Von der Auswahl bis zur Einführung einer DAM-Software: Ein Leitfaden für maximalen Projekterfolg

Die Einführung von DAM-Software birgt einige Fallstricke. Welche das sind und worauf du bei der Einführung einer neuen DAM-Lösung in deinem Unternehmen achten solltest, haben wir für dich aufgelistet:

Falsche Personen involviert

Die Wahl des richtigen Teams ist entscheidend. Ohne abteilungsübergreifende Kompetenz besteht die Gefahr, dass wichtige Anforderungen übersehen werden. Versuche daher unbedingt, pro Abteilung einen Key User einzubinden, um ein ganzheitliches Anforderungsprofil abzudecken.

Zu kleines Budget

Nicht selten wird an den falschen Stellen gespart und z.B. auf vermeintlich unwichtige Features verzichtet, was wiederum die Halbwertszeit der DAM-Software mangels Praxistauglichkeit deutlich verkürzen kann!

Falsche Zeitplanung

Gut Ding will Weile haben. Bei der Einführung einer DAM-Lösung ist ein agiles Vorgehen von Vorteil. Die Aufteilung des Projekts in iterative Phasen, also sich wiederholende Entwicklungszyklen, ermöglicht eine flexiblere Anpassung an sich ändernde Anforderungen, minimiert Frustrationen im Team und fördert eine transparente Projektabwicklung. Dadurch wird nicht nur die Qualität erhöht, sondern auch ein schnellerer Return on Investment (ROI) durch eine schnellere Produktivsetzung ermöglicht.

Projekteinführung in 3 Phasen

Für eine realistische Erwartungshaltung und Zeitplanung sollte das DAM-Projekt in 3 Phasen gegliedert werden: 1. Installation & Setup, 2. Optimierungsphase, 3. Roll-Out über mehrere Abteilungen oder Standorte.

Altdatenübernahme beachten

Andere Abteilung, andere Dateien: Berücksichtige bei der Planung die verwendeten Dateiformate aller Abteilungen, die das DAM-System nutzen werden. Die initiale Übernahme und Indizierung der Altdaten ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang in den DAM-Alltag.

Interdisziplinäres Projekt-Team

Damit deine DAM-Software wirklich zu einer ganzheitlichen Lösung wird, solltest du ein interdisziplinäres Team mit Experten aus verschiedenen Fachbereichen zusammenstellen. Auf diese Weise gewinnst du einen besseren Einblick in die wahren Bedürfnisse und Anforderungen, die aktuell im Unternehmen herrschen.

Anforderungen sammeln

Ohne klare Anforderungen keine klare Lösung. Erstelle daher ein Lastenheft, um sämtliche Bedürfnisse deines Unternehmens genau zu definieren und sie verständlich auszuformulieren. Das hilft eurem Team und auch dem DAM-Anbieter.

Budgetfreigabe einholen

Finanzielle Fragen sollten möglichst im Vorfeld geklärt werden. Die Freigabe des Budgets vor Projektbeginn ist ein entscheidender Schritt, um den Auswahlprozess so kurz wie möglich zu halten. Nicht selten stellt sich erst nach Monaten des Auswahlprozesses heraus, dass die finanziellen Mittel nicht ausreichen.

Workflows skizzieren

Visualisiere deine Arbeitsabläufe. Das Skizzieren von Workflows hilft, den Überblick zu behalten und Missverständnisse zu vermeiden. Genauso hilft es dir mehr Klarheit darüber zu entwickeln, welche Funktionen Nice-to-have oder ein Must-have sind.

Nach dem Go-Live der neuen DAM-Lösung müssen einige Maßnahmen durchgeführt werden, um die Systemlandschaft nachhaltig zu gestalten. Es empfiehlt sich, diese Aufgaben nach einer erfolgreichen Altdatenübernahme in Angriff zu nehmen.

Dubletten bereinigen

Die Bereinigung von Dubletten ist der erste Schritt zur effizienten Nutzung einer DAM-Software. Mit Features wie der KI-Suche werden im 4ALLPORTAL doppelte Datensätze automatisch erkannt und können mit wenigen Mausklicks entfernt werden.

Assets verschlagworten

Schlagworte sind der Schlüssel zur einfachen Auffindbarkeit. Durch ein individuelles Metadatenkonzept und automatische Tagging-Funktionen wird jede hochgeladene Datei mit Schlagworten versehen, um sie unternehmensweit auffindbar zu machen.

Freigabestatus pflegen

Halte es einfach. Ein leicht verständlicher Freigabestatus hilft dir und deinen Kollegen zu erkennen, ob eine Datei verwendet werden darf oder nicht. Besonders bei „offenen“ Dateien wie der Adobe Suite ist die Zugriffskontrolle auf Dateiebene wichtig, um unbefugtes Ändern oder Löschen zu verhindern.

Versionen und Varianten pflegen

Die Entwicklung steht nicht still. Pflege daher alle Versionen und Varianten deiner Dateien, um stets auf dem neuesten Stand zu sein und den Durchblick zu behalten. Undurchsichtige Namenskonventionen via Pre- oder Suffix führen meist nur zur Verwirrung der User.

Lokale Daten hochladen

Um Dateiverluste und das erneute Erstellen von Dateien zu vermeiden, sollten auch alle lokal gespeicherten Inhalte in das DAM übertragen werden. Nur so ist es möglich, alle Dateien im Unternehmen sichtbar zu machen und das Chaos in den Griff zu bekommen.

Feedbacks einholen

Ein DAM-System sollte dynamisch sein, sich stetig weiterentwickeln und sich den Bedürfnissen der Benutzer anpassen. Es empfiehlt sich, regelmäßig Feedback aus den Abteilungen einzuholen, um Verbesserungen im DAM gezielt umsetzen zu können.

Workflows umsetzen

Um die abteilungsübergreifende Produktivität weiter zu steigern, sollten Workflows möglichst direkt im DAM abgebildet werden. Dies gilt z.B. für inhaltliche Freigaben, Korrekturschleifen oder die gemeinsame Arbeit an offenen Dateien mit externen Agenturen oder Dienstleistern.

Die erfolgreiche Einführung einer DAM-Lösung ist also kein Hexenwerk. Es gibt jedoch einige Maßnahmen vor und während der Anbieterauswahl, die den Prozess maßgeblich beeinflussen können – positiv wie negativ.

Um sicherzustellen, dass dein Projekt verläuft, ist es entscheidend, nicht zu statisch zu denken und agil zu bleiben. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind Schlüsselkomponenten für einen erfolgreichen DAM-Implementierungsprozess, zufriedene Nutzer und einen schnellstmöglichen Impact auf euren Return on Investment (ROI).

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du an alles gedacht hast, kannst du dich gerne an uns wenden und einen unserer erfahrenen Berater zu Rate ziehen, um deine Anforderungen und Wünsche zu prüfen.“