So wichtig ist die Produktdatenpflege für den Erfolg im E-Commerce 

Was sind Produktdaten?

Haben Sie schon einmal davon gehört, dass die Produktdaten eines Online-Shops der Schlüssel zum Erfolg sein können? Aber was genau sind Produktdaten? 

Unter Produktdaten versteht man alle Informationen, die ein Produkt beschreiben. Diese umfassen Dinge wie die Marke, Größe, Gewicht, Material und mehr, sowie Marketingtexte wie die Artikelbeschreibung. 

Diese Informationen werden in Online-Shops präsentiert, um das Produkt bestmöglich zu beschreiben und es dem Kunden einfach zu machen, das richtige Produkt zu finden. Die Produktdaten können auch verwendet werden, um das Sortiment im Shop mithilfe von Suchfiltern zu segmentieren. 

Wenn Sie im Shop selbst nach Produktmerkmalen suchen, werden sie oft als „Produktmerkmale“ oder „Produkteigenschaften“ (z.B. Farbe, Material, Ausführung) bezeichnet. 

Der Unterschied zwischen Produktstammdaten und Produktinformationen

Die Produktstammdaten und Produktinformationen – zwei Konzepte, die eng miteinander verknüpft sind. 

Während Produktinformationen alle beschreibenden Eigenschaften eines Produkts einschließen, sind Produktstammdaten interner Natur und hauptsächlich für unternehmerische Zwecke von Bedeutung. Hierbei kann es sich um Informationen handeln wie Artikelnummern, Einkaufspreise, Lagerorte und Lieferanten. 

Es ist wichtig, eine klare Trennung zwischen beiden zu ziehen, um eine effiziente Verwaltung und Organisation zu garantieren. Trotz ihrer Unterschiede sind die beiden Konzepte jedoch eng miteinander verknüpft und tragen zum Gesamterfolg eines Unternehmens bei. 

Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Produktdaten

Wie bereits erwähnt, stellen viele Unternehmen bei der Produktdatenverwaltung und -pflege eine Herausforderung dar. Folgende Fragen stellen sich dabei häufig: 

• Welche Produktdaten dürfen genutzt werden und welche nicht? 
• Welche Daten sind für den eigenen Shop erforderlich? 
• Woher kommen die benötigten Daten? 
• Wie werden Fehler in den Daten vermieden? 
• Wer ist für die Datenpflege verantwortlich und wie erhält diese Person Zugriffsberechtigungen? 

Besonders Unternehmen mit einem großen Produktangebot und regelmäßigen Neueinführungen stehen vor diesen Herausforderungen. Ähnliche Produkte mit teilweise identischen Daten können dabei zu Überschneidungen führen. 

Wenn beispielsweise mehrere Artikel dieselbe Farbe, Größe und Marke aufweisen, aber nur in Bezug auf das Gewicht voneinander abweichen, kann das für die Verwaltung und Pflege problematisch sein. Da nur die UPC’s als eindeutige Identifikation vorliegen, müssen Mitarbeiter:innen immer die exakte Nummer kennen, um ein Produkt im ERP oder Shop zu finden. 

Vor unserer Vertiefung ins Thema möchte ich kurz aufzeigen, warum die Produktdatenpflege von großer Bedeutung ist. 

Warum ist Produktdatenpflege so wichtig für Online-Shops? 

Wenn wir eine Online-Shop-Optimierung aus einer Marketing- und Vertriebsperspektive angehen und nach Lösungen suchen, um den Absatz zu steigern, konzentrieren wir uns häufig auf die Optimierung von Conversion- und Click-Rates sowie die Skalierung von Traffic-Kampagnen. Diese Maßnahmen folgen dem Grundsatz, dass mehr Besucher und höhere Conversion-Rates zu mehr Verkäufen führen. Obwohl diese Ansätze sinnvoll sind, gibt es möglicherweise einen versteckten Faktor, der einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg des Online-Shops hat und nicht durch Marketing-Maßnahmen verbesserbar ist. 

