Stammdaten: Definition, Beispiele und richtige Pflege

Einführung

Stammdaten sind grundlegende Informationen über Geschäftsobjekte wie Produkte, Kunden oder Lieferanten. Du verwendest sie wiederholt in unterschiedlichen Abläufen, beispielsweise wenn du ein Angebot erstellst, eine Bestellung bearbeitest oder Produktinformationen veröffentlichst.

Dazu gehören beispielsweise Artikelnummern, Produktabmessungen und Kundenadressen. Stammdaten bleiben häufig über längere Zeit bestehen, können sich aber ändern. Zieht ein Kunde um, muss seine Adresse aktualisiert werden. Entscheidend ist ihre Funktion als gemeinsam genutzte Informationsbasis.

In diesem Artikel erfährst du, welche Daten dazugehören, wie du sie von Bewegungs- und Bestandsdaten unterscheidest und wie du ihre Pflege organisierst.

Welche Daten gehören zu den Stammdaten?

Welche Stammdaten du benötigst, hängt von deinen Geschäftsprozessen ab. In einem produzierenden Unternehmen sind beispielsweise andere Produktmerkmale relevant als in einem Dienstleistungsunternehmen. Zu den typischen Stammdatenbereichen zählen Produkte, Kunden, Lieferanten und Standorte.

Produktstammdaten

Produktstammdaten beschreiben einen Artikel und seine Eigenschaften. Dazu gehören beispielsweise Artikelnummer, Bezeichnung, Material und Abmessungen. Diese Informationen helfen dir dabei, Produkte eindeutig zu unterscheiden und ihre Merkmale in verschiedenen Anwendungen konsistent zu verwenden.

Eine eindeutige Kennung ist besonders wichtig: Zwei ähnlich benannte Artikel können unterschiedliche Varianten sein. Über die Artikelnummer kannst du die jeweiligen Informationen zuverlässig zuordnen.

Kundenstammdaten

Zu den Kundenstammdaten zählen beispielsweise Kundennummer, Unternehmensname und Rechnungsadresse. Du greifst auf diese Angaben bei unterschiedlichen Aufgaben zurück, etwa bei der Angebotserstellung und der Rechnungsstellung.

Ändert sich eine Adresse, muss der neue Stand an den relevanten Stellen verfügbar sein. Daran zeigt sich: Stammdaten sind beständig, aber nicht unveränderlich.

Lieferanten- und Standortstammdaten

Lieferantenstammdaten enthalten unter anderem Lieferantennummer, Firmenname und Kontaktadresse. Damit kannst du einen Geschäftspartner im Einkauf eindeutig zuordnen.

Auch Standorte haben Stammdaten. Eine Standortkennung, eine Bezeichnung und eine Anschrift beschreiben beispielsweise ein Werk oder eine Niederlassung.

Stammdaten, Bewegungsdaten und Bestandsdaten

Die drei Datenarten erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Du kannst sie anhand von drei Fragen unterscheiden: Was ist es? Was ist passiert? Wie ist der aktuelle Stand?

Stammdaten beschreiben ein Geschäftsobjekt. Bei einem Produkt sind das beispielsweise die Artikelnummer und seine technischen Eigenschaften. Diese Angaben verwendest du bei vielen Vorgängen erneut.

Bewegungsdaten dokumentieren einen Geschäftsvorgang. Dazu gehören etwa Bestellungen, Lieferungen oder Wareneingangsbuchungen. Sie verknüpfen ein Geschäftsobjekt mit einem konkreten Ereignis.

Bestandsdaten zeigen einen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt. Ein Beispiel ist die aktuell vorhandene Menge eines Artikels im Lager. Ein Lagerbestand gehört deshalb nicht zu den Stammdaten: Die Artikelnummer identifiziert das Produkt, während die verfügbare Menge seinen jeweiligen Bestand beschreibt.

Die Änderungshäufigkeit allein genügt nicht zur Einordnung. Eine Kundenadresse bleibt ein Stammdatum, wenn du sie aktualisierst. Eine abgeschlossene Bestellung bleibt ein Geschäftsvorgang, selbst wenn ihre Daten anschließend unverändert gespeichert werden.

Ein Beispiel aus der Praxis

Stell dir vor, du arbeitest bei einem Pumpenhersteller. Das folgende Beispiel ist hypothetisch.

Für die Pumpe P-100 sind die Artikelnummer, das Material und die Anschlussgröße hinterlegt. Diese Angaben gehören zu den Produktstammdaten.

Ein Kunde bestellt fünf Stück. Der Auftrag verweist auf den Kunden und den Artikel, enthält aber auch eigene Angaben wie Bestellmenge und Liefertermin. Diese auftragsbezogenen Informationen gehören zu den Bewegungsdaten.

Vor der Auslieferung liegen 40 Pumpen im Lager. Nach dem gebuchten Warenabgang sind es noch 35.
Diese Mengen beschreiben den jeweiligen Bestand.

Die Datenarten greifen somit ineinander: Stammdaten beschreiben die Geschäftsobjekte, Bewegungsdaten die Vorgänge und Bestandsdaten den jeweiligen mengenmäßigen Zustand.

