PIM-Kosten: Was kostet ein PIM-System?

Das wichtigste zu PIM-Kosten

PIM-Kosten umfassen alle Aufwände, die bei der Einführung und Nutzung eines Product-Information-Management-Systems über einen festgelegten Zeitraum entstehen. Dazu gehören sowohl externe Leistungen als auch die interne Arbeitszeit deines Teams.

Für deine Planung sind drei Punkte besonders wichtig:

• Einführung und Betrieb getrennt kalkulieren: Ein günstiger laufender Preis sagt wenig über das benötigte Startbudget aus.
• Den Leistungsumfang prüfen: Hosting, Support oder Updates können enthalten sein oder separat berechnet werden.
• Angebote auf derselben Grundlage vergleichen: Projektumfang, Zeitraum und Kostenpositionen müssen übereinstimmen.

Ein PIM-System unterstützt dich bei der zentralen Verwaltung und Aufbereitung von Produktinformationen. Wenn du zunächst die Grundlagen vertiefen möchtest, findest du sie im Beitrag Was ist ein PIM-System?.

Was gehört zu den Kosten eines PIM-Systems?

Eine hilfreiche Kalkulation macht sichtbar, wofür ihr bezahlt und welche Aufgaben bei eurem Team bleiben. Ordne dafür jede Position der Einführung oder dem laufenden Betrieb zu.

Software und Nutzungsumfang

Prüfe zuerst, wie der Anbieter die Nutzung berechnet. Mögliche Preisfaktoren sind Funktionsumfang, Benutzer, Datenvolumen, zusätzliche Umgebungen oder Erweiterungen. Welche davon tatsächlich gelten, muss aus dem konkreten Angebot hervorgehen.

Auch Wachstum gehört in die Planung. Was passiert mit dem Preis, wenn weitere Teams, Produktbereiche oder Kanäle hinzukommen? Welche Grenzen gelten für Speicher, Importe oder Schnittstellennutzung?

Ein Angebot ist erst dann vergleichbar, wenn seine enthaltenen Leistungen und Grenzen klar sind.

Einführung, Datenmigration und Schnittstellen

Vor dem produktiven Einsatz müssen eure Daten und Prozesse im System abgebildet werden. Dazu gehören beispielsweise die Festlegung von Attributen, Produktstrukturen, Zuständigkeiten und Freigaben.

Bei der Datenmigration zählt deshalb mehr als die Anzahl der Datensätze. Uneinheitliche Maßeinheiten, fehlende Werte oder widersprüchliche Varianten können zusätzliche Bereinigung erfordern. Kläre frühzeitig, wer diese Aufgaben übernimmt und wie sie kalkuliert werden.

Auch Schnittstellen benötigen einen definierten Umfang. Für jede Verbindung solltet ihr festlegen, welche Daten übertragen werden, welches System führend ist und wie Fehler behandelt werden.

Ein vorhandener Connector kann eine Grundlage bieten. Ob er euren konkreten Datenfluss abdeckt, muss trotzdem geprüft werden. Die 4ALLPORTAL-Integrationsübersicht hilft dir bei der ersten Orientierung zu möglichen Anbindungen.

Schulung und interner Projektaufwand

Neben den Rechnungen des Anbieters entsteht Arbeitsaufwand in eurem Unternehmen. Dein Team muss Anforderungen abstimmen, Daten prüfen, Tests durchführen und neue Abläufe einüben.

Plane dafür verfügbare Zeit und klare Verantwortlichkeiten ein. Gerade bei der Datenqualität reicht es nicht, Aufgaben an einen Softwareanbieter zu übergeben: Fachliche Entscheidungen zu Produktinformationen müssen bei den zuständigen Personen liegen.

Für die Budgetplanung kannst du interne Stunden mit einem vereinbarten Vollkostensatz bewerten. Diese kalkulatorischen Kosten sind von zusätzlichen Zahlungen zu unterscheiden. Beides ist relevant, erfüllt aber einen anderen Zweck.

Betrieb, Support und Weiterentwicklung

Nach dem Start entstehen laufende Aufgaben. Dazu können Administration, Support, technische Überwachung, Updates sowie Anpassungen an neue Anforderungen gehören.

