Was ist ein PIM-System?

Inhaltsverzeichnis

Einführung

Im Zeitalter der Digitalisierung ist das effiziente Datenmanagement eine entscheidende Grundlage für den Erfolg von Unternehmen. Produktinformationen müssen zentralisiert, korrekt und auf dem neuesten Stand gehalten werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier kommt das PIM-System, also das Product Information Management, ins Spiel.

Eine PIM-Software ermöglicht es, Produktinformationen an einem einzigen Ort zu sammeln, zu verwalten und für verschiedene Vertriebskanäle bereitzustellen. Durch die Einführung einer solchen Software profitierst du von einer deutlich besseren Datenqualität und optimierten Workflows in allen Bereichen des Unternehmens.

Definition: Product Information Management (PIM)

Ein PIM-System (Product Information Management System) ist eine Softwarelösung, die darauf spezialisiert ist, alle relevanten Produktinformationen zentral zu speichern und zu verwalten. Das Ziel ist es, eine Single Source of Truth zu schaffen, also eine einzige, verlässliche Datenquelle. Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die gleichen, stets aktuellen Informationen zugreifen können.

Ein PIM ermöglicht die zentrale Pflege von Produktinformationen in einem medienneutralen Format. Das heißt, die Daten können flexibel an verschiedene Vertriebskanäle wie Webshops, Print-Kataloge oder mobile Apps weitergegeben werden, ohne dass sie für jedes Medium separat aufbereitet werden müssen. So sorgt das PIM-System für konsistente und genaue Produktdaten.

Die Rolle eines PIM-Systems im Unternehmen

Warum ist ein PIM-System für Unternehmen so wichtig? Die Antwort liegt in der Komplexität moderner Geschäftsprozesse. Produktdaten müssen oft in verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Kanäle verfügbar gemacht werden. Ohne ein zentrales System führt dies schnell zu Inkonsistenzen und Fehlern, die Zeit und Geld kosten.

Mit einem PIM-System kannst du die Speicherung und den Zugriff auf Artikelinformationen zentralisieren. Dies bedeutet, dass alle relevanten Daten – sowohl Produktspezifikationen, Datenblätter, Übersetzungen als auch Marketingtexte – an einem einzigen Ort gespeichert werden. Dadurch werden Redundanzen vermieden und die Datenqualität deutlich verbessert. 

Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung vieler Prozesse, die mit der Pflege von Produktinformationen verbunden sind, kannst du dich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Ein Product Information Management sorgt dafür, dass deine Produktdaten immer auf dem neuesten Stand sind und für alle Marketing- und Vertriebskanäle bereitstehen.

Die 3 größten Vorteile einer PIM-Software

1. Effizientes Verwalten von Produktdaten

Das Verwalten von Produktdaten kann komplex und zeitaufwendig sein. Ein PIM-System bietet hier eine effiziente Lösung. Indem du alle Produktinformationen in einem einzigen System zentralisierst, kannst du sicherstellen, dass die Daten immer aktuell und konsistent sind. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Redundanzen erheblich.

Darüber hinaus ermöglicht dir die Lösung, Produktdaten medienneutral zu speichern und für verschiedene Ausgabekanäle bereitzustellen. Dies bedeutet, dass du dieselben Daten für deinen Webshop, Print-Kataloge oder andere Vertriebskanäle verwenden kannst, ohne sie mehrfach anpassen zu müssen. So wird die Effizienz in deinem Unternehmen erheblich gesteigert.

2. Verbesserung der Datenqualität

Eine hohe Datenqualität ist entscheidend für den Erfolg in der Produktkommunikation. Schlechte Daten führen zu Fehlern, Missverständnissen und letztlich zu Umsatzeinbußen. Ein Product Information Management hilft dir dabei, dass deine Produktdaten stets korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Dies trägt erheblich zur Verbesserung der Datenqualität bei.

Durch die zentrale Verwaltung der Daten kannst du sicherstellen, dass alle Änderungen an Produktinformationen sofort in allen Vertriebskanälen übernommen werden. Das bedeutet, dass deine Kunden stets die richtigen Informationen erhalten, egal ob sie online, in einem Print-Katalog oder über eine mobile App einkaufen.

So erhöhst du nicht nur die Zufriedenheit deiner Kunden, sondern auch die Effizienz deiner internen Prozesse.

