Was ist ein PIM-System? 

Einführung

Produktinformationen sind in Excel-Tabellen, ERP-Systemen, Shops oder lokalen Dateien verschiedener Teams gespeichert. Wenn sich Preise, Spezifikationen oder Produkttexte ändern, müssen die Informationen oft an mehreren Stellen aktualisiert werden. Trotzdem gelangen mitunter veraltete Beschreibungen, falsche Spezifikationen oder unvollständige Produktdaten in Shops, auf Marktplätzen, in Katalogen oder auf der Website.

Ein Product Information Management System (PIM) führt diese Produktinformationen zentral zusammen, hält sie konsistent und stellt sie für die jeweiligen Kanäle bereit. In diesem Beitrag erfährst du, wie Product Information Management funktioniert, wann sich ein PIM-System lohnt und welche Anforderungen eine passende PIM-Lösung erfüllen sollte.

Definition: Product Information Management (PIM)

Ein PIM-System ist eine Softwarelösung, die darauf spezialisiert ist, alle relevanten Produktinformationen zentral zu speicEin PIM-System (Product Information Management System) ist eine Software zur zentralen Verwaltung, Strukturierung, Anreicherung und Bereitstellung von Produktinformationen. Dazu gehören beispielsweise technische Merkmale, Produktbeschreibungen, Varianten, Übersetzungen und kanalspezifische Angaben.

Das Ziel besteht darin, eine verlässliche Datenbasis zu schaffen, aus der Websites, Shops, Marktplätze, Kataloge und weitere Systeme mit aktuellen und vollständigen Produktinformationen versorgt werden können.

Die Produktinformationen werden dabei möglichst medienneutral gepflegt. Das bedeutet, dass ein Produktmerkmal wie Material, Gewicht oder Farbe nicht für Website, Shop und Katalog separat gepflegt werden muss. Stattdessen wird die Information zentral verwaltet und passend für den jeweiligen Verwendungszweck ausgegeben.

In diesem Zusammenhang wird häufig von einer Single Source of Truth gesprochen. Alle beteiligten Teams greifen auf eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis zu.

Wann braucht ein Unternehmen ein PIM-System?

Nicht jedes Unternehmen benötigt automatisch ein PIM-System. Product Information Management wird vor allem dann relevant, wenn Produktinformationen mit bestehenden Dateien, Systemen und manuellen Prozessen nur noch mit hohem Aufwand konsistent gehalten werden können. Je mehr dieser Herausforderungen auf dein Unternehmen zutreffen, desto sinnvoller ist es, den Einsatz eines PIM-Systems genauer zu prüfen.

Typische Anzeichen sind:

Du möchtest das 4ALLPORTAL PIM kostenlos testen?

Dann gehe jetzt den ersten Schritt und reserviere dir ein kostenloses und unverbindliches erstes Kennenlerngespräch, in dem unser Experten Team eure individuellen Anforderungen aufnimmt und euch eine erste Kostenindikation liefert.

Demo buchen

Die Rolle eines PIM-Systems im Unternehmen

Warum ist ein PIM-System für Unternehmen so wichtig? Die Antwort liegt in der Komplexität moderner Geschäftsprozesse. Produktdaten müssen oft in verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Kanäle verfügbar gemacht werden. Ohne ein zentrales System führt dies schnell zu Inkonsistenzen und Fehlern, die Zeit und Geld kosten.

Mit einem PIM-System kannst du die Speicherung und den Zugriff auf Artikelinformationen zentralisieren. Dies bedeutet, dass alle relevanten Daten – sowohl Produktspezifikationen, Datenblätter, Übersetzungen als auch Marketingtexte – an einem einzigen Ort gespeichert werden. Dadurch werden Redundanzen vermieden und die Datenqualität deutlich verbessert. 

Ein weiterer Vorteil ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung vieler Prozesse, die mit der Pflege von Produktinformationen verbunden sind, kannst du dich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren. Ein Product Information Management sorgt dafür, dass deine Produktdaten immer auf dem neuesten Stand sind und für alle Marketing- und Vertriebskanäle bereitstehen.

Die 6 größten Vorteile einer PIM-Software

1. Produktinformationen zentral pflegen

Das Verwalten von Produktdaten kann komplex und zeitaufwendig sein. Ein PIM-System bietet hier eine effiziente LöStatt Produktinformationen mehrfach in verschiedenen Dateien und Anwendungen zu ändern, werden sie an einer zentralen Stelle gepflegt.