Kläre, welche Leistungen im Vertrag enthalten sind. Welche Unterstützung erhält euer Team? Wer betreut Schnittstellen? Welche Reaktionszeiten gelten? Und wie werden Änderungen beauftragt?

Berücksichtige außerdem die spätere Datenübergabe bei einem Anbieterwechsel. Exportformate, Dokumentation und Übergabeleistungen sollten möglichst früh geklärt werden.

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SaaS oder On-Premises: Welche Kosten musst du vergleichen?

Bei SaaS wird die Software als Dienst bereitgestellt. Bei On-Premises betreibt ihr sie auf eigener Infrastruktur. Für den Kostenvergleich zählt, wer welche Leistungen übernimmt und was dafür berechnet wird.

Auch ein SaaS-Projekt kann erhebliche Einführungsarbeit benötigen. Ebenso lässt sich aus der Unternehmensgröße allein keine passende Betriebsform ableiten.

Vergleiche deshalb dieselben Anforderungen über denselben Zeitraum. Prüfe dabei, ob Leistungen bereits gebündelt sind. Enthaltenes Hosting darf nicht zusätzlich als separate Kostenposition eingerechnet werden.

Welche Unternehmen profitieren von SaaS-Lösungen?

SaaS-Lösungen sind besonders attraktiv, wenn du keine umfangreiche eigene IT-Infrastruktur betreiben möchtest. Die Software wird vom Anbieter in der Cloud bereitgestellt und gewartet. Dadurch entfallen meist hohe Anfangsinvestitionen für eigene Hardware und Infrastruktur.

SaaS-Lösungen lassen sich häufig flexibel skalieren. Die laufenden Kosten richten sich in der Regel nach Faktoren wie Benutzeranzahl, Funktionsumfang, Speicherbedarf oder Datenvolumen. Prüfe deshalb genau, welche Leistungen im Abonnement enthalten sind und welche zusätzlichen Gebühren entstehen können.struktur nötig sind. Bei SaaS-Lösungen fallen in der Regel nur monatliche oder jährliche Lizenzkosten an.

Was bedeutet On-Premises?

Bei einer On-Premises-Lösung wird die PIM-Software auf der eigenen IT-Infrastruktur des Unternehmens betrieben. Das Unternehmen stellt dafür Server, Speicher, Sicherheitsmaßnahmen und den laufenden technischen Betrieb selbst bereit oder beauftragt einen externen Dienstleister damit.

Im Unterschied zu einer SaaS-Lösung liegen die Verantwortung für Updates, Wartung, Backups und die technische Absicherung nicht vollständig beim Softwareanbieter. Dafür bietet ein On-Premises-Betrieb mehr Kontrolle über Infrastruktur, Datenhaltung und individuelle Anpassungen.

Eine On-Premises-Lösung kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn du besondere Anforderungen an Datenschutz, Compliance, Systemkontrolle oder die Integration in eine bestehende IT-Landschaft hast. Die passende Betriebsform hängt daher nicht allein von der Unternehmensgröße ab, sondern von den technischen, organisatorischen und regulatorischen Anforderungen.

Allerdings entstehen neben den Lizenzkosten zusätzliche Aufwände für Hardware, Hosting, Wartung, Updates und interne oder externe IT-Ressourcen.

So berechnest du die Gesamtkosten

Die Gesamtkosten werden häufig als Total Cost of Ownership, kurz TCO, bezeichnet. Für einen vereinfachten Vergleich kannst du folgende Rechnung verwenden:

TCO = einmalige Einführungskosten + laufende Kosten im Betrachtungszeitraum + interne Aufwände + separat kalkulierte Änderungen

Lege zuerst einen gemeinsamen Zeitraum fest, beispielsweise drei Jahre. Erfasse anschließend alle Positionen und ordne ihnen eine Quelle zu: Angebot, interne Aufwandsschätzung oder ausdrücklich gekennzeichnete Annahme.

Halte zusätzlich fest, wann Ausgaben anfallen. Eine Gesamtsumme über drei Jahre zeigt noch nicht, wie viel Budget ihr vor dem Start benötigt.

So stellst du dein PIM-Budget zusammen

Erfasse die Kosten für dein PIM-Projekt anhand konkreter Angebote und nachvollziehbarer interner Aufwandsschätzungen. Trenne dabei einmalige Einführungskosten von laufenden Betriebskosten.

