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Datensilos aufbrechen
Warum Sie Ihre Daten abteilungsübergreifend zugänglich machen sollten
Nicht nur große Konzerne, sondern auch mittelständische und sogar kleine Unternehmen, die sich noch im Aufbau befinden, haben oft mit Datensilos zu kämpfen – oder zumindest mit deren Auswirkungen. Denn nicht allen ist bewusst, dass viele ineffiziente Prozesse und Hürden in der Zusammenarbeit das Ergebnis von Silodenken sind.
Umso wichtiger ist es, alle Mitarbeitenden für das Thema zu sensibilisieren und den Umgang mit Daten durch geeignete Prozesse und Software zu verbessern. Doch wovon genau ist hier die Rede? Was sind Datensilos? Wie entstehen sie und wie kann man sie verhindern? Diese Fragen beantworten wir in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Definition: Was sind Datensilos?
Silos kennen Sie vielleicht aus der Landwirtschaft. Dort dienen sie unter anderem dazu, unterschiedliche Getreidesorten getrennt zu lagern. Analog dazu können Sie sich Datensilos in Unternehmen als separate Datenspeicher von einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen vorstellen, auf die andere keinen oder nur beschränkt Zugriff haben.
Bei einem Datensilo stehen bestimmte Daten und Informationen also nur einem Teil der Organisation zur Verfügung.
Wie entstehen Datensilos? Die Ursachen
Meist entstehen Datensilos unbeabsichtigt. Sie sind oft der Unternehmensstruktur geschuldet: Jede Abteilung hat eigene Arbeitsweisen und nutzt unterschiedliche Tools, um Daten zu erstellen, zu verarbeiten und abzuspeichern. Die Folge: Informationen werden an separaten Orten und zusätzlich nach verschiedenen Prinzipien abgelegt.
Begünstigt wird die Entstehung von Silos, wenn es im Unternehmen keine zufriedenstellende Lösungen für das Datenmanagement gibt.
Dadurch sind die Mitarbeitenden und Teams mehr oder weniger gezwungen, eigene Lösungsansätze zu entwickeln.
Datensilos sind teilweise auch eine bewusste Entscheidung, um sensible Daten nur für eine bestimmte Personengruppe zugänglich zu machen. So schützt die Personalabteilung zum Beispiel die persönlichen Daten der Mitarbeitenden vor unbefugtem Zugriff.
Welche Nachteile haben Datensilos?
Datensilos bringen viele Nachteile mit sich. Unter anderem erschweren sie die Informationssuche und die Zusammenarbeit, begünstigen Fehler und Datenverluste und verschwenden Ressourcen. Insgesamt verhindern sie eine effiziente und fruchtbare Nutzung Ihrer Unternehmensdaten.
Eingeschränkte Sicht auf die Daten
Damit Sie die richtigen Strategien entwickeln können, um Ihr Unternehmen voranzubringen, benötigen Sie eine ganzheitliche Sicht auf alle Unternehmensdaten. Auch für zuverlässige Geschäftsanalysen brauchen Sie vertrauenswürdige und vollständige Datenquellen. Sind diese in einzelnen Datensilos abgeschottet, entgehen Ihnen wichtige Informationen.
Datensilos behindern somit nachhaltig den Erfolg Ihres Unternehmens und können Ihrem Betrieb sogar Schaden zufügen, wenn Sie dadurch falsche Entscheidungen treffen.
Komplizierte Informationssuche
Datensilos machen die Informationssuche zu einem komplizierten und nervigen Unterfangen. Jedes Mal müssen Sie sich aufs Neue fragen, wo die gesuchten Daten liegen und wer Ihnen Zugriff verschaffen kann.
Die Folge: Sie kontaktieren unterschiedliche Ansprechpersonen und schicken sich die Informationen hin und her. Dadurch geht viel Zeit verloren, die sie in wichtigere Aufgaben stecken könnten.
Dateninkonsistenzen und hohe Fehleranfälligkeit
Daten werden teilweise doppelt angelegt und gepflegt. Das ist nicht nur mit erheblichem Mehraufwand verbunden, sondern sorgt auch für Dateninkonsistenz. Die Teams arbeiten mit unterschiedlichen Versionen der gleichen Informationen. Aber welche Daten sind die richtigen, welche sind aktuell und vertrauenswürdig?
Letztendlich leidet die Datenqualität. Die inkonsistente Datenpflege sowie das Hin- und Herschicken von Daten sind sehr fehleranfällig.
Erhöhtes Risiko von Datenverlust
Ein weiteres großes Problem von Datensilos ist, dass dadurch Daten schnell verloren gehen können – und zwar gleich auf drei Weisen:
- Daten liegen brach und werden nicht genutzt, obwohl sie an anderer Stelle sehr wertvoll wären.
- Es lässt sich nur eingeschränkt nachvollziehen, wer welche Informationen besitzt, wie bearbeitet – und absichtlich oder versehentlich löscht.
- Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, bleibt das jeweilige Datensilo für immer bestehen oder wird sogar gelöscht. Mit den Mitarbeitenden geht auch ihr Wissen.
Data Governance wird erschwert
Datensilos sind hinderlich, wenn es darum geht, ein Data-Governance-Programm aufzusetzen und somit die effektive sowie richtige und sichere Nutzung der Unternehmensdaten zu garantieren. Die Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Regeln lässt sich nur schwer kontrollieren. Datensilos stellen somit ein Sicherheitsrisiko dar.
