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„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried SchneiderCMO, Red Dot Design
Erfahre, wie Datenharmonisierung deine Geschäftsprozesse optimiert und deine Abteilung bei der Informationsharmonisierung unterstützt.
Die Vereinheitlichung von Daten spielt eine zentrale Rolle in der heutigen Unternehmenswelt. Doch was genau bedeutet das? Kurz gesagt, beschreibt die Harmonisierung der zu transferierenden Informationen den Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen Quellen in eine konsistente Form gebracht werden.
Unternehmen müssen dabei zahlreiche Datensätze aus mehreren Systemen so anpassen, dass sie einheitlich und eindeutig genutzt werden können. Das ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen an mehreren internationalen Standorten operiert.
Mitarbeiter in allen Standorten und Abteilungen sollten auf dieselben, korrekt interpretierten und genutzten Informationen zugreifen können, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden. Warum ist dieser Schritt so wichtig?
Effiziente Datenstrukturen, bei denen vorhandene Daten über alle Systeme hinweg konsistent sind, führen zu einem optimierten Datenmanagement. Es sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit, reduziert den Arbeitsaufwand und spart Zeit und Kosten.
In diesem Artikel erfährst du, warum die Vereinheitlichung ein Erfolgsfaktor in Unternehmen ist und wie sie zur Optimierung der Geschäftsprozesse beiträgt.
Datenvereinheitlichung bedeutet, unterschiedliche Informationen aus verschiedenen Quellen in eine konsistente und klare Struktur zu bringen. Das umfasst die Analyse, bei der Daten zuerst analysiert und deren Datenfelder definiert werden.
Verschiedene Systeme nutzen unterschiedliche Datentypen für gleiche Informationen, und es bedarf eines einheitlichen Verständnisses dieser Datentypen. Die zentrale Herausforderung besteht darin, Datensätze so zu definieren, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsgehalt erhalten.
Ein Unternehmen arbeitet oft mit vielen Datenquellen, die durch unterschiedliche Abteilungen, Standorte und Systeme entstehen. So speichern die einen Systeme nur ein Objekt für Business Partner wie Kunden und Lieferanten, während andere Systeme eigene Businessobjekte für Kunden, Interessenten und Lieferanten verwenden.
Diese Unterschiede führen oft zu Inkonsistenzen und erschweren die Datenvereinheitlichung. Eine globale Struktur für Business-Prozesse über Applikationsgrenzen hinweg ohne Medienbrüche ist notwendig, damit die Daten in allen Abteilungen genutzt und interpretiert werden können. Datenmanagement umfasst dabei nicht nur die Harmonisierung, sondern auch ein klares Mapping zwischen den Systemen.
Einheitliche und standardisierte Daten wie Zahlungsbedingungen sind entscheidend, wenn es um Datenqualität und Konsistenz geht. Ein konsistentes Datenmodell ist die Grundlage für klare und effiziente Kommunikation innerhalb eines Unternehmens.
Ein unternehmensweites Verständnis der Daten ermöglicht es, die Informationen richtig und sinnvoll zu nutzen. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Standorten können auf die gleichen Informationen zugreifen und diese korrekt interpretieren.
Ein Beispiel für gleichartige Datenformate ist die Nutzung eines zentralen Modells für Kundendaten. Hierbei sind standardisierte Felder wie Name und Adresse einheitlich in allen genutzten Systemen hinterlegt. Durch diese Vereinheitlichung lassen sich Informationen harmonisiert verwenden und nahtlos weiterverarbeiten.
Voraussetzung für eine fehlerfreie Nutzung ist, dass Daten einmalig erstellt („Create Once“) und in allen Anwendungen genutzt werden („Use Everywhere“).
Die Standardisierung von Informationen ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Sie schafft eine Basis für zuverlässige und transparente Geschäftsprozesse. Häufig wird die Harmonisierung der transferierenden Informationen in Geschäftsprozessen unterschätzt, obwohl sie erheblich zur Effizienzsteigerung und Fehlervermeidung beitragen kann. Durch die Harmonisierung wird sichergestellt, dass alle Abteilungen mit den gleichen Datensätzen arbeiten. Ein gut abgestimmtes Datenmanagement ist daher ein Wettbewerbsvorteil.
Standardisierte Datenprozesse tragen dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal einzusetzen. Wenn Datensätze einheitlich strukturiert sind, lassen sie sich leichter automatisiert verarbeiten, was den Aufwand für manuelle Eingriffe verringert.
Ein weiterer Vorteil ist die Reduzierung redundanter Informationen, da Abteilungen auf die gleichen Daten zugreifen können und nicht mehrfach dieselben Informationen erfassen müssen.
Ein „Best of Breed“-Ansatz bedeutet, dass Unternehmen für verschiedene Geschäftsbereiche gezielt die besten Softwarelösungen auswählen, anstatt sich auf eine umfassende All-in-One-Plattform zu verlassen. Dieser Ansatz bietet die Möglichkeit, für spezifische Aufgaben wie CRM, ERP oder Datenanalyse auf spezialisierte Systeme zu setzen, die in ihrer jeweiligen Funktionalität besonders leistungsfähig sind.
Allerdings bringt dieser Ansatz auch Herausforderungen mit sich. Bei der Nutzung mehrerer spezialisierter Systeme müssen Daten harmonisiert und aufeinander abgestimmt werden, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten. Damit eine fehlerfreie Nutzung über Systemgrenzen hinweg gelingt, ist ein starkes Datenmanagement erforderlich.
