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Effiziente Asset-Suche: 200.000 digitale Dateien dank DAM-System sicher finden 

AFP Marketing nutzt 4ALLPORTAL, um sämtliche Dateitypen zentral zu archivieren 

  

Die AFP Marketing GmbH ist seit mehr als zehn Jahren erfolgreich im Bereich E-Commerce tätig. Das Unternehmen unterhält zwei Standorte südlich von Bremen, an denen etwa 90 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt sind. AFP Marketing betreibt verschiedene Online-Shops mit unterschiedlichen Sortimenten.

Riesiges Fotoarchiv für Print- und Online-Werbung 

Um Produkte verkaufsfördernd zu präsentieren, braucht es Bilder. Je mehr Produkte ein Unternehmen anbietet und je mehr unterschiedliche Print- und digitale Kanäle es bedient, desto größer ist die Bilddatenbank. AFP Marketing kennt das nur zu gut. Das Fotoarchiv ist riesig. 

Rund 200.000 digitale Bilder verwaltet und nutzt das Unternehmen gegenwärtig in seiner Bilddatenbank. Diese finden unter anderem in den Webshops, aber auch in Print-Publikationen Verwendung. Beim Management und der Distribution dieser Assets ist höchste Effizienz gefragt. 

AFP Marketing möchte Kunden mit Daten, Texten und Bildern versorgen  

Die Mediendatenbank bildet die Basis für den Vertrieb der Waren in den Webshops. „Die Kunden sollen ja schließlich sehen, was sie kaufen“, bringt es Anne Mette Alfken auf den Punkt. Bei AFP Marketing ist sie im Team unter anderem für die Pflege der Medien-Datenbank und der Onlineshops verantwortlich. Sie hat die Erfahrung gemacht: „Um diese ganzen Dateien auffindbar abzuspeichern, braucht man schon ein Portal mit guten Archivierungs- und Suchfunktionen.“ 

Verbesserte Archivierung von Bildern und Grafiken

Heutzutage kann Anne Mette Alfken bei ihrer Arbeit auf ein solches Portal zurückgreifen. Um seinen Ansprüchen gerecht zu werden, beschloss AFP Marketing irgendwann, die Archivierung der Bilder und Grafiken zu optimieren, um für die Zukunft eine noch bessere Auffindbarkeit sicherzustellen. Anne Mette Alfken erinnert sich an diese Zeit: „Früher lagen die Bilddateien mit den unterschiedlichen Produkten in einem Ordner mit Unterordnern. Man musste die Ordnerstruktur schon kennen, um alles zielsicher zu finden.“ 

Entscheidung für ein neues Digital-Asset-Management-System (DAM)

Als wandlungsfähiges Unternehmen beschloss AFP Marketing, die Arbeit effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten. Schließlich fiel die Entscheidung, ein neues DAM-System anzuschaffen. 

Bei so vielen Dateien musste irgendwann einfach ein neues, modernes und leistungsfähiges System her. 

Anne Mette Alfken, bei AFP Marketing für die Pflege der Onlineshops verantwortlich

4ALLPORTAL DAM-System für alle digitalen Asset-Typen

Was aber sollte die neue Software eigentlich in der Praxis bewirken? Welche Voraussetzungen musste sie erfüllen? „Das Hauptziel bestand darin, ein System anzuschaffen, das eine Bilddatenbank mit richtig guter Suchfunktion bietet und digitale Workflows unterstützt“, erklärt Anne Mette Alfken und ergänzt: „Eine schnelle und übersichtliche Vorschau der Dateien, nach denen man sucht, sollte ebenfalls enthalten sein.“ AFP Marketing entschied sich für das DAM-System von 4ALLPORTAL, weil es den wichtigsten Anforderungen am nächsten kam. 

Standardisierte Upload-Verschlagwortung für gute Performance  

Anne Mette Alfken widmete sich nach der Installation des DAM-Systems dessen Pflege. Sie legte intern einheitliche Standards für die Upload-Verschlagwortung und Kategorisierung von Dateien fest und trug dazu bei, dass das System seine Stärken im Arbeitsalltag voll ausspielen konnte. Denn: Eine gute DAM-Software ist sicherlich eine gute Basis für professionelles Daten-Management. Um ein hoch performantes Arbeits-Tool dauerhaft leistungsfähig zu erhalten, bedarf es aber übergeordneter Maßnahmen. 