Warum sind Stammdaten im Alltag so wichtig?

Bleiben wir beim hypothetischen Pumpenhersteller: In einer Tabelle ist für P-100 eine andere Anschlussgröße angegeben als im Datenblatt. Bevor du ein Angebot verschickst, musst du klären, welche Angabe korrekt ist. Wenn dein Shop die falsche Information übernimmt, erreichen die Widersprüche auch deine Kunden.

Das Problem beginnt bereits bei einem einzelnen Feld. Der Aufwand entsteht an jeder Stelle, an der dieses Feld verwendet wird. Du suchst nach der richtigen Quelle, vergleichst Versionen und korrigierst dieselbe Angabe möglicherweise mehrfach.

Gute Stammdaten reduzieren Rückfragen dieser Art und schaffen eine verlässliche Arbeitsgrundlage. Es reicht allerdings nicht aus, möglichst viele Felder auszufüllen. Ein ausgefülltes Feld kann trotzdem falsch oder veraltet sein.

Prüfe deshalb, ob du einen Datensatz eindeutig identifizieren kannst, ob seine Werte fachlich stimmen und ob die benötigten Angaben vollständig vorliegen. Achte außerdem darauf, dass die von dir verwendeten Systeme dieselben Einheiten und Bedeutungen verwenden.

Im Pumpenbeispiel klärst du zunächst, wer die Anschlussgröße bestätigt und wo die freigegebene Angabe gepflegt wird. Damit machst du aus dem allgemeinen Wunsch nach besserer Datenqualität eine konkrete Aufgabe.ann soweit gehen, dass falsche Daten in Kataloge, Webshops oder Marketingmaterialien gelangen.

Wie pflegst du Stammdaten richtig?

Beginne mit einem überschaubaren Bereich, beispielsweise einer Produktgruppe. Kläre dort den gesamten Ablauf vom Anlegen bis zur Änderung, bevor du dieselben Regeln auf weitere Daten überträgst.

Welche Rolle spielen ERP, PIM und MDM?

Bei der Systemauswahl hilft es dir, zuerst die Aufgabe zu benennen. Wo entstehen deine Daten? Wer arbeitet damit? Und an welcher Stelle fehlen Informationen oder widersprechen sich Angaben?

Ein ERP-System unterstützt betriebliche Abläufe wie Beschaffung, Auftragsabwicklung oder Lagerverwaltung. Dafür nutzt und verwaltet es entsprechende Stammdaten.

Product Information Management, kurz PIM, konzentriert sich auf Produktinformationen. Mit der PIM-Lösung von 4ALLPORTAL kannst du beispielsweise Varianten und Produktfamilien verwalten sowie Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen.

Master Data Management, kurz MDM, betrachtet die konsistente Verwaltung wichtiger Stammdaten über Systeme hinweg. Dazu gehören neben Technik auch Prozesse und Verantwortlichkeiten. Ziel ist eine verlässliche Datenbasis für die beteiligten Anwendungen und Teams.

Für deine Entscheidung ist die konkrete Lücke ausschlaggebend: Fehlen dir Produktinhalte für deine Vertriebskanäle? Gibt es widersprüchliche Datensätze in mehreren Systemen? Oder sind Zuständigkeiten ungeklärt?

Wenn du den übergreifenden Ansatz vertiefen möchtest, lies den Ratgeber Was ist Master Data Management?.

Die Aufgaben von Master Data Management

Für wen ist MDM geeignet?

MDM ist besonders dann sinnvoll, wenn Stammdaten in mehreren Systemen, Abteilungen oder an verschiedenen Standorten verwendet werden. Dabei ist neben der Datenmenge vor allem der Abstimmungsaufwand entscheidend: Musst du dieselben Angaben mehrfach pflegen? Findest du widersprüchliche Datenstände? Musst du Änderungen manuell übertragen?

In der Fertigung unterstützt dich ein MDM-Ansatz dabei, Produkt- und Materialstammdaten über die Bereiche Einkauf, Produktion und Vertrieb hinweg konsistent zu verwalten. Im Handel und E-Commerce können beispielsweise Artikel- und Lieferanteninformationen im Mittelpunkt stehen. In einem Dienstleistungsunternehmen sind dagegen häufig Kunden- und Standortdaten relevant, die in unterschiedlichen Anwendungen benötigt werden.

Die Unternehmensgröße allein entscheidet dabei nicht über den Bedarf.

Auch in einem mittelständischen Unternehmen kann die Abstimmung zwischen mehreren Systemen aufwendig sein. Prüfe deshalb, an welchen Stellen widersprüchliche Stammdaten deine Abläufe erschweren und welche Informationen du systemübergreifend verlässlich bereitstellen musst.

Wenn dein Schwerpunkt auf der Anreicherung und Veröffentlichung von Produktinformationen liegt, solltest du auch ein PIM-System in Betracht ziehen. Wenn du vor allem Bilder, Videos und Dokumente organisieren möchtest, ist ein DAM-System relevant. Ein MDM-System ist insbesondere dann sinnvoll, wenn du gemeinsame Stammdaten über Systemgrenzen hinweg abstimmen und verwalten möchtest.