Es muss sichergestellt werden, dass Informationen aus den verschiedenen Anwendungen konsistent sind und über Applikationsgrenzen hinweg ohne Medienbrüche genutzt werden können. Hierbei ist die Vereinheitlichung der Datenstrukturen und ein effizientes Mapping der Informationen entscheidend.
Der „Best of Breed“-Ansatz kann Unternehmen so einen klaren Wettbewerbsvorteil verschaffen, da er die Stärken spezialisierter Systeme optimal nutzt und gleichzeitig die Voraussetzungen für eine effiziente, harmonisierte Datenstruktur schafft.
Für international tätige Unternehmen stellt die Vereinheitlichung von Daten eine besondere Herausforderung dar. Internationale Standorte verwenden oft identische Applikationen, die jedoch völlig unterschiedlich konfiguriert und an lokale Bedürfnisse angepasst sind.
So kann es vorkommen, dass dieselben Daten in unterschiedlichen Systemen individualisiert und variierend vorliegen. Die Situation wird noch zusätzlich durch mehrere Inkonsistenzen in den Datensätzen erschwert.
Eine globale Datenstruktur ermöglicht es, Informationen weltweit kohärent zu nutzen und Anpassungen schneller umzusetzen.
Unternehmen können dadurch sicherstellen, dass alle Standorte auf die gleichen qualitätsgesicherten Daten zugreifen und diese ohne Medienbrüche nutzen. Auch der Workflow zwischen Standorten wird dadurch verbessert, da die Anforderungen an die Applikationsintegration erfüllt werden.
Die Standardisierung internationaler Daten bietet großes Potenzial, da sie ermöglicht, Prozesse weltweit kohärent zu steuern.
Der größte gemeinsame Vielfache und beim kleinsten gemeinsamen Vielfachen müssen dabei im globalen Kontext definiert werden, damit die jeweiligen Systeme die Daten korrekt austauschen können.
Durch ein einheitliches Verständnis der Unternehmensinformationen kann das Datenmodell so gestaltet werden, dass es unternehmensweit akzeptiert wird.
Gleichartige Daten fördern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Standorten. Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen können die Daten interpretieren und verstehen, ohne dass es zu Missverständnissen kommt.
Damit Prozesse identisch verstanden werden, reicht es von A bis Z, eine gemeinsame Datenstruktur zu schaffen und diese regelmäßig zu bereinigen. Eine erfolgreiche Datenstruktur ermöglicht auch eine bessere Integration der verschiedenen Systeme.
Das Ziel sollte sein, Daten einmalig zu erfassen und diese dann in allen relevanten Anwendungen zu verwenden („Create Once, Use Everywhere“). Dadurch wird der Aufwand für die Datenpflege minimiert und die Datenqualität verbessert.
Stammdaten sind das Fundament zahlreicher Geschäftsprozesse und umfassen wesentliche Informationen über Produkte, Kunden, Lieferanten und andere zentrale Geschäftseinheiten. In Unternehmen werden diese Daten oft in verschiedenen Systemen genutzt:
SAP und ERP-Systeme verwalten finanzielle und logistische Prozesse, während DAM-Systeme (Digital Asset Management) digitale Inhalte wie Bilder und Videos speichern und PIM-Systeme (Product Information Management) umfassende Produktinformationen für Marketing und Vertrieb bereitstellen.
Durch die Nutzung all dieser Systeme wird eine zentrale Quelle für Stammdaten notwendig, um einen konsistenten und umfassenden Datenzugriff zu gewährleisten.
Um sicherzustellen, dass Stammdaten systemübergreifend konsistent und aktuell bleiben, ist eine umfassende Harmonisierung dieser Daten erforderlich. Das Ziel ist, Informationen wie Produktbeschreibungen, Kundenprofile und Lieferantendetails zu synchronisieren, sodass sie in allen Systemen ohne Abweichungen und Inkonsistenzen genutzt werden können.
Dies reduziert den Arbeitsaufwand für manuelle Anpassungen und steigert die Effizienz erheblich. Eine harmonisierte Stammdatenstruktur schafft einen Golden Record in der „Single Source of Truth“, die es Unternehmen ermöglicht, auf eine einheitliche und verlässliche Datenbasis zuzugreifen.
So werden Geschäftsprozesse optimiert und Unternehmen können ihre Ressourcen gezielt und erfolgreich einsetzen.
Data Governance spielt eine zentrale Rolle bei der Harmonisierung und Verwaltung von Stammdaten über verschiedene Systeme hinweg, wie SAP, ERP, DAM und PIM. Sie umfasst die Prozesse, Verantwortlichkeiten und Richtlinien, die dafür sorgen, dass Daten im gesamten Unternehmen konsistent, genau und sicher bleiben.
Ohne klare Data-Governance-Richtlinien ist es schwierig, eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, da unterschiedliche Abteilungen und Systeme ihre eigenen Datenstandards und -praktiken anwenden könnten.
Eine einheitliche Datenstruktur ist ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen. Durch die Konsolidierung und Angleichung von Informationen lassen sich Arbeitsprozesse optimieren und die Effizienz steigern.
Unternehmen, die ihre Informationsprozesse angleichen, sind besser auf die Herausforderungen der Digitalisierung vorbereitet. Eine konsistente Datenbasis bildet die Grundlage für ein reibungsloses und effizientes Informationsmanagement und trägt dazu bei, dass die Informationen in allen Abteilungen und Systemen zuverlässig genutzt werden können.
Die Investition in eine gemeinsame Datenstruktur zahlt sich langfristig aus – in Form von mehr Effizienz, besserer Zusammenarbeit und einem höheren Qualitätsstandard der Unternehmensdaten.
Dominic Vieregge
Director Service Operations
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