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6 min

Verfasst von Tim Fischer

VERSIONIERUNG VON DOKUMENTEN UND DATEIEN 

Warum eine gute Versionsverwaltung so wichtig ist 

Dokumente und Dateien durchlaufen nach ihrer Erstellung im Unternehmen mehrere Stationen: Sie werden überarbeitet, korrigiert, ergänzt, angepasst und kommentiert. Um bei all den unterschiedlichen Bearbeitungsschritten nicht den Überblick oder gar Daten zu verlieren, ist eine gute Versionsverwaltung essenziell. 
Lesen Sie in diesem Beitrag, warum Versionierung so wichtig ist und wie sie Ihnen die Verwaltung Ihrer digitalen Dateien erleichtert.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist Versionierung? 

Die Versionierung von Dokumenten beschreibt die Erfassung aller Änderungen an Dokumenten und die eindeutige Kennzeichnung der unterschiedliche Versionsstände. 

Das sind die drei Hauptaufgaben der Versionsverwaltung

  • Vollständige Dokumentation aller Änderungen und Bearbeitungsschritte: Die Bearbeitung einer Datei wird transparent protokolliert. Über die Historie können Sie sich anzeigen lassen, wer was wann und wo geändert hat. Somit haben Sie jederzeit einen Überblick über den gesamten Dokumentenlebenszyklus. 
  • Übersichtliche Archivierung alter Versionen: Sobald Sie eine Datei bearbeiten, erstellen Sie automatisch eine aktuelle Version und die alte Version wird im digitalen Archiv abgelegt. Alle alten Versionen können jederzeit eingesehen und wiederhergestellt werden. 
  • Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten: Dank einer übersichtlichen Versionsverwaltung arbeiten alle immer mit den aktuellen Dateiversionen. Änderungen sowie der Status des Dokuments sind jederzeit nachvollziehbar. Dadurch lässt sich die gemeinsame Bearbeitung besser koordinieren. 

Vorteile einer Versionsverwaltung: Warum braucht man Versionierungen?

Eine gute Versionsverwaltung sorgt insgesamt für eine organisierte Dokumentenablage. Welche Vorteile die Versionierung im Detail hat, erfahren Sie hier: 

1. Weniger Datenverlust

Wenn mehrere Personen an denselben Dateien arbeiten, kann es schnell passieren, dass ganze Dokumente oder Teile davon versehentlich überschrieben und gelöscht werden. Mit einer professionellen Versionsverwaltung stellen Sie sicher, dass der Lebenszyklus einer jeden Datei vollständig nachvollziehbar ist und keine Daten verloren gehen. 

2. Einfache Wiederherstellung von alten Ständen

Haben Sie doch einmal aus Versehen etwas Wichtiges aus dem Dokument gelöscht oder wollen Änderungen rückgängig machen, ist das dank der Versionierung kein Problem. Über die Versionshistorie finden Sie heraus, was wann geändert wurde und können so schnell den Stand identifizieren, den Sie wiederherstellen möchten. 

3. Vermeidung von Fehlern

Sorgen Sie mit der Versionierung von Dokumenten oder Dateien dafür, dass alle immer mit der aktuellen Version arbeiten. Das minimiert das Fehlerrisiko. Sie stellen sicher, dass alle Abteilungen stets auf dem gleichen Stand sind. 

4. Aufhebung von Datensilos

Die Versionierung von Dokumenten verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Anstatt verschiedene Zwischenstände von Dateien hin- und herzuschicken und in unterschiedlichen Datenmanagement-Systemen nach den richtigen Versionen zu suchen, werden die Dateien an einem zentralen Ort in der jeweils aktuellen Version abgespeichert. Somit arbeiten alle Berechtigten stets abteilungsübergreifend mit denselben Daten. 

5. Mehr Transparenz

Dank der Versionierung können Sie die einzelnen Bearbeitungsschritte, vorgenommene Änderungen sowie Absprachen direkt an den Dokumenten nachvollziehen. Sie wissen also zu jedem Zeitpunkt, wer die Datei wann und wie überarbeitet hat. 

6. Weniger Verwaltungsaufwand

Bei der Versionierung verwalten Sie physisch nur eine einzige Datei. Auch Berechtigungen legen Sie nur einmal fest. Moderne Versionsverwaltungssysteme archivieren die unterschiedlichen Stände des Dokuments mit eindeutiger Benennung und Versionsnummer automatisch für Sie. Gleichzeitig ändert sich auch der Status. Zudem wird eine übersichtliche Versionshistorie erstellt, die Sie direkt über die Datei einsehen können. 

💡 Übrigens: Verwalten Sie all Ihre Daten mithilfe einer Master Data Management Software zentral an einem Ort. So vermeiden Sie Dubletten und sorgen für eine hohe Datenqualität sowie -konsistenz. 

