Mehr Effizienz, weniger Aufwand – entdecke die KI-Funktionen für DAM & PIM.
Entdecke, wie die Plattform euer Wachstum fördert und mit minimalem Aufwand nahtlose Erlebnisse für Kunden und Partner in eurem Use Case liefert.
„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried SchneiderCMO, Red Dot Design
Sie lassen für Ihr Unternehmen regelmäßig eine Vielzahl an unterschiedlichen Printprodukten für die Geschäftsausstattung oder zu Werbezwecken drucken? Zusätzlich müssen Sie diese je nach Standort individualisieren? Für Ihre Marketingabteilung heißt das: Es trudeln ständig Anfragen für entsprechende Anpassungen von Vertriebspartnern und Mitarbeitenden aus Ihren internationalen Niederlassungen ein. Diese zu bearbeiten, kostet Zeit und Geld. Wesentlich schneller, einfacher und kostengünstiger geht die Produktion von individualisierten Printprodukten und Werbemitteln mithilfe von Web-to-Print-Lösungen. Stellen Sie darüber hinaus eine intelligente Verknüpfung zu Ihrem Digital Asset Management System her, schaffen Sie optimale, automatisierte Produktionsworkflows. Wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert.
Inhaltsverzeichnis
In einer sehr weit gefassten Definition meint Web-to-Print, auch Web2Print oder W2P, die Online-Beauftragung von Druckprodukten. Das können Geschäftsartikel wie Mappen, Visitenkarten und Briefpapier oder allerlei Werbemittel wie Plakate, Flyer, Broschüren, Aufsteller und Banner sein.
Diese Definition umfasst die unterschiedlichsten Funktionen des Online-Drucks:
In einem Web-to-Print-Shop vorgefertigte Lagerprodukte oder Print-on-Demand-Artikel bestellen
Druckprodukte konfigurieren und Druckdateien hochladen
Designvorlagen online bearbeiten und bestellen
Werbemittel individuell in einem Online-Editor erstellen
Wir wollen in diesem Beitrag vor allem auf solche Web-to-Print-Lösungen näher eingehen, mit denen Sie in einem firmeneigenen Web-to-Print-Shop individualisierte Drucksachen auf Basis von vorgefertigten Druckvorlagen erstellen. Anschließend übermitteln Sie die Druckdaten automatisch an Ihre Partnerdruckerei.
Solche Web-to-Print-Shops, die eigens für das Unternehmen konzipiert sind, nennt man auch Closed Shops. Hier haben lediglich Mitarbeitende, Partner und andere Nutzer mit entsprechender Berechtigung Zugriff. Open Shops sind dagegen prinzipiell für jeden über das Internet zugänglich.
Web-to-Print-Anwendungen bestehen aus drei zentralen Komponenten: einem Online-Shop, einem Editor und einer Datenbank. Der Editor dient als Werkzeug, um die vorgefertigten Druckvorlagen zu öffnen und zu bearbeiten. Über die Datenbank versorgen Sie den Editor mit allen notwendigen Daten: Neben den Templates sind das zum Beispiel Bilder, Videos, Texte und Adressen. Im integrierten Online-Shop, Ihrem firmeneigenen Closed Shop, bestellen Sie schließlich die individuell gestalteten Drucksachen.
Und so funktioniert der Online-Druck über das Web-to-Print-System Schritt für Schritt:
Schritt 1: Druckvorlagen (Templates) für unterschiedliche Marketing-Materialien erstellen und im Web-to-Print-System hinterlegen.
Schritt 2: Passende Vorlage für gewünschtes Printprodukt auswählen.
Schritt 3: Vorlage im Online-Editor individuell anpassen, ergänzen und aktualisieren.
Schritt 4: Fertiges Printprodukt speichern.
Schritt 5: Druckdaten direkt online an Druckerei übermitteln, Produkt in der benötigten Auflage bestellen und liefern lassen.
Schritt 6: Drucksachen in Empfang nehmen, an die Points of Sale verteilen und erfolgreiches Marketing betreiben!
Web-to-Print ist eine einfache und kostengünstige Lösung, um individualisierte Druckprodukte zu erstellen. Sie profitieren von folgenden Vorteilen:
Zusammensuchen von passenden Assets. Stattdessen profitieren Sie von einer kürzeren Time-to-Market und realisieren Ihre Web-to-Print-Projekte in wenigen Klicks und mit nur einer Plattform.
Nie wieder lange suchen!
Beschleunige und optimiere dein Marketing mit einem DAM. Finde Assets in Höchstgeschwindkeit, indem du doppelte Dateien vermeidest, Berechtigungskonzepte etablierest oder Bilder automatisiert durch die KI mit Schlagworten versiehst. Nie wieder lang nach Dateien suchen, lieber das Whitepaper lesen.
