Golden Record

Was ist ein Golden Record?

Ein Golden Record ist die vollständigste, aktuellste und vertrauenswürdigste Version eines Datensatzes zu einer bestimmten Entität. Eine solche Entität kann beispielsweise ein Produkt, ein Kunde, ein Lieferant oder ein Standort sein.

Ein Golden Record entsteht, indem Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammengeführt, eindeutig zugeordnet, bereinigt und nach definierten Qualitätsregeln geprüft werden. Doppelte, widersprüchliche oder veraltete Angaben werden erkannt und nach festgelegten Regeln aufgelöst. So entsteht eine fundierte und verlässliche Datenbasis für alle Systeme und Ausgabekanäle deines Unternehmens.

Für ein Produkt kann der Golden Record unter anderem folgende Informationen enthalten:

Der Golden Record ist somit mehr als nur eine zentrale Kopie vorhandener Daten. Er ist der geprüfte und freigegebene Datensatz, auf den sich Fachbereiche, Systeme und Ausgabekanäle verlassen können.

Idealerweise ist außerdem jederzeit nachvollziehbar, aus welcher Quelle ein Wert stammt, wann er zuletzt aktualisiert wurde und welche Bearbeitungs- oder Freigabeschritte erfolgt sind. Dieser Vorgang wird als Data Lineage bezeichnet.

Golden Record und Single Source of Truth: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Golden Record und Single Source of Truth werden häufig gleichgesetzt. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Aspekte einer verlässlichen Datenbasis.

Die Single Source of Truth ist das Prinzip, der Golden Record das qualitätsgesicherte Ergebnis. Ein PIM kann der Ort sein, an dem dieser Golden Record für Produktinformationen konsolidiert, gepflegt und bereitgestellt wird.

Eine Single Source of Truth bedeutet nicht zwangsläufig, dass alle Informationen physisch in einem einzigen System gespeichert werden müssen. So kann das ERP für Preise, das PLM für technische Spezifikationen und das DAM für digitale Assets fachlich führend sein. Wichtig ist, dass für jede Information eine autoritative Quelle definiert ist und die nachgelagerten Systeme wissen, welcher Wert gültig ist.

Warum benötigen Unternehmen einen Golden Record für Produktdaten?

Mit steigender Produktanzahl und wachsender Systemlandschaft nimmt die Komplexität der Produktdatenverwaltung zu. Produktinformationen entstehen in der Regel in verschiedenen Abteilungen und Systemen:

• Ein ERP wie SAP liefert Materialnummern, Preise, Gewichte oder Mengeneinheiten.
• Das PLM verwaltet technische Spezifikationen und Informationen zum Produktlebenszyklus.
• Lieferanten stellen Beschreibungen, Zertifikate oder Sicherheitsdatenblätter bereit.
• Ein Digital Asset Management (DAM) enthält Produktbilder, Videos, Zeichnungen und weitere digitale Assets.
• Marketing und Produktmanagement erstellen Verkaufstexte, Übersetzungen, SEO-Daten und kanalspezifische Inhalte.

Wenn es keinen verbindlichen Datenstand gibt, entstehen schnell mehrere Versionen desselben Produkts. So verwendet das Marketing möglicherweise eine andere Beschreibung als der Vertrieb, im Webshop fehlen technische Angaben oder im aktuellen Katalog ist noch ein veraltetes Produktbild hinterlegt.

Das kann zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand führen, Produktveröffentlichungen verzögern, Rückfragen im Vertrieb verursachen oder die Customer Experience beeinträchtigen.

Ein Golden Record schafft deshalb eine gemeinsame und verlässliche Grundlage für alle Beteiligten und Ausgabekanäle.

Wie entsteht ein Golden Record für Produktinformationen?

Ein Golden Record entsteht nicht allein dadurch, dass Daten an einem zentralen Ort gespeichert werden. Vielmehr müssen Informationen zusammengeführt, fachlich bewertet, geprüft und dauerhaft aktuell gehalten werden.

1. Relevante Datenquellen anbinden

Zunächst wird ermittelt, aus welchen Systemen die benötigten Produktinformationen stammen. Mögliche Quellen sind ERP-, PLM- oder DAM-Systeme, Lieferantenportale, Datenbanken oder bestehende Tabellen.

Gleichzeitig sollte dokumentiert werden, welche Informationen aus welcher Quelle übernommen werden.

Gerade bei ERP-Daten ist eine automatisierte ERP-PIM-Integration sinnvoll. Dadurch lassen sich Stammdaten aus SAP oder anderen ERP-Systemen ohne manuelle Excel-Zwischenschritte übernehmen und synchronisieren.

2. Informationen eindeutig zuordnen

Damit Daten aus verschiedenen Quellen korrekt zusammengeführt werden können, müssen sie zunächst eindeutig demselben Produkt zugeordnet werden.