Datensilos auflösen – so geht’s!
Wir haben nun gesehen, warum es so wichtig ist, Datensilos aufzulösen beziehungsweise von Beginn an zu verhindern. Wie das geht, erklären wir Ihnen im Folgenden:
1. Datensilo erkennen
Im ersten Schritt geht es darum, bestehende Datensilos im Unternehmen zu erkennen und die Ursachen zu ergründen. So finden Sie schließlich heraus, was genau geändert werden muss:
- Begünstigt die Unternehmensstruktur die Silobildung?
- Ist Silodenken in der Unternehmenskultur verankert?
- Fehlt geeignete Technologie für ein besseres Datenmanagement?
- Erfüllen die genutzten Software-Lösungen nicht die Anforderungen?
2. Unternehmenskultur ändern
Wenn die Mitarbeitenden und Abteilungen in Ihrem Unternehmen in der Regel nur für sich arbeiten, liegt das oft an einer kulturell verankerten Denk- und Arbeitsweise. Dann ist ein Kulturwandel notwendig: Fördern Sie die interdisziplinäre Zusammenarbeit, den kollegialen Austausch und die Transparenz.
Schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, wie Datensilos entstehen, welche Nachteile sie haben und wie sie aufgebrochen werden können. Machen Sie im selben Zuge deutlich, welche Vorteile eine gemeinsame Datennutzung hat und wie jeder und jede einzelne Mitarbeitende davon profitiert.
Die Aufgabe besteht darin, die Teams und Abteilungen dazu zu motivieren, ihre Datenbestände zu öffnen, ihr Wissen zu teilen und ihre Prozesse zu vereinheitlichen.
3. Zentrale Datenbank schaffen
Eine Lösung, um Datensilos aufzubrechen, ist ein Data Warehouse. Damit gemeint ist ein zentrales Datenbanksystem, das Daten aus den unterschiedlichsten Datenquellen sammelt, sodass Sie diese für umfassende Analysen nutzen können.
Wenn Sie Ihre Daten nicht nur analysieren, sondern auch für unterschiedliche Zwecke wie Marketing und Vertrieb nutzen möchten, sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen und Ihr gesamtes Datenmanagement zentralisieren.
Das Ziel ist, einen vollständigen, aktuellen, übersichtlichen und korrekten Datenbestand – eine Single Source of Truth – aufzubauen. Einerseits haben somit alle jederzeit Zugriff auf jegliche Daten, die sie für ihre Arbeit brauchen. Andererseits haben Sie als Unternehmen mehr Kontrolle über die Datenverwaltung und -nutzung.
Eine moderne Master Data Management Software hilft Ihnen dabei,
- die Konsistenz von großen Datenbeständen sicherzustellen
- die Datenqualität zu verbessern
- das Risiko von Datenverlust und -missbrauch zu reduzieren
- Dubletten zu eliminieren
- die Informationssuche zu beschleunigen
- Ressourcen zu sparen (Speicherplatz, Personal, Zeit)
Über das 4ALLPORTAL arbeiten alle Mitarbeitenden selbstständig mit allen benötigten Daten. Gleichzeitig setzen Sie mithilfe von individualisierten Zugriffsrechten und vorgegebenen Richtlinien Ihr Data Governance Framework um
4. Daten aus unterschiedlichen Tools zusammenführen
Es ist durchaus sinnvoll, dass Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Systeme für verschiedene Zwecke und Unternehmensbereiche nutzen, zum Beispiel ein ERP-System zur Ressourcenplanung, eine CRM-Software für die Kundendaten und eine Buchhaltungssoftware für die Buchführung.
Jedoch sollten die Informationen nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Wollen Sie beispielsweise zielgerichtetes Online-Marketing betreiben, benötigen Sie unter anderem Bildmaterial aus dem DAM und Produktdaten aus dem PIM.
Eine Master Data Management Software führt alle Systeme über intelligente Schnittstellen zusammen. Über das 4ALLPORTAL ist zum Beispiel eine Verbindung mit WordPress, SAP, Microsoft, Dropbox und der Adobe Creative Cloud möglich. Das heißt, dass die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen im Unternehmen weiterhin ihre gewohnten Programme nutzen können – jedoch über eine zentrale Plattform.
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Datensilos verhindern mit dem 4ALLPORTAL
Um Datensilos zu verhindern, braucht es zwei Voraussetzungen:
- Eine Unternehmenskultur, die den transparenten, abteilungsübergreifenden Austausch fördert.
- Ein zentrales Datenmanagementsystem, das neben der Datenverwaltung und der Datenanalyse vor allem eine effiziente Nutzung der Unternehmensdaten ermöglicht.
Das 4ALLPORTAL ist eine umfassende Plattform, die jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin nach dem Self-Service-Ansatz selbstständig für vielfältige Zwecke nutzen kann. Dank der Integration zahlreicher Drittsysteme müssen sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln, um Daten unterschiedlicher Art zu pflegen, zu bearbeiten und zu verwenden.
Das 4ALLPORTAL beschleunigt Prozesse, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Produktivität. Gleichzeitig haben Sie durch die Zentralisierung mehr Kontrolle über die Datennutzung und stellen so sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Lassen Sie Datensilos gar nicht erst entstehen und bauen Sie mit 4ALLPORTAL eine Single Source of Truth auf!
