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„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried SchneiderCMO, Red Dot Design
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20 min
Verfasst von Robin Schniedermann
Lerne in diesem Artikel, was Digital Asset Management (DAM) ist, welche Vorteile DAM-Systeme für Unternehmen bereithalten und worauf es bei der Auswahl einer geeigneten Software wirklich ankommt.
Digital Asset Management (DAM) ist eine zentrale Software-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, digitale Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente und andere Dateien systematisch zu speichern, zu organisieren und effizient zu nutzen.
Es hilft, Inhalte für verschiedene Kanäle wie Websites, soziale Medien und Printmedien zu optimieren und sorgt dafür, dass diese immer aktuell und markenkonform verwendet werden. Dabei dient es nicht nur der Speicherung von Dateien, sondern unterstützt Unternehmen dabei, diese gezielt zu kategorisieren, zu verschlagworten und zugänglich zu machen.
Durch die zunehmende Digitalisierung stehen viele Firmen vor der Herausforderung, große Mengen an digitalen Daten zu verwalten. Ein DAM-System schafft hier Abhilfe, indem es eine einheitliche Plattform für die Verwaltung digitaler Assets bereitstellt.
Unser Whitepaper hilft dir eine skalierbare DAM-Lösung zu finden, die deinen individuellen Anforderungen nachhaltig gerecht wird. Genauso erfährst du, wie du die Entscheidung zu deinen Gunsten beeinflussen kannst, damit die Entscheidung nicht über deinen Kopf hinweg gefällt wird.
Ein „Digital Asset“ ist eine digitale Datei, die einen Wert für ein Unternehmen darstellt. Dazu zählen Bilder, Videos, Audiodateien, PDFs, Präsentationen oder Grafiken. Diese Dateien werden oft in Marketingkampagnen, auf Websites oder in sozialen Netzwerken verwendet.
Ein zentralisiertes DAM-System stellt sicher, dass digitale Assets immer in der richtigen Version verfügbar sind und problemlos für verschiedene Kanäle aufbereitet werden können. Es hilft dabei, Inhalte konsistent und markengerecht zu präsentieren.
Zusammengefasst lassen sich drei wesentliche Merkmale von digitalen Assets feststellen:
In modernen Unternehmen werden immer mehr digitale Inhalte erzeugt und genutzt. Ohne eine strukturierte Verwaltung wird die Organisation dieser Inhalte schnell unübersichtlich. Eine DAM-Lösung schafft Ordnung und bietet zahlreiche Vorteile:
Die Einführung einer DAM-Lösung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Teams, da Inhalte leicht zugänglich und einheitlich genutzt werden können.
Ein DAM-System sorgt dafür, dass Dateien zentral gespeichert und systematisch organisiert sind. Dadurch müssen Mitarbeiter nicht mehr lange nach Dateien suchen. Laut Studien verbringen viele Unternehmen Stunden pro Woche mit der Suche nach den richtigen Dateien. Mit einer DAM-Software gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Die zentrale Verwaltung spart Zeit und reduziert die Kosten für die Wiederbeschaffung oder Neuerstellung von Inhalten.
Durch den schnellen Zugriff auf benötigte Inhalte steigert ein DAM-System die Produktivität. Kreativteams können sich auf die Erstellung neuer Inhalte konzentrieren, ohne Zeit mit organisatorischen Aufgaben zu verlieren. Vertriebsteams können auf aktuelle Präsentationen zugreifen, ohne nachfragen zu müssen. Insgesamt sorgt eine DAM-Lösung dafür, dass Ressourcen effizienter genutzt werden.
Eine der größten Stärken moderner DAM-Software ist ihre Fähigkeit, sich mit anderen Tools zu verbinden. Beispielsweise können Marketingteams ein DAM-System mit Adobe Creative Cloud oder einem Content-Management-System wie WordPress verknüpfen. Diese Integrationen sorgen für nahtlose Workflows und verbessern die Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg.
Werbe- und Kreativagenturen nutzen DAM-Systeme, um ihre umfangreichen Bibliotheken aus Bildern, Videos und anderen digitalen Assets zu organisieren. Kampagnen können schneller umgesetzt werden, da Inhalte leicht auffindbar und zugänglich sind.
Im Einzelhandel und E-Commerce müssen Produktbilder und -videos regelmäßig aktualisiert und für verschiedene Kanäle angepasst werden. Ein DAM-System ermöglicht die zentrale Verwaltung dieser Inhalte und sorgt dafür, dass sie konsistent und markenkonform eingesetzt werden.
Die Fertigungsindustrie profitiert von DAM-Lösungen, um technische Zeichnungen, Bedienungsanleitungen und Produktdokumentationen effizient zu speichern und zugänglich zu machen. So können Vertrieb und Marketing auf aktuelle Materialien zugreifen, um Kunden besser zu informieren.