Im einfachsten Fall erfolgt dies über eine gemeinsame Artikel-, Material- oder Produktnummer. Werden in verschiedenen Systemen unterschiedliche Identifikatoren verwendet, müssen diese über Mapping- oder Matching-Regeln miteinander verknüpft werden.

3. Daten standardisieren und bereinigen

Unterschiedliche Formate, Schreibweisen und Maßeinheiten werden vereinheitlicht. Gleichzeitig müssen Dubletten, ungültige Werte und widersprüchliche Angaben erkannt werden.

Aus „0,45 kg“, „450 g“ und „450 Gramm“ kann so ein einheitlich strukturierter Wert entstehen.

4. Quellenprioritäten und Konfliktregeln definieren

Wenn mehrere Systeme Informationen zum selben Attribut enthalten, muss festgelegt sein, welche Quelle im Konfliktfall Vorrang hat.

Wenn das ERP beispielsweise ein Produktgewicht von 450 Gramm und das PLM 470 Gramm meldet, benötigt das Unternehmen eine eindeutige Regel. Für technische Gewichtsangaben könnte das PLM als die fachlich führende Quelle definiert sein.

Solche Regeln werden häufig als Source-Priority- oder Survivorship-Regeln bezeichnet.

5. Fehlende Informationen ergänzen

Der Datensatz muss alle Informationen enthalten, die für die vorgesehenen Anwendungsfälle benötigt werden. Fehlende Beschreibungen, Übersetzungen, Klassifikationen oder digitale Assets können deshalb gezielt ergänzt werden.

Welche Angaben erforderlich sind, hängt häufig vom jeweiligen Kanal, Markt oder Produktsegment ab.

6. Datenqualität überprüfen

Mithilfe von Validierungsregeln und Vollständigkeitsprüfungen wird sichergestellt, dass Pflichtfelder ausgefüllt, Werte korrekt formatiert und notwendige Informationen vorhanden sind.

Die Datenqualität kann anhand der Kriterien Vollständigkeit, Aktualität, Konsistenz und Validität beurteilt werden.

7. Verantwortlichkeiten und Freigaben festlegen

Wer Informationen bearbeiten, prüfen und freigeben darf, muss klar geregelt sein.

Diese Regeln sind Teil einer übergeordneten Data-Governance-Strategie. Sie definiert Verantwortlichkeiten, Prozesse und Richtlinien für den Umgang mit Daten und schafft die organisatorische Grundlage für einen dauerhaft verlässlichen Golden Record.

Dadurch wird verhindert, dass ungeprüfte Daten veröffentlicht werden. Zudem bleiben Änderungen und Entscheidungen nachvollziehbar.

8. Änderungen synchronisieren und Daten verteilen

Nach der Freigabe wird der aktuelle Produktdatensatz für Webshops, Marktplätze, Kataloge, CRM-Systeme, Apps, Vertriebsportale und weitere Kanäle bereitgestellt.

Um den Golden Record aktuell zu halten, müssen Änderungen aus fachlich führenden Systemen zuverlässig übernommen werden. Je nach Architektur kann dies über Schnittstellen, ereignisbasierte Synchronisationen oder regelmäßige Importe erfolgen.

Die Erstellung eines Golden Records ist also kein einmaliges Bereinigungsprojekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess.

Wie PIM und Golden Record zusammenspielen

Ein PIM-System ist darauf spezialisiert, Produktinformationen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen, zu strukturieren, zu ergänzen, zu prüfen und für unterschiedliche Kanäle bereitzustellen.

Das PIM unterstützt dabei unter anderem folgende Aufgaben:

• Produktdaten aus ERP, PLM, Tabellen und Lieferantensystemen übernehmen
• Daten aus unterschiedlichen Quellen eindeutig einem Produkt zuordnen
• Attribute, Einheiten und Datenformate vereinheitlichen
• Produktvarianten und Produktfamilien strukturiert abbilden
• Beschreibungen, Übersetzungen und kanalspezifische Inhalte ergänzen
• Pflichtfelder und Vollständigkeit automatisiert prüfen
• Quellenprioritäten und Validierungsregeln anwenden
• Verantwortlichkeiten und Freigabeworkflows abbilden
• Datenherkunft, Änderungen und Bearbeitungsstände nachvollziehbar machen
• Produktinformationen an unterschiedliche Kanäle verteilen

Die Verknüpfung von Produkt-, Medien- und Stammdaten hängt wesentlich vom zugrunde liegenden Datenmodell ab. Bei 4ALLPORTAL lassen sich Produkt-, Medien- und Stammdaten flexibel miteinander verbinden und anschließend über APIs an angebundene Systeme verteilen.

So kann das PIM zur zentralen Referenz für vermarktungsfähige Produktinformationen werden. Marketing, Produktmanagement, E-Commerce und Vertrieb greifen dann auf denselben freigegebenen Datenstand zu.

