin, mit der wir jede Woche telefonieren. Wenn wir Hilfe brauchen, dann kommt da auch was. Man hat meist zeitnah einen Ansprechpartner.

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  • Dominic Brezinski

    Leiter CEWE MediaAssets

    Wir haben viele Stockfotos, aber auch Eigenkreationen. Deshalb ist ein Rechtemanagement wichtig. Und wir haben zum Beispiel Handelspartner, die uns Fotos zur Verfügung stellen, die wir nur für deren Fotoservices verwenden dürfen. Wir haben uns mit 4ALLPORTAL gut für die Zukunft aufgestellt. CEWE als europäischer Marktführer im Fotofinishing und 4ALLPORTAL als Experte für DAM-Systeme – da haben zwei Spezialisten zusammengefunden.

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  • Dominic Brezinski

    Leiter CEWE MediaAssets

    Wir haben im Vorfeld an allen möglichen Standorten abgefragt, was denn die Use-Cases sind, um dann ein System auszuwählen, das unseren Bedürfnissen am nächsten kommt. Wir haben uns dann auf dem Markt umgesehen, eine Vorauswahl möglicher Anbieter getroffen und ein komplexes Bieterverfahren durchgeführt, an dessen Ende sich 4ALLPORTAL gegen die anderen Mitbewerber durchgesetzt hat.

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  • Janine Blechschmidt

    Projektleitung Werbung

    Das 4ALLPORTAL hat uns dabei geholfen, unsere Mediendaten strukturiert und zentralisiert zu verwalten. Die Software ist übersichtlich und sehr nutzerfreundlich und der Service ist stets professionell. Auf unsere kniffligen Fragen und Probleme hatte 4ALLPORTAL immer kompetente Antworten. Hätten wir nochmal die Chance: Wir würden uns wieder für 4ALLPORTAL entscheiden.

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  • Sven Feurer

    Brand Manager

    Wir haben ein Produkt gesucht, das schnell ist, die direkte Anbindung an Indesign ermöglicht und nicht pro User lizensiert ist. Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir genau das gefunden. Wichtig ist uns aber auch ein guter Kontakt mit dem Dienstleister, so dass unser Feedback zum Produkt aufgenommen wird und wir nicht nur irgendeine Nummer sind. Auch das stimmt bei 4ALLPORTAL.

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  • Matthias Annaheim

    Digital Marketing Manager

    Die Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL lief sehr unkompliziert und das System wurde blitzschnell installiert. Mit Hilfe von Schulungen, Videotutorials und Handbüchern sowie dank der sehr intuitiven Bedienoberfläche, wurde das 4ALLPORTAL DAM von unseren Kollegen schnell positiv angenommen. Für uns rechnet sich das Investment enorm: Unsere Kollegen verbringen circa 50 % weniger Zeit mit der Suche nach den passenden Assets, den Return on Investment haben wir – sehr konservativ kalkuliert – also nach spätestens zwei Jahren erreicht.

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  • Ines Schwender

    Teamleitung Werbung

    Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir endlich ein zentrales System als Datenquelle auf das unterschiedliche Abteilungen zugreifen können. Damit können wir übergreifend Einheitlichkeit bei dem von uns verwendeten Bildmaterial garantieren. Das 4ALLPORTAL ist daher aus unserem Workflow heute nicht mehr wegzudenken. Mit 4ALLPORTAL haben wir zudem einen Partner gefunden, der ein hohes Verständnis für unsere Arbeitsabläufe besitzt und einen verlässlichen Support bietet.

  • Helen Kamender

    Marketing Managerin

    Mit dem 4ALLPORTAL DAM haben wir aber weitaus mehr gefunden: neben der Datenpflege und Verwaltung von Dateien, wickeln wir nun auch einen Großteil unserer Arbeitsprozesse und der dazugehörigen Kommunikation über das System ab. Zudem haben wir mit der Volltextsuche ein super Feature integriert, das uns sprichwörtlich die Nadel im Textheuhaufen finden lässt.

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Claudia Pavkovic

Marketing Development Representative

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