Das reduziert doppelte Arbeit und erleichtert es Teams, mit einem einheitlichen Datenstand zu arbeiten.

2. Verbesserung der Datenqualität

Eine hohe Datenqualität ist entscheidend für den Erfolg in der Produktkommunikation. Schlechte Daten führen zu Fehlern, Missverständnissen und letztlich zu Umsatzeinbußen. Pflichtfelder, Regeln und definierte Prozesse helfen dabei, fehlende, veraltete oder inkonsistente Informationen frühzeitig zu erkennen.

Besonders bei großen Sortimenten und vielen Produktvarianten lässt sich die Datenqualität dadurch systematischer steuern.

Durch die zentrale Verwaltung der Daten kannst du sicherstellen, dass alle Änderungen an Produktinformationen sofort in allen Vertriebskanälen übernommen werden. Das bedeutet, dass deine Kunden stets die richtigen Informationen erhalten, egal ob sie online, in einem Print-Katalog oder über eine mobile App einkaufen.

So erhöhst du nicht nur die Zufriedenheit deiner Kunden, sondern auch die Effizienz deiner internen Prozesse.

3. Abläufe und Freigaben strukturieren

Ein PIM kann Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände und Freigaben abbilden. Teams sehen dadurch, welche Informationen bereits vollständig sind und an welchen Produkten noch gearbeitet werden muss.

Statt Abstimmungen über E-Mail, Tabellen oder einzelne Dateien zu koordinieren, werden relevante Arbeitsschritte direkt mit den Produktinformationen verbunden.

4. Integration mit ERP-Lösungen

Die Integration mit ERP-Lösungen ist entscheidend für eine reibungslose Datenverwaltung. Durch die Anbindung an dein ERP-System kannst du sicherstellen, dass alle Produktinformationen zentral verwaltet werden und stets aktuell sind. Ein PIM-System bietet dir die Möglichkeit, alle Daten in einer einzigen Quelle zu speichern und diese dann nahtlos an dein ERP-System weiterzugeben. So wird die Qualität der Daten verbessert und die Verwaltung von Produktinformationen deutlich effizienter gestaltet.

5. Produkte schneller veröffentlichen

Wenn Produktinformationen nicht für jeden Kanal neu zusammengesucht und aufbereitet werden müssen, können sie schneller für Website, Shop, Marktplatz oder Katalog bereitgestellt werden.

Eine zentrale Datenbasis reduziert besonders bei häufigen Sortimentserweiterungen oder internationalen Produktlaunches unnötige manuelle Zwischenschritte.

6. Produktinformationen konsistent über verschiedene Kanäle bereitstellen

Nicht jeder Kanal benötigt exakt dieselben Informationen. So kann ein Marktplatz andere Pflichtangaben verlangen als die eigene Website oder ein Print-Katalog.

Ein PIM ermöglicht die Nutzung einer gemeinsamen Datenbasis und stellt daraus die jeweils benötigten Informationen für unterschiedliche Märkte, Sprachen und Kanäle bereit.

Welche Abteilungen nutzen ein PIM-System?

Ein PIM-System wird von einer Vielzahl von Rollen innerhalb eines Unternehmens genutzt, insbesondere von denen, die mit der Verwaltung und Verbreitung von Produktinformationen betraut sind.

Welche Branchen profitieren besonders von einem PIM-System?

Diese Art der Unternehmenssoftware ist besonders vorteilhaft für Branchen, in denen die Verwaltung großer Mengen an Produktdaten entscheidend ist. Hier einige Beispiele:

PIM-Integrationen und Schnittstellen

Ein entscheidender Vorteil liegt in ihrer Fähigkeit, automatisiert mit anderen Unternehmenssystemen zu interagieren und Daten auszutauschen. Integrationen und Schnittstellen spielen dabei eine zentrale Rolle, um den Informationsfluss zwischen verschiedenen Plattformen zu gewährleisten, darunter:

Diese Verknüpfungen schaffen eine Single Source of Truth, bei der alle Systeme auf dieselben, stets aktuellen Daten zugreifen können. Das minimiert doppelte Dateneingaben und reduziert das Risiko von Inkonsistenzen.

