Fotos und andere Medien verwalten, finden und teilen

Effizientes Datenmanagement für Ihre Organisation

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Verwalte deine Medien, Bilder und Fotos richtig als Agentur

Schluss mit dem chaos – so bringen Sie Ordnung in die medienverwaltung

Familienfotos und Urlaubsbilder aus dem Privatleben, lassen sich durch ihre überschaubare Menge ganz leicht mit einer vernünftigen Ordnerstruktur verwalten. Sobald es um die Verwaltung von Fotos im Unternehmensalltag geht, sieht es schon ganz anders aus. Häufig entstehen großen Dateimengen, da Fotos, zum Beispiel in Marketingprozessen, für verschiedene Kanäle und in unterschiedlichen Formaten bereitstehen sollen. Dies macht es schwer, die richtigen Dateien zu finden und im Unternehmen zu verteilen. Eine professionelle Bildverwaltungssoftware, wie ein DAM-System, löst genau dieses Fotochaos auf und erleichtert die Verwaltung Ihrer Fotos für eine effizientere Suche und Bereitstellung.

bildsuche leichter gestalten

Wie Sie Ihre Fotos verwalten, hat einen großen Einfluss darauf, ob Mitarbeiter benötigte Fotos wiederfinden und wie lange sie für die Suche benötigen. In großen Bilddatenbanken reichen Dateinamen und Ordnerstrukturen längst nicht mehr aus, da diese meist nur für den Ersteller nachvollziehbar sind. Eine wirkliche Erleichterung der Suche und eine höhere Auffindbarkeit von Fotos wird nur erreicht, indem die eigentlichen Inhalte der Fotos durchsuchbar gemacht oder mit Informationen angereichert werden. Die Suche bezieht sich so auf die tatsächlichen Charakteristiken eines Fotos die, im Gegensatz zu Dateinamen und Ordnerstrukturen, für alle Beteiligten offensichtlich sind.

Durch individuelle Rollen und Berechtigungen für Teammitglieder wird die Zusammenarbeit effizienter, da jeder die passenden Zugriffsrechte für seine Aufgaben hat.

4ALLPORTAL: Der kurze Weg zum Ziel

Das 4ALLPORTAL DAM-System ist die Bildverwaltungssoftware für die effiziente Suche nach Ihren Fotos. Es steigert die Durchsuchbarkeit Ihrer Fotos mit zusätzlichen Anhaltspunkten in Form von Metadaten und Schlagworten, die Ihre Dateien beschreiben und kategorisieren. Bei der Suche nach einem Foto sind Sie somit nicht länger auf Dateinamen beschränkt und verwenden stattdessen die vordefinierten Schlagworte über Suchfilter. Diese werden aus den Metadaten der Fotos automatisch ausgelesen, können vorbereitet oder manuell ergänzt werden. Die OCR-Texterkennung hilft Ihnen durch zusätzliche Schlagworte dabei, Fotos und Bilder schneller zu finden. Sie erkennt Texte und Schriften innerhalb Ihrer Bilder, erfasst diese und macht sie auf diese Weise durchsuchbar. Noch gezielter und effizienter wird die Suche durch die rollenbasierte Suche im 4ALLPORTAL DAM-System. Einem Nutzer werden nur Inhalte angezeigt, die für den Aufgabenbereich der Rolle benötigt werden. Es besteht immer Gewissheit darüber, dass die Datei auch tatsächlich für den Nutzer relevant ist und genutzt werden darf. 

Im 4ALLPORTAL DAM-System sind alle Änderungen an Ihren Fotos ersichtlich

Im 4ALLPORTAL DAM-System arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version eines digital Assets. Alle Änderungen werden an einer einzelnen Datei vorgenommen und automatisch vom System in den Versionsverlauf übernommen. Bei der Suche nach einem Bild wird also immer nur das Original gefunden. Vorherige Versionen bleiben weiterhin bestehen und sind über den Versionsverlauf zu jeder Zeit einsehbar und wiederherstellbar. 

Einsparungsmöglichkeiten im Bildmanagement

Sie wollen Kosten und Arbeitsaufwand bei Ihrem Bildmanagement einsparen? Dann holen Sie sich jetzt unseren Ratgeber mit hilfreichen Tipps und Einsparungsmöglichkeiten bei der Verwaltung Ihrer Mediendaten.

Zusammenarbeit fördern

Im Unternehmenskontext ist es sehr wahrscheinlich, dass mehr als eine Person an einer Datei arbeitet. Schließlich durchlaufen Medien während der Fertigstellung verschiedene Prozesse, die unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse voraussetzen. Daher ist es besonders wichtig, dass eine angemessene Kommunikation über das Asset stattfindet und alle Inhalte, insbesondere bei der Arbeit mit Externen, zur Verfügung gestellt werden, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Informationsstand sind und Inhalte schneller zur Veröffentlichung zur Verfügung stehen.

4ALLPORTAL ermöglicht schnelle und einfache Zusammenarbeit – intern und extern

Die Funktionen des 4ALLPORTAL DAM-Systems ermöglichen eine gute Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern. Teilen Sie alle Medien, die Sie benötigen, mit Ihren Kolleginnen und Kollegen über die Filesharing-Funktionen.

Ihren Partnern Fotos bereitstellen

Falls Sie mit externen Partnern wie Marketing- oder Designagenturen zusammenarbeiten, gewähren Sie diesen über ein eTicket die Ansicht ausgewählter Dateien. 

Vereinfachte Fertigstellung Ihrer Fotos 

Die effiziente Verarbeitung von Fotos bedarf einer guten Kommunikation am Asset. Im 4ALLPORTAL DAM-System weisen Sie einer Person Aufgaben am Asset zu oder nehmen die Kommunikation über Kommentare und Markups auf.