Aktuelle Studie zeigt: Produktdaten sind das wichtigste Qualitätsmerkmal in Online-Shops

Ein spannender Einblick zeigt eine Umfrage bei Konsumenten, die nach den wichtigsten Qualitätsmerkmalen in einem Online-Shop befragt wurden. 

Da wir nun verstehen, wo wir ansetzen müssen, fragen wir uns: Wo werden eigentlich Produktdaten gepflegt?

Wo werden Produktdaten gepflegt — Warenwirtschaft oder Shop?

Normalerweise werden alle Produktinformationen, auch als „Stammdaten“ bezeichnet, in einem Warenwirtschaftssystem verwaltet. Diese Systeme sind dafür entwickelt, um alle Prozesse im Zusammenhang mit einem Produkt zu verwalten – von der Lieferung und Einführung neuer Produkte bis hin zur Überwachung des Lagerbestands, Logistik und Planung. 

In der Praxis wird oft der Begriff ERP (Enterprise Resource Planning) verwendet, obwohl es feine Unterschiede geben kann, da ein ERP-System auch die Verwaltung von menschlichen Ressourcen ermöglicht, nicht nur von Produkten und Betriebsmitteln. 

Warum die Produktdatenpflege in der Warenwirtschaft fehleranfällig ist 

Die Pflege der Produktdaten in Warenwirtschaftssystemen weist ein großes Problem auf: die hohe Fehleranfälligkeit. Für Unternehmen mit wenigen Produkten ist es einfacher, ihre Produktdaten fehlerfrei zu pflegen, aber die Schwierigkeiten steigen rapide, wenn der Warenbestand wächst.  

Dies liegt daran, dass eine Vielzahl an Produktdaten parallel in verschiedenen Systemen gepflegt werden müssen, wie ERP, Shop, Kataloge und Datenblätter. Unabhängig von der Softwarelösung können Produktänderungen sofort vorgenommen werden, was praktisch ist, aber aufgrund fehlender Freigabeprozesse ist die manuelle Produktdatenpflege sehr fehleranfällig.  

Jeder, der sich entscheidet, die Stammdaten zu ändern, kann dies sofort tun, ohne auf mögliche Auswirkungen zu achten. 

Die Konsequenzen falscher Datenpflege 

Einige mögen behaupten, dass falsche Produktdaten nicht so schlimm sind. Tatsächlich können die Auswirkungen jedoch weitreichender und schlimmer sein, einschließlich Umsatzeinbußen, Verlusten und einem Anstieg der Retouren. 

Nicht empfehlenswert: Produktdatenpflege im Online-Shop 

Direkte Produktdatenpflege im Online-Shop ist keine empfehlenswerte Option, da damit doppelter Aufwand bei der Pflege der Daten verbunden ist. Wenn sich Änderungen am Produkt ergeben, müssen diese zuerst im Shop und anschließend in der Warenwirtschaft vorgenommen werden. 

Optimale Produktdaten-Workflows mit PIM-Systemen 

Mit Abstand die beste Wahl für die Produktdatenpflege und -verwaltung ist ein „Product Information Management“ (PIM), das speziell auf die Anforderungen von Produktherstellern, Retailern und Online-Shops zugeschnitten ist. Doch was genau ist ein PIM? 

Definition: Was ist ein PIM? 

PIM steht für „Product Information Management“ und ist eine spezialisierte Software-Lösung, die Unternehmen bei der zentralen Verwaltung, Strukturierung, Pflege und Verteilung von Produktdaten unterstützt. PIM-Systeme ermöglichen es Unternehmen, alle relevanten Produktinformationen an einem Ort zu speichern und zu verwalten, um diese dann auf verschiedene Kanäle wie den Online-Shop, Print-Kataloge oder Marktplätze zu verteilen. Ein PIM bietet in der Regel erweiterte Funktionen wie Workflow-Management, Datenvalidierung und -bereinigung, Übersetzungsmanagement und Medienverwaltung. 