3. Optimierung von Workflows durch PIM-Systeme

Ein weiterer großer Vorteil ist die Optimierung von Workflows. Durch die Automatisierung vieler Aufgaben, die mit der Pflege von Produktinformationen verbunden sind, kannst du deine Prozesse effizienter gestalten. Das bedeutet, dass du und dein Team mehr Zeit für strategische Aufgaben haben, anstatt sich mit der Verwaltung von Produktdaten aufzuhalten.

Ein PIM-System ermöglicht zudem die Integration mit bestehenden Systemen wie ERP– und MDM-Lösungen. Dies sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen und eine konsistente Product Experience über alle Touchpoints hinweg. Die Einführung kann somit die Produktivität in deinem Unternehmen erheblich steigern.

4. Integration mit ERP-Lösungen

Die Integration mit ERP-Lösungen ist entscheidend für eine reibungslose Datenverwaltung. Durch die Anbindung an dein ERP-System kannst du sicherstellen, dass alle Produktinformationen zentral verwaltet werden und stets aktuell sind.

Ein PIM-System bietet dir die Möglichkeit, alle Daten in einer einzigen Quelle zu speichern und diese dann nahtlos an dein ERP-System weiterzugeben. So wird die Qualität der Daten verbessert und die Verwaltung von Produktinformationen deutlich effizienter gestaltet.

5. Omnichannel-Commerce

Ein PIM-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die eine Omnichannel-Strategie verfolgen. Durch die zentrale Pflege von Produktinformationen kannst du sicherstellen, dass deine Produktdaten konsistent und genau über alle Vertriebskanäle hinweg sind.

Egal ob Webshops, Mobile Apps oder Print-Kataloge – du kannst deine Produktdaten medienneutral (formatunabhängig) und flexibel für alle verschiedenen Kanäle bereitstellen. Dies trägt nicht nur zur Optimierung deiner Product Experience bei, sondern erhöht auch die Effizienz deiner Produktkommunikation.

6. Perfektes Zusammenspiel von PIM und DAM

Das Zusammenspiel von PIM- und DAM-Software (Digital Asset Management) bietet erhebliche Vorteile bei der Verwaltung von Produktdaten und digitalen Assets. Diese kraftvolle Kombination ermöglicht dir nicht nur die Verwaltung der reinen Produktdaten, sondern gleichzeitig auch die Relationierung und Verknüpfung mit Produktbildern, Datenblättern und anderen Assets.

Durch die Kombination kannst du sicherstellen, dass alle Produktdaten und digitalen Assets zentral und medienneutral organisiert und gespeichert werden. Dies erleichtert nicht nur die Distribution für den Vertrieb, sondern sorgt auch für eine nahtlose Product Experience im Omnichannel-Marketing.

Welche Abteilungen nutzen ein PIM-System?

Ein PIM-System wird von einer Vielzahl von Rollen innerhalb eines Unternehmens genutzt, insbesondere von denen, die mit der Verwaltung und Verbreitung von Produktinformationen betraut sind.

• Marketer nutzen das PIM, um Zugriff auf alle Marketingmaterialien zu erhalten, sei es für den Online-Shop, für Print-Kataloge oder andere Kanäle. Diese „Self-Service“ Option erleichtert nicht nur die Erstellung von Inhalten, sondern trägt auch zur einheitlichen Kommunikation über alle Touchpoints im Omnichannel Commerce bei.
  
• Chief Marketing Officers (CMOs) und andere C-Level-Führungskräfte profitieren ebenfalls erheblich von einem PIM. Es bietet ihnen eine zentrale und verlässliche Datenquelle, die es ermöglicht, fundierte strategische Entscheidungen zu treffen und einen umfassenden Überblick über alle Produktdaten zu behalten. Gleichzeitig trägt PIM maßgeblich zur Reduzierung der laufenden Geschäftskosten bei und verkürzt die Einführungszeit neuer Produkte.
  
• Für die IT-Abteilung ist das PIM ein wesentliches Instrument zur Integration und Verwaltung des Datenaustauschs zwischen verschiedenen Unternehmenssystemen wie ERP, CRM und DAM. Es stellt sicher, dass technische Prozesse reibungslos funktionieren und die Datensicherheit gewährleistet ist, was wiederum die Effizienz des gesamten Unternehmens steigert.
  
• Während das Produktmanagement in den meisten Fällen nur wenige aktive Benutzer bereitstellt, so profitiert diese Abteilung am meisten von der indirekten Entlastung, die ein PIM ihnen bietet. Schließlich müssen keine Produktinformationen mehr händisch innerhalb des Konzerns verteilt werden, sondern alle Standorte und Abteilungen haben eigenständigen Zugriff auf den Datenpool.