Stets lizensierte Fotos verwenden

Viele Assets entstehen aus Fotoshootings oder Stockbibliotheken. Bezahlen Sie für die Nutzung dieser Inhalte erhalten Sie die dazugehörigen Lizenzen, die den Rahmen wie Verwendungszweck und Dauer der Verwendung abstecken. Neben den Fotos selbst, ist es also wichtig die Lizenzen ebenfalls angemessen zu verwalten. Um stets den Überblick zu behalten und niemals Inhalte zu verwenden, deren Lizenzen bereits abgelaufen sind, bietet es sich insbesondere bei großen Bilddatenbanken an, alle Informationen am Foto zu speichern, statt sie separat zu halten.

Verwalte Stockfotos mit dem 4ALLPORTAL und behalte alle Lizenzen im Blick

Mit 4ALLPORTAL managen Sie alle Ihre Lizenzen

Mit unserem Lizenzmanagement behalten Sie den Überblick über Ihre lizensierten Inhalte, wie Stockfotos. Alle Informationen zu Limitierungen oder Laufzeiten befinden sich direkt am Asset. Sie verwalten, verarbeiten und veröffentlichen nur Fotos, für die Sie die entsprechenden Lizenzen besitzen.

Das richtige Format für jeden Kanal bereitstellen

Abhängig von den verwendeten Bearbeitungsprogrammen und dem Verwendungszweck eines Fotos, wie der Veröffentlichung auf Webseiten oder Social-Media, werden verschiedene Formate benötigt. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Bilddateien manuell konvertiert und als neue Datei abgelegt werden. Mit der richtigen Software sparen Sie sich diesen Schritt und vermeiden die Entstehung doppelter Dateien.

Endlich keine Dubletten mehr – konvertiere auf Knopfdruck in dein Wunschformat

Zeit und Aufwand sparen – mit vordefinierten Formaten im 4ALLPORTAL DAM-System

Benötigen Sie Ihre Fotos in verschiedenen Formaten für die Verwendung in unterschiedlichen Kanälen, erleichtert Ihnen das 4ALLPORTAL DAM-System das Bereitstellen Ihrer Bilder. Sie legen lediglich eine Datei im System ab. Die Umwandlung in das richtige Format übernimmt das DAM-System automatisch, ohne eine neue Version anzulegen.

Ein DAM-System ist die ideale Software für die Verwaltung Ihrer Fotos

Manuelle Schritte zur Verwaltung einer hohen Anzahl an Fotos sind veraltet und nehmen zu viel Zeit in Anspruch. Deshalb lohnt sich die Verwendung einer passenden Software, sobald Sie im Unternehmenskontext viele Fotos verwalten, bearbeiten und in diversen Vertriebskanälen bereitstellen. Ein DAM-System ist in der Lage viele dieser Schritte für Sie zu übernehmen und solche zu vereinfachen und verkürzen, die Sie selbst vornehmen. Egal ob für die Suche oder Bereitstellung – Ein DAM-System schafft Effizienz durch Ordnung.

Modularität und Skalierbarkeit

Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann.

Portrait von  Siegfried Schneider | Red Dot Design
Siegfried Schneider
CMO | Red Dot Design
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Potenzial entfalten

Die 4APPs ermöglichen es uns als 4ALLPORTAL Partner auch, eine 4APP einfach in das Digital Asset Management zu integrieren oder ein Product Information Management zu installieren. Einfach großartig!

James Gabele
Account Executive | Cyan Gate

Ein DAM/MAM und viele Möglichkeiten

Gerade mit dem Update auf die Version 3.x ist die Oberfläche intutiv, einfach und aufgeräumt. Das System lässt sich leicht bedienen und administrieren. Wir nutzen das System für einen Großhändler im Bio/Food-Bereich um sämtliche Produktbilder für verschiedene Ausgabekanäle vorzuhalten. Das 4AllPortal speist unterschiedliche Systeme mit den Assets und dient auch als Unterstützung für die Produktion der 14tägigen Werbung.

Christian Lutz
Leiter Portalbetrieb | Mediengruppe Oberfranken

Ein solides DAM-System

Einfache Handhabung und intuitive Bedienung. Die angebotenen Funktionen sind umfangreich und können bei Bedarf erweitert werden. Mit Hilfe der Suchfilter und der Importverschlagwortung können bestimmte Dateien und Bilder schneller gefunden werden. Die Möglichkeit, den Dateityp und die Größe des Bildes vor dem Herunterladen auszuwählen, sodass man die Größe nicht später in einer Fotobearbeitungssoftware nach unten korrigieren muss ist unglaublich praktisch.

Portrait von  Pascal Monnerat | click it
Pascal Monnerat
Cross Media, Media Consulting | click it
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Bestes PIM/MAM-System am Markt

Das 4ALLPORTAL baut auf eine saubere Systemarchitektur auf, die es erlaubt, das System nach eigenen Anforderungen zu konfigurieren und zu erweitern und dabei gleichzeitig Stabilität und Performance sicherstellt. Es ist das einzige PIM-System, dass eine detaillierte, rollen-, klassen- und devicespezifische UI zu konfigurieren. Zudem lässt es sich über die REST-API gut integrieren. Auch komplexe Automatisierungen sind problemlos über die Java Spring Technologie möglich.

Portrait von  Hendrik Edzards | PIMWORKS
Hendrik Edzards
Geschäftsführer | PIMWORKS
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Claudia Pavkovic

Marketing Development Representative

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