Filesharing

Teilen und Bereitstellen von Dateien

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Was ist Filesharing?

Der Begriff Filesharing bezeichnet das Teilen (engl. sharing) digitaler Dateien (engl. Files) zwischen mindestens zwei Personen über Filesharing-Dienste. Häufig wird er auch als Synonym für Dateizugriff oder Dateifreigabe verwendet.

Mit Filesharing Dateien mit Mitarbeitern und Partnern teilen

Filesharing ermöglicht die unkomplizierte Kollaboration mit internen Mitarbeitern und externen Personen, wie Kunden, Lieferanten und Partnern. Um Dateien zu teilen, werden spezielle Filesharing-Dienste verwendet. Diese bieten im Gegensatz zu veralteten Methoden, wie E-Mails und USB-Sticks, einen schnelleren und sichereren Datenaustausch.

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Filesharing im 4ALLPORTAL DAM-System als Basis für eine effiziente digitale Kollaboration

Filesharing bildet die Basis für eine moderne und digitale Kollaboration. Im Arbeitsalltag erschweren technische und rechtliche Hürden das interne und externe Teilen von Dateien. Sie werden online über viele verschiedene Filesharing-Dienste oder per E-Mail an Kollegen, Partner, Kunden, Händler oder Agenturen versendet. Jedoch sind diese Methoden oft unpraktisch, weil sich die Dateien unkontrolliert verstreuen und die Datenmenge für das Versenden von Dateien oftmals limitiert ist. Außerdem bergen kostenlose Filesharing-Dienste die Gefahr von Sicherheitslücken, da keine Verschlüsselung der Dateien erfolgt oder die Dateien zwischengespeichert werden. 

Für das erfolgreiche Sharen Ihrer Dateien benötigt es als Basis ein gutes digitales Archiv, einen zentralen Ort von wo aus Sie Ihre Dateien anderen zukommen lassen. In Kombination mit den Filesharing-Funktionen in einem DAM-System, ermöglichen Sie den schnellen und sicheren Datenaustausch und effizientere Workflows. Im 4ALLPORTAL DAM-System mit optionaler OCR-Texterkennung verwalten und teilen Sie Dateien direkt aus einem zentralen System. Es bietet die perfekte Symbiose aus Datensicherheit und Komfort beim Filesharing mit Kollegen, Kunden und externen Dienstleistern – datenschutzkonform.

Diese Gründe sprechen für ein DAM

Datenchaos? Unauffindbare Dateien? In diesem Whitepaper erfahren Sie, welche Funktionalitäten ein Digital Asset Management System umfasst und welchen Nutzen es in der Praxis bietet. Lesen Sie in unserem Whitepaper, welchen Nutzen ein DAM-System Ihrem Unternehmen bietet

Dateien schnell und effizient teilen

Mit dem 4ALLPORTAL DAM-System gelingt das interne Bereitstellen und externe Sharen von Dateien sicher und komfortabel. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern, Partnern und Händlern einen schnellen, rollenbasierten Zugriff auf Ihr System an. Den internen Dateizugriff regelt ein Rollenkonzept, mit dem Sie klare Zugriffs- und Verwendungsrechte für jede Rolle festlegen. So gelangen alle Beteiligten zu der unternehmensinternen Medienbibliothek und finden eigenständig benötigte Assets.

Beliebig viele Assets an Externe teilen

Ihren Kunden, Agenturen und Partnern bieten Sie einen besonders komfortablen Service an: Versenden Sie per E-Mail ein konfigurierbares eTicket mit einer Live-Ansicht auf die Dateien. So können externe Personen die Assets zeitlich begrenzt durchsuchen, betrachten, in der Parallelansicht miteinander vergleichen und anschließend nutzen. Oder Sie stellen Asset-Sammlungen unkompliziert per Downloadpaket als zip-Datei zur Verfügung.

Endlich keine Dubletten mehr – konvertiere auf Knopfdruck in dein Wunschformat

Einfache Format-Konvertierung im Filesharing

Je nach Verwendung, benötigen Sie Dateien in unterschiedlichen Formaten, Qualitäten und Auflösungen. Diese müssen jedes Mal aufs Neue konvertiert und angepasst werden. Sparen Sie sich diese wiederkehrenden Arbeiten und legen Sie stattdessen Downloadprofile im 4ALLPORTAL DAM-System an. Durch vordefinierte Größen und Dateitypen konvertieren Sie die Originaldatei mit nur einem Klick in das entsprechende Format.