7. Revisionssicherheit

Die professionelle Versionsverwaltung stellt ein Merkmal der verschiedenen Kriterien der revisionssicheren Archivierung dar. Das ist vor allem bei aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen wichtig. Revisionssicherheit im Rahmen des Dokumentenmanagements bedeutet, dass Sie bei der Archivierung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Hier greifen unter anderem 

  • die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), 
  • der Datenschutz (DSGVO) und 
  • das Gesetz zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse (GeschGehG). 

Dazu gehört unter anderem, dass die verschiedenen Versionen jederzeit nachvollziehbar sind und alle Bearbeitungsschritte am Dokument protokolliert sind. 

Versionierung vs. Evolution: Was ist der Unterschied? 

Die Versionierung dokumentiert die verschiedenen Versionsstände einer einzigen Datei. 

🔎 Beispiel: Sie erstellen einen Flyer und speichern diesen als ersten Entwurf ab. Eine Kollegin öffnet die Datei und passt das Layout an. Dadurch entsteht eine zweite Version. Anschließend tauschen Sie noch ein paar Textbausteine aus und es wird automatisch eine dritte Version archiviert. So geht es weiter, bis Sie den Flyer fertiggestellt haben. Über die Versionierung können Sie alle Bearbeitungsschritte vom ersten Entwurf bis zu freigegebener Druckdatei nachvollziehen. 

Der Evolutionsbaum zeigt an, aus welchen anderen Dateien eine Datei entstanden ist bzw. wo sie verwendet wurde. 

🔎 Beispiel: Sie erstellen einen Produktflyer und fügen dort verschiedene Produktdaten aus Ihrem Product Information Management System ein. Den Flyer legen Sie im Digital Asset Management System ab. Über den Evolutionsbaum kann dort dann jeder nachvollziehen, welche Produktinformationen, Produktbilder und Beschreibungstexte in dem Flyer Verwendung finden.

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Evolutionsbaum und Versionierung – das Must-have für InDesign und Illustrator 

Wenn Sie, wie in den obigen Beispielen, regelmäßig Flyer, Broschüren und weitere Marketing-Materialien erstellen sowie Bilder und andere Medien-Assets bearbeiten, ist eine gute Versionsverwaltung Pflicht. Das ermöglicht Ihnen unser Digital Asset Management System (DAM)

Nutzen Sie den Adobe Illustrator Connector oder den Adobe InDesign Connector, um Ihre Bearbeitungsprogramme mit dem DAM zu verknüpfen. 

Daraus ergeben sich viele Vorteile für Sie: 

  • Über das Plug-in öffnen Sie Ihre Dateien direkt aus dem DAM oder speichern sie dort ab. 
  • Sie greifen direkt von der Desktop-App Ihres Bearbeitungsprogramms auf alle Dateien in Ihrem DAM zu. 
  • Über den Evolutionsbaum sehen Sie, welche Dateien genau verknüpft sind. 
  • Die einzelnen Dateiversionen wiederum können Sie in der Versionshistorie nachverfolgen. 

Versionierung hilft Ihnen dabei, bei der Bearbeitung von Dateien den Überblick zu behalten und Marketing-Materialien zu erstellen, die immer auf dem aktuellen Stand sind. 

Tim Fischer

Customer Success Manager

Wachstum entsteht aus der stetigen Optimierung. Mein Ziel ist Ihre Weiterentwicklung durch die volle Ausschöpfung des 4ALLPORTAL-Potentials. 

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Die häufigsten fragen

Bei der Versionierung wird jede Änderung an einer Datei protokolliert. Damit lassen sich die unterschiedlichen Versionsstände lückenlos nachverfolgen und bei Bedarf wiederherstellen.

Eine gute Versionsverwaltung sorgt dafür, dass alle immer mit der aktuellen Version einer Datei arbeiten. Außerdem verringert sie das Fehlerrisiko und verhindert, dass Daten unwiderruflich überschrieben werden. Alte Versionsstände können jederzeit wiederhergestellt und Änderungen direkt am Dokument nachvollzogen werden.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, digitale Dateien gemäß allen gesetzlichen Anforderungen sicher, vollständig, unveränderlich und ordnungsgemäß aufzubewahren. Ein wichtiger Aspekt ist zudem die Nachvollziehbarkeit. Diese stellt eine übersichtliche Versionsverwaltung sicher.

Wichtig bei der Versionierung ist, dass jede Änderung und jeder Bearbeitungsschritt direkt am Dokument protokolliert ist. Für jede Änderung wird eine neue Version erstellt und der alte Stand im Archiv abgelegt sowie eindeutig gekennzeichnet.