Dokumentiere zu jeder Position, welche Leistungen enthalten sind, wer sie übernimmt und worauf die Kalkulation beruht. Noch ungeklärte Kosten solltest du ausdrücklich als offen kennzeichnen.

Berücksichtige neben den externen Ausgaben auch die Arbeitszeit deines Teams, beispielsweise für Datenbereinigung, Abstimmung, Tests und Schulungen. Bewerte diese erst, wenn belastbare Aufwandsschätzungen und intern abgestimmte Kostensätze vorliegen.

Vergleiche Angebote über denselben Zeitraum und für denselben Leistungsumfang. So erkennst du Unterschiede, ohne dich auf pauschale Preisannahmen zu verlassen.

So vergleichst du PIM-Angebote

Erstelle vor der Angebotsanfrage eine gemeinsame Beschreibung deiner Anforderungen. So erhalten alle Anbieter dieselbe Grundlage und können ihren Leistungsumfang darauf beziehen.

Arbeite mit repräsentativen Daten. Ein Beispielprodukt mit Varianten, technischen Merkmalen und Medien hilft dabei, Anforderungen konkreter zu prüfen als eine reine Funktionsliste.

Bitte die Anbieter um eine nachvollziehbare Aufteilung ihrer Leistungen. Für jede wichtige Position sollte erkennbar sein, ob sie enthalten, optional oder von einer Annahme abhängig ist.

Diese Fragen helfen dir beim Vergleich:

• Was umfasst die Einführung einschließlich Tests und Abnahme?
• Welche Datenbereinigung und Migration ist enthalten?
• Welche Schnittstellenleistungen werden konkret geliefert?
• Welche laufenden Gebühren und Nutzungsgrenzen gelten?
• Welcher interne Aufwand bleibt bei dir?
• Wie werden spätere Änderungen und die Datenübergabe bei Vertragsende berechnet?

Prüfe auch, wie mit Änderungen am Projektumfang umgegangen wird. Wenn Anforderungen erst während der Einführung konkret werden, brauchst du ein nachvollziehbares Verfahren für die Bewertung und Freigabe zusätzlicher Leistungen.

Vergleiche Angebote nach ihrem vollständigen Leistungsumfang. Dokumentiere Unterschiede und offene Positionen, bevor du eine Entscheidung triffst.

Wann lohnt sich ein PIM-System?

Für die Wirtschaftlichkeitsprüfung brauchst du eine nachvollziehbare Ausgangsbasis. Wie viel Zeit verwendet euer Team heute für Produktdatenpflege, Korrekturen, Abstimmung und die Bereitstellung für verschiedene Kanäle?

Erfasse zunächst wenige typische Prozesse. Dazu können die Veröffentlichung eines neuen Produkts oder die Änderung eines technischen Attributs in mehreren Kanälen gehören.

Prüfe anschließend, welche Arbeitsschritte durch die geplante Lösung vereinfacht werden können. Diese Annahmen sollten im Auswahlprozess anhand eurer Daten und Anforderungen überprüft werden, beispielsweise in einer passenden Demo.

Gewonnene Zeit schafft zunächst freie Kapazität. Ob daraus tatsächlich geringere Ausgaben entstehen, hängt davon ab, wie ihr diese Kapazität nutzt. Unterscheide deshalb zwischen weniger Arbeitsaufwand, vermiedenen Ausgaben und anderen erwarteten Verbesserungen.

Stelle den erwarteten Nutzen den vollständigen Projektkosten über denselben Zeitraum gegenüber. Berücksichtige dabei auch die Einführung und Anlaufphase: Kosten entstehen möglicherweise bereits, bevor neue Prozesse ihren Nutzen entfalten.

Solange belastbare Kosten- und Aufwandsdaten fehlen, lässt sich weder ein verlässlicher Return on Investment (ROI) noch eine konkrete Amortisationszeit angeben. Dokumentiere deshalb, welche Annahmen bereits geprüft sind und wo noch Informationen fehlen.

Wie berechnet sich der ROI einer PIM-Lösung?