Hotels und Reiseunternehmen nutzen DAM-Systeme, um Bilder, Videos und Inhalte für Websites und Kampagnen zu verwalten. Die zentrale Organisation erleichtert die Planung von Marketingmaßnahmen und gewährleistet, dass Inhalte stets aktuell sind.
Technologieunternehmen verwenden DAM-Systeme, um Präsentationen, Whitepapers und Videos zentral zu speichern. Dadurch können diese Inhalte effizient in Marketing- und Vertriebsstrategien integriert werden.
Ein herausragendes Feature eines DAM-Systems ist die Möglichkeit, eigene Metadatenfelder und Tags zu erstellen. Dadurch können Unternehmen ihre Dateien genau so organisieren, wie es ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht.
Beispielsweise kann ein Modeunternehmen Tags wie „Frühjahrskollektion“, „Herrenmode“ oder „Promotion“ hinzufügen, um Dateien gezielt zu kategorisieren. Durch Suchfilter können Benutzer außerdem schnell nach bestimmten Dateitypen, Kampagnen oder Zeiträumen suchen.
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, große Dateien wie hochauflösende Videos oder Grafiken sicher und schnell zu teilen. Ein DAM-System bietet hierfür eine integrierte Lösung: Große Dateien können problemlos mit internen und externen Partnern geteilt werden.
Zudem ist es möglich, Dateien direkt im System in verschiedene Formate zu konvertieren – ein enormer Vorteil für Kreativteams, die Inhalte für unterschiedliche Kanäle aufbereiten müssen.
Mit einem DAM-System können Zugriffsrechte auf Basis von Benutzerrollen gesteuert werden. Beispielsweise können Marketingmitarbeiter auf alle Assets zugreifen, während externe Partner nur bestimmte Dateien einsehen können.
Diese granulare Rechteverwaltung schützt vertrauliche Inhalte und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen können. Zudem ermöglicht dies eine bessere Zusammenarbeit, da Teams genau wissen, welche Dateien für sie freigegeben sind.
Ein DAM-System fungiert als zentrales Self-Service-Portal, das von verschiedenen Abteilungen und internationalen Niederlassungen genutzt werden kann. Mitarbeiter müssen nicht mehr umständlich bei anderen Teams nach Dateien fragen, sondern können benötigte Inhalte selbstständig suchen, herunterladen und verwenden. Dies spart Zeit und fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeiter.
Die automatische Erkennung von doppelten Dateien ist ein weiteres Feature, das Unternehmen hilft, Speicherplatz effizient zu nutzen. Das DAM-System überprüft beim Hochladen, ob die Datei bereits existiert, und vermeidet so unnötige Duplikate. Dies reduziert Chaos in der Datenbank und erleichtert die Organisation.
Die Versionsverwaltung ist besonders für Teams hilfreich, die an kreativen Projekten arbeiten. Ein DAM-System speichert verschiedene Versionen einer Datei und erlaubt es Benutzern, bei Bedarf zu einer älteren Version zurückzukehren. Dies verhindert, dass wichtige Änderungen verloren gehen, und schafft Transparenz über den Bearbeitungsverlauf.
Moderne DAM-Systeme setzen Künstliche Intelligenz (KI) ein, um Dateien automatisch zu verschlagworten. Die KI analysiert Inhalte wie Bilder, Videos oder Texte und fügt relevante Tags hinzu. Das erleichtert nicht nur die Organisation, sondern spart auch Zeit bei der Suche nach spezifischen Dateien.
Das Marketingteam ist eine der Abteilungen, die am stärksten von einem DAM-System profitiert. In einer Welt, in der Inhalte schnell und über mehrere Kanäle veröffentlicht werden müssen, ist es essenziell, alle benötigten digitalen Assets sofort griffbereit zu haben.
Mit einem DAM-System können Marketer schnell auf Bilder, Videos, Grafiken oder Dokumente zugreifen, die für Kampagnen, Social-Media-Posts oder E-Mail-Marketing benötigt werden. Besonders praktisch sind Funktionen wie die automatische Anpassung von Bildgrößen für verschiedene Plattformen oder die Möglichkeit, digitale Assets direkt in Content-Management-Systeme (CMS) zu integrieren.
Ein zentralisiertes DAM-System gewährleistet außerdem die Konsistenz aller Inhalte, sodass keine veralteten oder falschen Dateien versehentlich genutzt werden.
Das Brand-Management-Team ist für die Einhaltung der Markenrichtlinien verantwortlich, was durch ein DAM-System erheblich erleichtert wird. Es ermöglicht, alle markenrelevanten Dateien wie Logos, Farbpaletten, Schriftarten oder Vorlagen zentral zu speichern und bei Bedarf zu aktualisieren.
Mit klar definierten Zugriffsrechten können nur autorisierte Benutzer Änderungen an diesen Dateien vornehmen, was die Markenkonsistenz garantiert.