Welche Branchen profitieren von einem PIM-System?

Diese Art der Unternehmenssoftware ist besonders vorteilhaft für Branchen, in denen die Verwaltung großer Mengen an Produktdaten entscheidend ist. Hier einige Beispiele:

• Einzelhandel: Hier werden PIM-Lösungen verwendet, um Produktinformationen regelmäßig zu aktualisieren und über verschiedene Kanäle wie Online-Shops, Print-Kataloge und mobile Apps hinweg zu verbreiten. Dies gewährleistet eine konsistente und genaue Produktdarstellung.
  
• Herstellungsindustrie: Unternehmen in dieser Branche nutzen PIM-Systeme, um komplexe Produktdaten, einschließlich technischer Spezifikationen, Stücklisten und Compliance-Dokumente, konsistent zu speichern. Dies vereinfacht die Datenverwaltung und erhöht die Genauigkeit.
  
• Mode- und Bekleidungsindustrie: In dieser Branche helfen solche Systeme bei der Verwaltung von Produktsortimenten, Größenangaben und saisonalen Kollektionen. Sie sorgen dafür, dass diese Informationen konsistent über verschiedene Vertriebskanäle hinweg verfügbar sind.
  
• Lebensmittel- und Getränkeindustrie: Hier unterstützen PIM-Lösungen die Verwaltung von Zutatenlisten, Nährwertangaben und Verpackungsinformationen. Sie stellen sicher, dass diese Daten präzise und einheitlich über alle Kanäle hinweg kommuniziert werden.
  
• B2B-Bereich: Unternehmen im B2B-Sektor profitieren von PIM, da diese die Verwaltung umfangreicher Kataloge und technischer Produktdaten erleichtern. Dies ermöglicht eine effiziente Weitergabe dieser Informationen an Partner und Kunden.

PIM-Integrationen und Schnittstellen

Ein entscheidender Vorteil liegt in ihrer Fähigkeit, automatisiert mit anderen Unternehmenssystemen zu interagieren und Daten auszutauschen. Integrationen und Schnittstellen spielen dabei eine zentrale Rolle, um den Informationsfluss zwischen verschiedenen Plattformen zu gewährleisten, darunter:

Diese Verknüpfungen schaffen eine Single Source of Truth, bei der alle Systeme auf dieselben, stets aktuellen Daten zugreifen können. Das minimiert doppelte Dateneingaben und reduziert das Risiko von Inkonsistenzen.

Zudem ermöglicht die Integration mit E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen eine schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Produktinformationen, was besonders für Unternehmen mit umfangreichen Omnichannel-Strategien vorteilhaft ist.

Die Flexibilität einer PIM-Software, verschiedene API-Schnittstellen zu unterstützen, stellt sicher, dass Unternehmen ihre bestehenden IT-Infrastrukturen optimal nutzen können. Dies erleichtert die Implementierung im eigenen „Tech Stack“ und macht den gesamten Datenverwaltungsprozess effizienter und skalierbarer.

Auf diese Weise wird auch die Product Content Syndication, also die Verteilung von produktbezogenem Content, maßgeblich verschlankt.

Einführung eines PIM-Systems im Unternehmen

Planung und Vorbereitung

Die erfolgreiche Einführung einer PIM-Software erfordert sorgfältige Planung und Vorbereitung. Zunächst solltest du den Bedarf deines Unternehmens genau analysieren und die Anforderungen an die Lösung definieren. Welche Produktdaten sollen zentral gehalten werden? Welche Vertriebskanäle sind relevant?

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Auswahl des richtigen PIM-Anbieter. Hierbei solltest du darauf achten, dass die Software nahtlos in deine bestehenden Systeme wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Master Data Management (MDM) integriert werden kann. Auch die Unterstützung von Standards wie XML für den Datenaustausch ist ein wichtiges Kriterium.

Kostenlose Testphase

Eine unverbindliche Testphase ist eine gute Möglichkeit, die Funktionen der Software kennenzulernen und herauszufinden, ob es den Anforderungen eures Unternehmens gerecht wird. In dieser Phase könnt ihr das System testen, Testdaten importieren und erste Workflows einrichten.

Durch die unverbindliche Testphase erhältst du wertvolle Einblicke in die Funktionsweise des Systems und kannst mögliche Anpassungen vor der endgültigen Implementierung vornehmen. So stellst du sicher, dass das PIM-System optimal auf die Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmt ist.