Der ROI einer PIM-Lösung lässt sich anhand der Einsparungen bei der Datenpflege und -verwaltung sowie der Effizienzsteigerung berechnen. Ein PIM-System kann unter anderem dazu beitragen, die Qualität deiner Produktdaten zu verbessern, die Time-to-Market zu verkürzen und Fehler in der Produktkommunikation zu reduzieren.
Je stärker dein PIM-System diese Prozesse verbessert, desto eher kann sich die Investition wirtschaftlich auszahlen. Die tatsächliche Amortisationszeit hängt jedoch von deinen Ausgangsprozessen, dem Projektumfang und den laufenden Kosten ab.

Wie schnell sollte der ROI eintreten?

Wie schnell sich die Investition in ein PIM-System amortisiert, hängt von der Größe deines Projekts, der Komplexität deiner Produktinformationen und der Anzahl deiner Vertriebskanäle ab.
Unternehmen mit vielen Produkten, Varianten und Kanälen können besonders stark von einer zentralen Produktdatenverwaltung profitieren. Eine konkrete Aussage zur Amortisationszeit ist jedoch erst möglich, wenn die individuellen Kosten und erwarteten Einsparungen gegenübergestellt wurden.

Kostenloser ROI-Kalkulator für PIM-Software

Ein hilfreiches Tool, um den möglichen ROI einer PIM-Implementierung abzuschätzen, ist der kostenlose ROI-Kalkulator von 4ALLPORTAL. Damit kannst du potenzielle Einsparungen und den erwarteten Nutzen einer PIM-Implementierung besser einordnen.

EinfachDetailliert

Ihre Unternehmensdaten

Mitarbeiter im Bereich Marketing und Medienverwaltung

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Personalkosten pro Mitarbeiter pro Jahr

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Anzahl der Assets (Bilder, Dokumente, Videos etc.)

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Ihre Kosten für Dateiverwaltung und Suchaufwand

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Ihre Kosteneinsparung für Dateiverwaltung mit

Dieser ROI Rechner dient zur einfachen Errechnung Ihrer Kosten für Dateiverwaltung und Suchaufwand und setzt sich aus Durchschnittswerten zusammen. Für genauere Angaben nutzen Sie bitte den detaillierten Rechner (Klicken Sie dazu oben auf den Button „Detalliert“).

Ihre Unternehmensdaten

Mitarbeiter im Bereich Marketing und Medienverwaltung

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Personalkosten pro Mitarbeiter pro Jahr

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200.000

Personalkosten pro Mitarbeiter pro Minute	0.54€
Dieser Betrag wird für die weitere Berechnung gebraucht, es wird automatisch berechnet (Wir nehmen als Grundlage 230 Arbeitstage pro Jahr und einen 8-Stunden-Arbeitstag).

Anzahl der Assets (Bilder, Dokumente, Videos etc.)

1. Suchaufwand

Laut Statistiken hilft ein professionelles DAM System Ihnen 50-75% des Suchaufwandes durch frei definierbare Metadatenfelder & entsprechende Suchen zu sparen. Wir nehmen für die Berechnung den Wert von 50%.

Mitarbeiter	1
Personalkosten pro Mitarbeiter pro Jahr	0€
Durchschnittlicher Anteil Ihrer Arbeitzeit für Datenverwaltung (Suche) / ca. 38 Minunten pro Tag	8%
Zeitersparnis	50%

2. Datenpflege (Dublikate & ungewollte Versionen vermeiden)

Anzahl der pro Jahr neu geschaffenen Assets in % ( Ø Wert beträgt 5-15%)

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Reproduktionsdauer bereits vorhandener Versionen (Dokumente, Grafikdateien etc.) in Minunten ( Ø Wert beträgt 20-40 Minuten)

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Personalkosten pro Mitarbeiter pro Minute	0.54€
Anzahl Assets	0
Anzahl der pro Jahr neu geschaffenen Assets in %	1%
Anzahl der pro Jahr neu geschaffenen Assets (insgesamt)	0
Reproduktionsdauer bereits vorhanden Versionen in Min. (gesamt)	0
Minuten pro Jahr	0

3. Distribution / Dateien zur Verfügung stellen

Anzahl der Anfragen für Bereitstellung der Assets für Intern und Extern pro Mitarbeiter pro Jahr (im Durchschnitt 1 Mal pro Tag = 230 Mal pro Jahr)

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Bearbeitungsdauer einer Anfrage (im Durchschnitt 2-5 Min)

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Anzahl Assets	0
Mitarbeiter	0
Anzahl der Anfragen für Bereitstellung der Assets für Intern und Extern pro Mitarbeiter pro Jahr	0
Anzahl der Anfragen für Bereitstellung der Assets für Intern und Extern (insgesamt)	0
Bearbeitungsdauer einer Anfrage in Min.	1

4. Zusammenarbeit

Durch kürzere Projektdauer können zusätzliche Aufträge angenommen, mehr Kunden bedient und somit zusätzliche Einnahmen erzielt werden.