Vor allem dezentral organisierte Unternehmen mit einem großen Netzwerk an Vertriebspartnern, Niederlassungen und Filialen profitieren von Web-to-Print-Lösungen. Web-to-Print ermöglicht es den verschiedenen Standorten, eigenständig Druckprodukte on demand zu erstellen. Diese schneiden sie individuell auf die regionalen und lokalen Anforderungen sowie Kundengruppen zu. Das ist die Voraussetzung, um erfolgreiches lokales Marketing zu betreiben.
Dabei entfallen lange Umwege über die zentrale Marketing- oder Designabteilung. Auch kleinere Unternehmen kennen das Problem von überlasteten Designteams und zu komplexen Prozessen beim Management ihrer Assets und Marketing-Materialien. Daher rechnet sich die Investition in eine passende Web-to-Print-Lösung auch für sie.
Stellen wir uns als Beispiel ein Unternehmen wie die profine GmbH vor. Der Hersteller von Profilen für Fenster und Türen produziert und vertreibt eine Vielzahl an Produkten unter drei Marken auf der ganzen Welt. 3500 Mitarbeitende zählt das Unternehmen, davon begleiten wir nun eine Außendienstmitarbeiterin bei ihrem Arbeitsalltag.
Für erfolgreiche Beratungs- und Verkaufsgespräche mit neuen sowie bestehenden Kunden in ihrem zuständigen Verkaufsgebiet braucht die Mitarbeiterin regelmäßig geeignete Printprodukte. Das sind beispielsweise Visitenkarten mit ihren persönlichen Kontaktdaten und Prospekte mit aktuellen Produkten und regionalen Preisen.
Ohne Web-to-Print-Lösung meldet sich die Außendienstmitarbeiterin nun jedes Mal, wenn Sie ein bestimmtes Druckprodukt braucht, bei ihren Kollegen und Kolleginnen in der Marketingabteilung oder im Einkauf. Mit diesen tauscht sie dann mehrere E-Mails aus, um die Details abzustimmen. Danach erstellen die Zuständigen das gewünschte Printprodukt, geben es bei einer Druckerei in Auftrag und schicken es schließlich an den Standort der Außendienstmitarbeiterin. Bis dahin sind unter Umständen einige Wochen vergangen.
Mit einem Web-to-Print-System loggt sich die Außendienstmitarbeiterin einfach über den Browser an ihrem Laptop in den Web-to-Print-Shop ihres Unternehmens ein. Dort ruft sie beispielsweise die Vorlage für Visitenkarten auf. In diese pflegt sie selbstständig ihre Kontaktdaten ein, übermittelt die fertige Druckdatei unmittelbar an die Partnerdruckerei und lässt die neuen Visitenkarten direkt zu sich versenden. Und das alles noch am selben Tag.
Je nach Lieferzeit der Druckerei ist die Außendienstmitarbeiterin schon nach kürzester Zeit wieder mit Visitenkarten versorgt und kann sich erfolgreich mit Kunden aus der Region vernetzen.
Wie genau unser Kunde profine GmbH mithilfe unserer 4ALLPORTAL-Lösung sein globales Produktions- und Vertriebsnetzwerk mit Assets bedient und diese professionell verwaltet, können Sie in unseren Success Stories nachlesen.
Nehmen wir wieder unsere Außendienstmitarbeiterin vom vorherigen Beispiel: Noch einfacher wird ihr Workflow, wenn sie im Online-Editor des Web-to-Print-Systems nicht jedes Mal aufs Neue ihre Daten manuell in die Vorlagen einpflegen muss, sondern diese schon im System hinterlegt sind. Die passenden Datensätze wählt sie dann einfach mit wenigen Klicks aus und vervollständigt ihre Visitenkarten somit völlig automatisch.
Verknüpfen Sie hierzu Ihr Digital Asset Management System und Product Information Management System mit einer Web-to-Print-Lösung und nutzen Sie den Chili Publisher Connector für 4ALLPORTAL DAM.
Chili Publisher ist ein Web2Print-Online-Editor des Software-Anbieters CHILI publish, mit dem Sie Vorlagen für Ihre Marketing-Materialien erstellen und bearbeiten. Über die Schnittstelle zum 4ALLPORTAL DAM-System haben Sie dabei direkten Zugriff auf all Ihre Assets, Medien und Daten.
Ob Bilder, Videos, Texte, Produktdaten oder Kontaktdaten und Adressen – ziehen Sie diese einfach per „Drag and Drop“ in Ihre Templates und erhalten Sie automatisch druckfertige Printprodukte.
