Entdecke, wie die Plattform euer Wachstum fördert und mit minimalem Aufwand nahtlose Erlebnisse für Kunden und Partner in eurem Use Case liefert.
„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried SchneiderCMO, Red Dot Design
product data
7 min
Verfasst von Tim Fischer
Kaum ein Unternehmen verwaltet seine Texte effizient. Texte gibt es bloß als Fließtext in einer Textdatei. Die Dateiverwaltung hingegen ist schon deutlich moderner – ein DAM oder DMS bietet eine DSGVO-konforme digitale Archivierung und ermöglicht das schnelle Auffinden. Dabei entstehen jedoch schnell mal eine Vielzahl an redundante Dateien. Wie Sie Textbausteine richtig verwalten und Ihre Dateiablage gleichzeitig kräftig aufräumen.
Inhaltsverzeichnis
Sehr viele Fließtexte in einem Unternehmen folgen der immer gleichen Struktur. Einzelne Abschnitte dieser Struktur sind die Textbausteine. Damit besteht jeder wiederkehrende Texttyp aus vielen Textbausteinen mit gleichem oder ähnlichem Inhalt.
Ein Weinhändler erstellt für jeden Wein einen Beschreibungstext, den er für Printmaterialien, wie Flyer und Broschüren, seinen Onlineshop und Onlinewerbung, wie Google Shopping nutzt. Die Texte haben immer den gleichen Aufbau.
Weinkenner wissen: Kaum ein Wein schmeckt wie der andere. Doch die Aufbewahrungsempfehlung oder die Beschreibung des Winzers ändert sich nicht. Also warum für jeden Wein die passenden Textbausteine in anderen Textdateien suchen?
Ein Digital Asset Management System (DAM) verwaltet im herkömmlichen Sinne Mediendateien, wie Bilder, Videos und Audios. Das 4ALLPORTAL DAM entspricht jedoch viel mehr einem Master Data Management System und eignet sich ebenso für die Verwaltung von Produktinformationen, Kontaktdaten und Textbausteinen.
Zurück zu unserem Weinhändler, der alle Weine in seinem Product Information Management System (PIM) pflegt. Er hinterlegt durch vordefinierte Auswahlfelder Rebsorte, Winzer, Sorte, Jahrgang, Geschmack und vieles mehr. Anschließend erstellt er die passenden Marketing-Materialien. Und dazu gehört ein umfassender Beschreibungstext.
Erstmals bietet er einen Wein aus Italien an und verfasst daher einen kleinen Beschreibungstext zur Weinregion und dessen Besonderheiten. Diesen Textabschnitt pflegt er als eigenes Objekt in dem Modul zur Textbausteinverwaltung. Das Vorgehen unterscheidet sich kaum vom Einpflegen anderer Objekte und Dateien, wie Bilder oder Videos. Durch Schlagworte, beispielsweise Kategorie, Texttyp und Sprache, wird der Textbaustein später schnell auffindbar.
Zurück im PIM-Modul und dem passenden Wein, baut der Weinhändler den Beschreibungstext nach der vorgegebenen Struktur auf. Individuelle Textabschnitte, wie der Geschmack, schreibt er direkt in ein Textfeld am Produkt. Alle wiederkehrenden Textbausteine sucht er sich aus dem Textmodul zusammen. Der Textbaustein liegt physisch nur einmal im System vor, an dem Produkt wird lediglich das Original referenziert.
Arbeitet der Weinhändler in einem Team, nutzt er das Freigabemodul, um Textbausteine freizugeben. Dafür erstellt er eine Aufgabe für einen Mitarbeiter und dokumentiert Änderungswünsche direkt am Textbaustein.
Bestehen für die Textbausteine Lizenzbedingungen oder es dürfen nur berechtigte Mitarbeiter auf die Bausteine zugreifen, kann der Weinhändler entsprechende Lizenzbedingungen bzw. Berechtigungskonzepte hinterlegen.
Nice-to-have: Läuft eine Lizenz ab, sperrt die Software den Textbaustein für die weitere Verwendung.
Ihre Vorteile eines PIM-systems im Homeoffice
Auf welche Faktoren kommt es an, wenn Ihr Unternehmen ein reibungsloses Produktdaten-Management in verteilten Teams umsetzen möchten? Lesen Sie jetzt, wie PIM-Software dazu beiträgt, dass Organisationen auch in schweren Zeiten effizient agieren können
Die Beschreibung ist nicht mehr aktuell oder soll bearbeitet werden: Der Weinhändler geht zurück in das Textmodul und bearbeitet das Original. Automatisch aktualisieren sich sämtliche Referenzen an den Produkten.
Übrigens: Über die Versionierung ist der alte Textbaustein nicht verloren, sondern jederzeit wiederherstellbar.
Über die REST-API oder andere Integrationsmöglichkeiten überträgt der Weinhändler die Textbausteine kanalspezifisch in die jeweiligen Vertriebskanäle.
Die Antwort ist einfach: für jedes Unternehmen. Neben dem Beispiel zu Produkttexten gibt es noch viele andere Textarten in Unternehmen, die sich ständig wiederholen – unabhängig von Unternehmensbranche oder -größe.
Marketing-Materialien mit gleichem Aufbau: Klicken Sie sich schnell und einfach alle Textbausteine zu einem fertigen Text zusammen.
Unabhängig vom Ausgabekanal, wie Flyer, Onlineshop oder Google Shopping: Sie pflegen jeden Textbaustein nur einmal.
Ändern Sie einzelne Textbausteine lediglich am Original, alle Verlinkungen aktualisieren sich automatisch.
Alle Mitarbeiter arbeiten mit den gleichen – und aktuellsten – Textbausteinen.
Pflegen Sie alle Marketing-Materialien in einem Portal: Bilder, Audios, Videos, Produktinformationen und zukünftig auch Texte.
Über die Verwendungshistorie sehen Sie ein, von wem, wann und wo der Textbaustein verwendet wird und erhalten so die volle Kontrolle über Ihre Daten.
Verknüpfen Sie die verschiedenen Varianten eines Textbausteins miteinander und erhalten so beispielsweise alle Sprachversionen auf einen Blick.
Tim Fischer
Customer Success Manager
Wachstum entsteht aus der stetigen Optimierung. Mein Ziel ist Ihre Weiterentwicklung durch die volle Ausschöpfung des 4ALLPORTAL-Potentials.