Zusätzliche Projekte Pro Jahr

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Durchschnittliche zusätzliche Einnahmen pro Projekt

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100.000€

Zusätzliche Projekte Pro Jahr	0
Zusätzliche Projekte Pro Jahr	0€

Suchaufwand
50% Ersparnis DAM

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Datenpflege
100% Ersparnis DAM

0,00€

Distribution
100% Ersparnis DAM

0,00€

Zusammenarbeit
Annual Revenue

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Gesamtkosten
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Ersparnis durch 4ALLPORTAL
0,00€

Vom PIM-Budget zum passenden 4ALLPORTAL-Angebot

Wenn dein Startumfang feststeht, kannst du prüfen, wie er sich mit 4ALLPORTAL umsetzen lässt. Die kombinierte PIM/DAM-Plattform von 4ALLPORTAL bietet unter anderem die nahtlose Verwaltung von Produktvarianten und zugehörigen Mediendateien an einem Ort. Dadurch müssen Produktinformationen, Bilder, Videos, technische Dokumente und weitere Assets nicht in voneinander getrennten Systemen gepflegt werden. Die gemeinsame Datenbasis kann doppelte Datenpflege, zusätzliche Abstimmungsaufwände und unnötige Systembrüche reduzieren. Welche Einsparungen tatsächlich möglich sind, hängt von deiner bestehenden Systemlandschaft, deinen Prozessen und dem benötigten Leistungsumfang ab.

Für deine Budgetentscheidung ist anschließend entscheidend, welche Konfiguration, Integrationen und Leistungen du konkret benötigst. Auf der Preisseite von 4ALLPORTAL findest du den Einstieg zur individuellen Angebotsanfrage.

Welches Budget braucht dein PIM-Projekt?

Du hast deine Datenquellen, Kanäle und den geplanten Startumfang eingegrenzt? Nutze diese Grundlage, um ein individuelles Angebot anzufragen und die enthaltenen Leistungen zu prüfen.

Lass dir die einmaligen und laufenden Kosten transparent aufschlüsseln. So kannst du besser nachvollziehen, welche Leistungen im Angebot enthalten sind und welche zusätzlichen Aufwände entstehen können.

PIM-Anbieter und ihre Preismodelle

Es gibt viele verschiedene Anbieter mit verschiedenen Schwerpunkten und Preismodellen, wodurch die finalen PIM Systeme stark variieren. Beispielsweise kann eine Lösung niedrigere Implementierungskosten haben, aber zusätzliche Kosten für die Anpassung und den Support verursachen.

Grunsätzlich musst du immer mit Kostenstellen in folgenden Bereichen kalkulieren:

Fazit: Ein belastbares PIM-Budget beginnt mit deinem Projektumfang

Ein gutes PIM-Budget zeigt, welche Kosten vor dem Start entstehen, welche Leistungen laufend bezahlt werden und welchen Aufwand dein Team übernimmt.

Definiere dafür einen realistischen Startumfang, rechne über einen gemeinsamen Zeitraum und prüfe die Grundlagen hinter jedem Angebot. Berücksichtige neben Lizenz- und Abonnementkosten auch Datenmigration, Integrationen, Hosting, Support und interne Ressourcen.

So kannst du Angebote nachvollziehbar vergleichen und besser bewerten, welche PIM-Lösung langfristig zu deiner Systemlandschaft und deinen Anforderungen passt. Eine kombinierte PIM/DAM-Plattform kann dabei zusätzliche Vorteile bieten, wenn du Produktinformationen und Mediendateien gemeinsam verwalten und dadurch doppelte Pflege sowie unnötige Systembrüche reduzieren möchtest.