Je exakter die Verschlagwortung und Kategorisierung beim Upload, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass ein Asset nach der Sucheingabe auch gefunden wird. Darum kümmert sich Anne Mette Alfken mit Hingabe. Ihr gefällt die Performanz des Systems, und die möchte sie bewahren. 

Schaffung neuer digitaler Workflows bei AFP Marketing  

Für AFP Marketing brachte die Einführung des 4ALLPORTAL DAM-Systems neue Möglichkeiten, digitale Workflows noch effizienter zu nutzen. Die Kollaboration mit internen und externen Stakeholdern verbesserte sich, indem etwa Bearbeitungswünsche einfach an Bildern hinterlegt und diese bestimmten Personen zugewiesen werden konnten. Ebenso war das Versenden von Bildern unkompliziert aus dem System heraus möglich. Nicht zuletzt gelang die Verwaltung der Nutzungsrechte noch einfacher und übersichtlicher, weil sie schon beim Upload an den Assets hinterlegt werden. 

DAM-System als ultimative Effizienz-Maschine

Vor allem aber sind es die Such- und Filterfunktionen, die das 4ALLPORTAL DAM-System bei AFP Marketing zur ultimativen Effizienz-Maschine gemacht haben. Plötzlich sind Bilddateien in Sekundenschnelle auffindbar, deren Suche früher viel Zeit in Anspruch genommen hatte. 

Schnellere Suche dank Suchmaske mit Volltextsuche 

Vor dem Systemwechsel hatten komplexe Suchvorgänge Anne Mette Alfken noch durch viele Unterordner geführt. Beim neuen DAM-System hat sie eine Suchmaske, mit deren Filtern und Volltextsuche sie die Suche immer weiter eingrenzen kann.

Am Ende zeigt mir das System alle Dateien an, die zu den ausgewählten Suchbegriffen und Parametern passen. So geht das Suchen deutlich schneller. Das ist früher dann doch sehr zeitintensiv gewesen.

Anne Mette Alfken, bei AFP Marketing für die Pflege der Onlineshops verantwortlich

AFP Marketing lernt Umgang mit DAM-System schnell

Anne Mette Alfken ist begeistert vom 4ALLPORTAL DAM-System und dessen vielfältiger Nutzbarkeit. „Man kann da so viel mit machen“, schwärmt sie, „und es ist absolut selbsterklärend.“ Sie fügt hinzu: „Und man kann nichts kaputtmachen.“ Den Neuen in der Belegschaft sagt sie immer: „Probiert das System doch einfach mal aus.“ Dass das alles so unkompliziert funktioniert, ist natürlich auch auf das ausgeklügelte Rollenkonzept zurückzuführen, das bei diesem DAM-System greift. 

Rollenprinzip mit eingeschränkten Zugriff 

Es basiert auf dem Prinzip, dass Zugriff und Funktionalität für Nutzergruppen individuell einschränkbar sind, um dem Datenschutz und der Datensicherheit Genüge zu tun. Die Systemschulungen bei AFP Marketing nehmen nicht viel Zeit in Anspruch. „Ich brauche vielleicht eine Viertelstunde, wenn ich jemandem die Funktionen demonstriere. Ansonsten hilft nur Ausprobieren und Fragen.“ 

Netter, geduldiger und unkomplizierter Support  

Und wie sieht es mit der Zusammenarbeit mit 4ALLPORTAL heutzutage aus? Den Support hebt Anne Mette Alfken lobend hervor:

Wenn wir mal Fragen haben, wird uns unkompliziert weitergeholfen. Die sind da schon sehr nett und ziemlich geduldig.

Anne Mette Alfken, bei AFP Marketing für die Pflege der Onlineshops verantwortlich

Damit das DAM-System immer auf dem neuesten Stand ist, gibt es regelmäßige Updates. „Die meisten laufen automatisch über das DAM-System ein”, erklärt Anne Mette Alfken. Nur kleinere Updates könne sie auch selbst manuell anstoßen. „Wenn es aber mal eine neue Version gibt, dann ruft 4ALLPORTAL an und schlägt einen Termin für die Installation vor.” 

Kurze Schulungen bei AFP Marketing nach größeren Updates

„Wenn der Zeitpunkt für uns passt”, führt sie aus, „machen die das Update und wir können nach kurzer Zeit wieder mit dem System arbeiten.” Beim letzten Mal sei das Update etwas umfangreicher ausgefallen. „Da wurden mir die Sachen, die komplett neu waren, in einer kleinen Schulung beigebracht.” 

Claudia Pavkovic

Marketing Development Representative


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