Die erstellten Marketing-Materialien speichern und verwalten Sie wiederum übersichtlich in Ihrem DAM-System.
Die Schnittstelle zwischen DAM und Chili Publisher sorgt für reibungslose Abläufe bei der Produktion und Verwaltung all Ihrer Marketing-Materialien.
Durch die Chili Publisher Integration in 4ALLPORTAL DAM schaffen Sie eine zentrale Plattform zur Erstellung von hochwertigen Druckprodukten. Sowohl das DAM als auch das Web-to-Print-System sind standortunabhängig online zugänglich. So können alle Mitarbeitenden an unterschiedlichen Niederlassungen, Vertriebspartner oder Händler auf ihre Bedürfnisse abgestimmte Drucksachen erstellen. Die konkreten Zugriffsberechtigungen legen Sie nach Bedarf individuell fest.
Das DAM- und PIM-System ist dabei Ihre zentrale Datenquelle, sodass Sie bei der Anpassung Ihrer Printprodukte stets auf korrekte und aktuelle Daten zurückgreifen.
Der effizienteste Weg zu perfekten Produktdaten
Auf welche Faktoren kommt es an, wenn dein Unternehmen ein reibungsloses Produktdaten-Management in verteilten Teams umsetzen möchte? Sichere dir noch heute den effizientesten Weg zu perfekten Produktdaten und steigere die Qualität deiner Unternehmensinformationen. Beginne jetzt!
Die Chili Publisher Integration ermöglicht es, Assets zwischen den Systemen unkompliziert auszutauschen. Ändern Sie Ihre Datensätze im DAM-System, aktualisieren sich die Dokumente im Editor automatisch. So arbeiten Sie stets mit aktuellen Versionen.
Über Web-to-Print-Systeme erstellen auch Mitarbeitende ohne Designkenntnisse Printprodukte – und das völlig fehlerfrei. Die Templates sind von Ihrem kompetenten Designteam erstellt und vorab von der Druckerei abgenommen, sodass es im Nachhinein keine unschönen Überraschungen, wie zum Beispiel Farbabweichungen, gibt. Das automatische Ausfüllen der Templates durch das DAM-System hält die manuellen Anpassungen zudem in Grenzen. Auch an dieser Stelle entstehen somit keine inhaltlichen oder formalen Fehler.
Sorgen Sie für eine kontrollierte und gesteuerte Erstellung von Marketing-Materialien, die alle Brand-Vorgaben erfüllen und dem Corporate Design entsprechen. Das Layout ist durch die Druckvorlagen vorgegeben, ebenso entsprechen die im DAM-System verwalteten Assets allen Anforderungen. Durch zusätzliche Meta-Informationen sowie Zugriffsberechtigungen stellen Sie eine korrekte Verwendung sicher.
Alle genannten Punkte sorgen letztendlich für eine enorme Zeit- und Kostenersparnis. Viele Zwischenschritte entfallen, darunter langwierige Absprachen mit der Marketingabteilung und den Druckereien oder das Zusammensuchen von passenden Assets. Stattdessen profitieren Sie von einer kürzeren Time-to-Market und realisieren Ihre Web-to-Print-Projekte in wenigen Klicks und mit nur einer Plattform.
Dominic Vieregge
Director Service Operations
Das 4ALLPORTAL ist ein echtes Kraftpaket und erleichtert die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Ich zeige Ihnen, wie Sie dieses Potenzial auch in Ihrem Unternehmen umsetzen.
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Web-to-Print (W2P) ist eine Technologie, um über das Internet individualisierte Druckprodukte wie Visitenkarten, Flyer, Plakate und mehr zu erstellen.
In einem Web-to-Print-Online-Shop stehen Ihnen Druckvorlagen für unterschiedliche Werbemittel zur Verfügung. Diese bearbeiten und konfigurieren Sie über einen einfach zu bedienenden Online-Editor. Nach der Fertigstellung übermitteln Sie Ihre personalisierten Druckdateien online an die Druckerei, die sich unmittelbar an den Druck macht.
Closed-Web-to-Print-Shops sind firmeneigene Online-Shops zur Bestellung von Printprodukten. Auf das Closed-Shop-System haben nur berechtigte Personen Zugriff, zum Beispiel Mitarbeitende und Vertriebspartner.
Mit Web-to-Print-Systemen produzieren Sie sehr einfach, schnell und kostengünstig die vielfältigsten Drucksachen – und das direkt online. Diese individualisieren Sie ganz nach Ihren Vorstellungen, sodass Sie für jede Marketing-Kampagne abgestimmte Werbemittel erhalten.