Vorteile von PIM-Systemen

Produkt-Informations-Management Systeme bieten Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die Bedürfnisse des Nutzers, im Gegensatz zu Warenwirtschaftssystemen, die für alle Produktfamilien und Kategorien die gleichen Datenfelder verwenden. PIM-Systeme ermöglichen eine individuelle Anpassung der Inhalte und die Beschränkung der Sichtbarkeit auf die für uns relevanten Informationen. Zusätzlich bieten sie eine einfache Vergabe individueller Zugriffsrechte und eine Integration mit Drittsystemen über Programmierschnittstellen (z.B. REST API). 

Individuelle Bearbeitungsrechte je nach Rolle

Die meisten PIM-Systeme verfügen über ein anpassbares Rollen- und Rechtemanagement, um Fehler bei der Produktdatenpflege vorzubeugen. Dabei lassen sich Lese- und Schreibrechte für verschiedene Artikel definieren und auch hierarchische Benutzerrollen erstellen. Ein eigener Freigabe-Workflow kann implementiert werden, bei dem beispielsweise Änderungen an der Produktbeschreibung zunächst nur temporär gespeichert werden und dann von einem Produktmanager verifiziert werden müssen, bevor sie im System allgemein sichtbar und verfügbar sind. 

Optimierte Datenstrukturen und automatisierte Arbeitsprozesse  

Die unkomplizierte Integration in bestehende Systeme ist der größte Vorteil von PIM-Systemen für Online-Händler, Retailer, Produkthersteller und Großhändler. Nahezu alle führenden Softwarelösungen verfügen über eine REST API, die den bidirektionalen Datenaustausch ermöglicht und eine Synchronisation zwischen Warenwirtschaft, PIM und Shop erleichtert. So wird die manuelle Produktdatenpflege reduziert und die Fehleranfälligkeit insgesamt verringert. 

Beispielhafter Produktdaten-Workflow 

Durch das Zusammenspiel dieser drei Systeme wäre folgendes Szenario möglich: Wenn ein neues Produkt im Warenwirtschaftssystem angelegt und gespeichert wird, löst dieser Vorgang die Schnittstelle zum PIM aus. Die REST API übermittelt den gesamten Stammdatensatz an das PIM, welches ebenfalls einen neuen Datensatz erstellt. 

Anreicherung von Produktdaten mit Medieninhalten 

Im PIM können zusätzliche Informationen zum Produktdatensatz hinzugefügt werden, die im ERP irrelevant oder unpassend wären. Beispiele hierfür sind Marketinginformationen wie Rabatte, Produktbeschreibungen oder Übersetzungen für internationale Märkte.  

Der Vorteil des PIM liegt nicht nur in der Verwaltung von Textinformationen, sondern auch in der Verwaltung von Mediendaten wie Produktdatenblättern, Anwendungsvideos oder Artikelfotos, was es von der herkömmlichen Warenwirtschaft unterscheidet. 

Nahtlose Integration von PIM und Online Shop 

Die direkte Anbindung an gängige Shopsysteme stellt zweifellos den größten Vorteil für Personen dar, die täglich mit Produktdaten arbeiten. Dadurch dient das PIM nicht nur als Anlaufstelle für Produkt- und Marketing Manager:innen, sondern auch für E-Commerce Verantwortliche und Shop-Manager:innen. 

Die REST-Schnittstelle ermöglicht eine automatisierte Datenanlieferung und Produkterstellung im Shopsystem, was die Produktdatenpflege erleichtert und Zeit im Marketing- und E-Commerce-Team spart. Darüber hinaus lassen sich PIM-Schnittstellen so programmieren, dass alle mit dem Produkt verknüpften Medieninhalte automatisch dem Zielmedium angepasst werden. 