Darüber hinaus ermöglicht ein DAM-System die Erstellung sogenannter „Brand Hubs“ – Portale, in denen alle markenbezogenen Assets gesammelt werden, um sie für interne und externe Teams leicht zugänglich zu machen.
Vertriebsteams benötigen regelmäßig Zugriff auf aktuelle Verkaufsunterlagen, Produktbilder, Preislisten und Präsentationen. Ein DAM-System erleichtert den Zugriff auf diese Dateien erheblich, da sie zentral gespeichert und jederzeit verfügbar sind.
Darüber hinaus kann ein DAM-System sicherstellen, dass Vertriebsmitarbeiter immer die aktuellsten Versionen von Dokumenten nutzen, was Missverständnisse oder fehlerhafte Informationen im Verkaufsprozess verhindert.
Mit zusätzlichen Funktionen wie Offline-Zugriff oder mobiler Verfügbarkeit können Vertriebsmitarbeiter auch unterwegs auf benötigte Inhalte zugreifen, was ihre Flexibilität und Effizienz erhöht.
Für Content-Manager und Kreativteams ist ein DAM-System unverzichtbar, da sie täglich mit einer Vielzahl an digitalen Assets arbeiten. Mit Funktionen wie KI-gestützter Verschlagwortung können Dateien schneller gefunden und organisiert werden.
Zudem ermöglicht ein DAM-System die Verwaltung von Designprojekten, indem es nahtlos mit Programmen wie Adobe Creative Cloud integriert wird. Ein weiteres Highlight ist die Versionsverwaltung, die es Kreativteams erlaubt, verschiedene Entwürfe einer Datei zu speichern und bei Bedarf auf ältere Versionen zurückzugreifen.
Dies spart Zeit und verbessert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams, da alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
Die Kosten einer DAM-Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Implementierung. Es gibt zwei Hauptmodelle: Cloud-basierte Lösungen und On-Premise-Systeme.
Cloud-basierte DAM-Systeme sind in der Regel abonnementbasiert und bieten flexible Preisstrukturen. Die monatlichen oder jährlichen Kosten richten sich nach der Anzahl der Benutzer, dem Speicherbedarf und den gewünschten Funktionen.
Der Vorteil einer Cloud-Lösung liegt in der Skalierbarkeit: Unternehmen können das System an ihre wachsenden Anforderungen anpassen, ohne in teure Hardware investieren zu müssen. Außerdem sind Updates und Wartungen meist im Preis inbegriffen, was die IT-Ressourcen des Unternehmens entlastet.
On-Premise-DAM-Systeme werden direkt auf den Servern des Unternehmens installiert. Diese Lösung erfordert höhere Anfangsinvestitionen, da nicht nur die Software, sondern auch die notwendige Hardware und IT-Infrastruktur bereitgestellt werden müssen.
On-Premise-Systeme bieten jedoch maximale Kontrolle über die Daten und können individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Sie sind besonders für Unternehmen geeignet, die hohe Sicherheitsanforderungen haben oder mit sensiblen Daten arbeiten.
Unabhängig von der Wahl zwischen Cloud und On-Premise können zusätzliche Kosten für die Implementierung, Schulung der Mitarbeiter und den Support anfallen.
Viele Anbieter bieten maßgeschneiderte Pakete an, die auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt sind. Unternehmen sollten daher eine detaillierte Anforderungsanalyse durchführen, um die richtige Lösung zu finden.
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Als Digital Asset Management (DAM) bezeichnet man alle Prozesse, bei denen es um die Verwaltung von digitalen Assets geht. Das reicht von der Erstellung von Inhalten über deren Veröffentlichung bis hin zur Archivierung.
Digitale Assets sind digital gespeicherte Inhalte mit einem besonderen Wert für das Unternehmen. Sie sind also digitale Wertgegenstände. Zu den gängigsten Assets gehören beispielsweise Fotos, Videos, Audio-Dateien und Text.
Die Hauptaufgabe von Digital Asset Management Softwares (DAM) liegt in der Pflege von digitalen Assets. Ein Digital Asset Management System sorgt dafür, dass alle wertvollen Inhalte in Ihrem Unternehmen an einem zentralen Ort abgelegt werden, mit den wichtigsten Metadaten versehen und für die korrekte Nutzung aufbereitet sind.
Ein Media Asset Management System (MAM) ist eine Software zur Organisation von Mediendateien wie Videos, Musikdateien oder Textdateien. Softwares und Plattformen zur Verwaltung von Assets gibt es viele auf dem Markt. Ein MAM ist auch unter dem Namen Digital Asset Management System (DAM) bekannt.
Asset Management bezeichnet die Verwaltung von Vermögen, beispielsweise aufwendig produzierte Marketingmaterialien. Das Ziel ist, die Vermögenswerte eines Unternehmens optimal zu verwalten, zu organisieren und zu nutzen.
Robin Schniedermann
Account Executive
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