Zudem ermöglicht die Integration mit E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen eine schnelle und unkomplizierte Bereitstellung von Produktinformationen, was besonders für Unternehmen mit umfangreichen Omnichannel-Strategien vorteilhaft ist.

Die Flexibilität einer PIM-Software, verschiedene API-Schnittstellen zu unterstützen, stellt sicher, dass Unternehmen ihre bestehenden IT-Infrastrukturen optimal nutzen können. Dies erleichtert die Implementierung im eigenen „Tech Stack“ und macht den gesamten Datenverwaltungsprozess effizienter und skalierbarer.

Auf diese Weise wird auch die Product Content Syndication, also die Verteilung von produktbezogenem Content, maßgeblich verschlankt.

Product Information Management mit 4ALLPORTAL

Welche Funktionen ein Unternehmen benötigt, hängt von seiner Produktstruktur, seinen Datenquellen, seinen Prozessen und seiner Systemlandschaft ab.

4ALLPORTAL verbindet Product Information Management mit Digital Asset Management auf einer Plattform. Produktdaten können aus verschiedenen Quellen wie ERP, Excel und weiteren zusammengeführt, strukturiert und geprüft werden. Darüber hinaus lassen sich Produktvarianten und -familien abbilden sowie Informationen für unterschiedliche Sprachen, Regionen und Kanäle bereitstellen.

Free Whitepaper

Ultimative PIM-Checkliste

Erfahre wie das 4ALLPORTAL im Vergleich zum Wettbewerb abschneidet und welche Merkmale unsere Software einzigartig macht.

Whitepaper gratis herunterladen

Einführung eines PIM-Systems im Unternehmen

1. Ausgangssituation analysieren

Welche Produktinformationen existieren bereits? Wo liegen sie? Wer pflegt sie? Welche Daten werden tatsächlich benötigt?

2. Zielstruktur definieren

Anschließend wird festgelegt, wie Produkte, Varianten, Kategorien, Attribute, Sprachen und Beziehungen künftig aufgebaut werden sollen.

3. Systeme und Daten verbinden

Bestehende Daten werden bereinigt und migriert. Gleichzeitig werden notwendige Schnittstellen zu ERP, DAM, Website, Shop oder anderen Anwendungen eingerichtet.

4. Rollen und Prozesse festlegen

Wer darf welche Informationen bearbeiten? Wer prüft Daten? Welche Freigaben müssen vor einer Veröffentlichung erfolgen? Klare Verantwortlichkeiten sind ebenso wichtig wie die technische Konfiguration.

5. Schrittweise ausrollen

Je nach Projekt kann es sinnvoll sein, zunächst mit einem begrenzten Sortiment, einem Markt oder ausgewählten Prozessen zu starten und die Lösung anschließend weiter auszurollen.

Kostenlose Testphase

Eine unverbindliche Testphase ist eine gute Möglichkeit, die Funktionen der Software kennenzulernen und herauszufinden, ob es den Anforderungen eures Unternehmens gerecht wird. In dieser Phase könnt ihr das System testen, Testdaten importieren und erste Workflows einrichten.

Durch die unverbindliche Testphase erhältst du wertvolle Einblicke in die Funktionsweise des Systems und kannst mögliche Anpassungen vor der endgültigen Implementierung vornehmen. So stellst du sicher, dass das PIM-System optimal auf die Bedürfnisse deines Unternehmens abgestimmt ist.

Key Takeaways

Fazit

Ein PIM-System ist nicht automatisch für jedes Unternehmen notwendig. Relevant wird es vor allem dann, wenn Produktinformationen auf mehrere Systeme und Dateien verteilt sind, manuelle Pflege viel Zeit beansprucht oder Produkte für verschiedene Märkte, Sprachen und Kanäle aufbereitet werden müssen.

Ein PIM schafft dafür eine gemeinsame Datenbasis und strukturiert die Prozesse von der Datenpflege bis zur Bereitstellung.

Vor der Auswahl einer Lösung sollten Unternehmen deshalb zunächst ihre Produktstruktur, Datenquellen, beteiligten Teams, benötigten Schnittstellen und Veröffentlichungsprozesse analysieren. Daraus lässt sich ableiten, welche Funktionen ein PIM tatsächlich erfüllen muss.

Wenn du bereits weißt, welche Anforderungen für dein Unternehmen wichtig sind, kannst du dir im nächsten Schritt ansehen, wie 4ALLPORTAL diese Aufgaben abbildet.