Die integrierten Sharing-Funktionen ermöglichen in Kombination mit den Downloadprofilen ein komfortables und kanalspezifisches Teilen Ihrer Assets. Dazu wandeln Sie Ihre Originaldateien bereits vor dem Teilen in die geforderten Formate um oder lassen die Empfänger selbst gewünschte Dateien erstellen.

Beschleunigte Asset-Freigaben

Das gemeinsame Arbeiten und Freigeben von Dateien ist mit 4ALLPORTAL besonders einfach. Dafür sorgt das eingebettete Freigabemodul. Die Funktion verknüpft die Kommunikation zu Bildfreigaben und -korrekturen mit dem jeweiligen Asset. Bringen Sie Entscheidungsträger und Kreative an einen Platz. Änderungswünsche an die Grafik, Bearbeitungsaufträge an Fotografen – alles lässt sich bequem am Objekt hinterlegen und macht umständliche E-Mail-Wechsel und Telefonate überflüssig.

Sicher mit Kunden und Dienstleistern arbeiten

Sicheres Arbeiten mit Kunden und Dienstleistern war nie so unkompliziert. Teilen Sie Assets in ihrem aktuellen Zustand – entweder direkt als Download oder als Live-Ansicht in einer Galerie. Bei einem großen Asset-Umfang liefert das System ausgewählte Meta-Daten mit und bietet eine reduzierte Suchfunktion an. Externe Dienstleister wie Fotografen, die Inhalte liefern, laden Ihre Assets direkt und verschlagwortet in die passenden Ordner hoch. Dadurch gibt das Marketing-Team ganze Arbeitsschritte ab und hat mehr Zeit für das Wesentliche.

Filesharing ohne Sicherheitslücke

Teilen und verschicken Sie Daten sicher und ohne Zeitverlust. Verzichten Sie auf fremde Filesharing-Dienste und Filesharing-Programme. Private Filesharing-Websites bergen gravierende Nachteile in Bezug auf die Sicherheit, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit, weil nicht klar ist, wo die Dateien gespeichert werden. Bei 4ALLPORTAL liegen Ihre Dateien, die Sie teilen, auf TÜV-geprüften Servern in Deutschland, die dem ISO-Standard für die Sicherheit von Informationen und IT-Umgebungen entsprechen.

Modularität und Skalierbarkeit

Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann.

Portrait von  Siegfried Schneider | Red Dot Design
Siegfried Schneider
CMO | Red Dot Design
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Potenzial entfalten

Die 4APPs ermöglichen es uns als 4ALLPORTAL Partner auch, eine 4APP einfach in das Digital Asset Management zu integrieren oder ein Product Information Management zu installieren. Einfach großartig!

James Gabele
Account Executive | Cyan Gate

Ein DAM/MAM und viele Möglichkeiten

Gerade mit dem Update auf die Version 3.x ist die Oberfläche intutiv, einfach und aufgeräumt. Das System lässt sich leicht bedienen und administrieren. Wir nutzen das System für einen Großhändler im Bio/Food-Bereich um sämtliche Produktbilder für verschiedene Ausgabekanäle vorzuhalten. Das 4AllPortal speist unterschiedliche Systeme mit den Assets und dient auch als Unterstützung für die Produktion der 14tägigen Werbung.

Christian Lutz
Leiter Portalbetrieb | Mediengruppe Oberfranken

Ein solides DAM-System

Einfache Handhabung und intuitive Bedienung. Die angebotenen Funktionen sind umfangreich und können bei Bedarf erweitert werden. Mit Hilfe der Suchfilter und der Importverschlagwortung können bestimmte Dateien und Bilder schneller gefunden werden. Die Möglichkeit, den Dateityp und die Größe des Bildes vor dem Herunterladen auszuwählen, sodass man die Größe nicht später in einer Fotobearbeitungssoftware nach unten korrigieren muss ist unglaublich praktisch.

Portrait von  Pascal Monnerat | click it
Pascal Monnerat
Cross Media, Media Consulting | click it
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Bestes PIM/MAM-System am Markt

Das 4ALLPORTAL baut auf eine saubere Systemarchitektur auf, die es erlaubt, das System nach eigenen Anforderungen zu konfigurieren und zu erweitern und dabei gleichzeitig Stabilität und Performance sicherstellt. Es ist das einzige PIM-System, dass eine detaillierte, rollen-, klassen- und devicespezifische UI zu konfigurieren. Zudem lässt es sich über die REST-API gut integrieren. Auch komplexe Automatisierungen sind problemlos über die Java Spring Technologie möglich.

Portrait von  Hendrik Edzards | PIMWORKS
Hendrik Edzards
Geschäftsführer | PIMWORKS
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Claudia Pavkovic

Marketing Development Representative

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