Konkret führt dies zu folgenden Vorteilen: 

• Keine manuelle Skalierung von Produktbildern in Photoshop mehr notwendig 
• Automatische Konvertierung von Bildern in das passende RGB-Farbprofil 
• Automatische Reduzierung von hochauflösenden Fotos auf 72 oder 96 dpi 

Manuelle Aufwände durch PIM reduzieren 

Durch PIM-Systeme können nicht nur Daten in den Online-Shop gesendet, sondern auch synchronisiert werden. Ein Austausch des Hauptproduktfotos eines Artikels kann direkt im PIM durchgeführt werden. Nach dem Austausch des bestehenden Bilds und dessen Speicherung wird es automatisch via REST API mit dem Shop synchronisiert. Das neue Produktfoto wird somit automatisch im Online-Shop angezeigt. 

Freigabe-Workflows vermeiden Fehleranfälligkeit 

Individuelle Freigabe-Workflows können in PIM-Systemen integriert werden, um die Fehleranfälligkeit zu minimieren. Zum Beispiel kann jede Änderung am Produkt eine E-Mail-Benachrichtigung an den zuständigen Product Owner senden. Dieser kann dann ein Review durchführen und die Änderungen freischalten oder ablehnen.  

Bei Freigabe erfolgt die Synchronisation des Produktdatensatzes im Online-Shop automatisch. Wenn die Änderungen abgelehnt werden, können spezifische Anweisungen hinterlegt werden, um Anpassungen vorzunehmen und eine erneute Freigabe zu ermöglichen. Durch solche Workflows können Produktdaten-Workflows verschlankt und an einer zentralen Stelle nachverfolgbar gehalten werden. 

Ein Single Point of Truth und Datenhoheit durch PIM-Software

Das übergeordnete Ziel einer PIM-Lösung ist die Schaffung von Datenhoheit und einem Single Point of Truth für Online-Händler, Retailer und Großhändler. Ein Single Point of Truth bezeichnet dabei einen zuverlässigen Datenbestand, auf den man sich in seiner Korrektheit verlassen kann. Im Kontext der Produktdaten bedeutet das, dass ein zentrales System für die Anreicherung, Verwaltung und Pflege korrekter Produktdaten benötigt wird. 

Datenpflege optimieren: PIM vs. ERP 

Die Meinungen darüber, welches System als einziger Wahrheitspunkt fungieren sollte – ERP oder PIM – gehen auseinander. Es ist wichtig, zwischen Produktstammdaten und Produktinformationen zu unterscheiden.  

Die Stammdaten werden in der Praxis nur selten geändert, während es bei den Produktinformationen, insbesondere in der Planungsphase vor Markteinführung, oft zu zahlreichen Änderungen kommt. Der Sinn und Zweck einer solchen Lösung würde durch die Speicherung all dieser Informationen in der Warenwirtschaft und die ständigen Änderungen widersprochen.  

Wir sind fest davon überzeugt, dass das hauseigene Warenwirtschaftssystem bei der Verwaltung von Stammdaten immer federführend bleiben sollte. Ein Product-Information-Management (PIM) ist hingegen der einzig richtige Ort für alles, was darüber hinausgeht, sei es die Anreicherung, Verwaltung, Bearbeitung, Aufbereitung oder das Teilen von Daten für externe Partner oder Kanäle. 

Schnellere und stressfreiere Produktlaunches dank PIM-Software 

Insgesamt lässt sich sagen, dass Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Produkten durch den Einsatz von PIM-Lösungen erhebliches Optimierungspotenzial haben. Die Vorteile erstrecken sich von einer signifikanten Zeit- und Kosteneinsparung bei der Planung und im Marketing bis hin zur Absatzsteigerung im Vertrieb. Insbesondere zeitliche Verzögerungen bei der Markteinführung neuer Produkte können vermieden werden.

Daniel Lücke

Director Software Solutions

Gemeinsam mit meinen Kollegen versuche ich, unser Produkt jeden Tag besser zu machen und der Partner zu sein, der unseren Kunden hilft, erfolgreich mit ihren Medien- und Produktdaten zu arbeiten.

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