Je nach Systemarchitektur kann das PIM unterschiedliche Rollen übernehmen:

1. System of Record: Bestimmte Produktinformationen werden direkt im PIM erstellt und fachlich führend verwaltet.
2. System of Reference: Das PIM übernimmt Informationen aus anderen führenden Systemen und stellt sie zentral für weitere Prozesse bereit.
3. Mischform: Ein Teil der Attribute stammt aus angebundenen Systemen, während andere Angaben direkt im PIM gepflegt werden.

In der Praxis ist die Mischform weit verbreitet. So können kaufmännische Informationen weiterhin aus dem ERP kommen, während Marketingtexte, Übersetzungen und kanalspezifische Angaben im PIM entstehen.

Beispiel: Vom verteilten Produktwissen zum Golden Record

Ein Unternehmen verkauft einen industriellen Drucksensor. Die Produktinformationen liegen in verschiedenen Systemen:

• ERP: Artikelnummer, Preis und Gewicht
• PLM: technische Daten
• Lieferant: Zertifikate und Sicherheitsdatenblätter
• Marketing: Produktbeschreibung und Übersetzung
• DAM: Bilder und technische Zeichnungen

Das PIM führt die Informationen anhand der Produktnummer ABC-4711 zusammen, vereinheitlicht die Daten und prüft ihre Qualität. Bei widersprüchlichen Angaben gilt die zuvor festgelegte Quellenpriorität, zum Beispiel das PLM für technische Daten.

So entsteht ein geprüfter Produktdatensatz:

• Produktname: Industrieller Drucksensor
• Gewicht: 450 Gramm
• Preis: aus dem ERP
• Technische Daten: aus dem PLM
• Bilder und Dokumente: aus DAM und Lieferantenportal
• Beschreibung und Übersetzung: aus dem Marketing
• Status: geprüft und freigegeben

Dieser konsolidierte Datensatz wird als Golden Record bezeichnet. Anschließend stellt das PIM ihn konsistent für Webshop, Katalog, Marktplatz und Vertrieb bereit.

Ist ein PIM automatisch die Single Source of Truth?

Nein, ein PIM wird nicht automatisch zur Single Source of Truth, nur weil es Produktinformationen speichert. Dafür sind klare Verantwortlichkeiten, Qualitätsregeln und definierte führende Systeme notwendig.

Für jedes Produktattribut muss eindeutig festgelegt sein, woher die Information stammt, wer sie verantwortet und welcher Datenstand als verbindlich gilt.

So kann das ERP beispielsweise für Preise und Mengeneinheiten, das PLM für technische Spezifikationen und das PIM für Marketingtexte und Übersetzungen zuständig sein.

Auch bei widersprüchlichen Angaben müssen klare Regeln greifen:

• Welche Quelle hat Vorrang?
• Welche Pflichtfelder und Prüfungen gelten?
• Wer gibt Änderungen frei?
• Wie werden die freigegebenen Daten an andere Systeme und Kanäle übertragen?

Eine Single Source of Truth bedeutet nicht, dass alle Informationen in einem einzigen System entstehen. Entscheidend ist vielmehr, dass für jedes Attribut eine autoritative Quelle, ein Verantwortlicher und ein verbindlicher Datenstand festgelegt sind.

PIM, MDM und Golden Record: Welche Rolle übernimmt was?

PIM und Master Data Management (MDM) verfolgen verwandte Ziele, unterscheiden sich jedoch in ihrem Umfang.

Beim Master Data Management handelt es sich um einen übergeordneten organisatorischen und technischen Ansatz zur Verwaltung zentraler Stammdaten. Dazu können Produkt-, Kunden-, Lieferanten-, Standort- oder Mitarbeiterdaten gehören. MDM definiert unter anderem Regeln, Verantwortlichkeiten und Prozesse für die Zusammenführung und Pflege dieser Daten.

Ein PIM konzentriert sich dagegen speziell auf Produktinformationen und deren Nutzung in Marketing-, Vertriebs- und Commerce-Kanälen. Es unterstützt Fachbereiche dabei, Produktdaten zu strukturieren, anzureichern, zu prüfen und zielgerichtet bereitzustellen.

Der Golden Record steht dabei für das Ergebnis einer konkreten Entität: den verlässlichen, konsolidierten und freigegebenen Datensatz.

Welche Vorteile bietet ein Golden Record für Produktinformationen?

Ein verlässlicher Golden Record verbessert sowohl die Datenbasis als auch die Prozesse in den Bereichen Produktmanagement, Marketing, E-Commerce und Vertrieb. Konsistente Informationen in allen Kanälen

Webshop, Marktplatz, Katalog und Vertriebsportal erhalten denselben freigegebenen Datenstand. Widersprüchliche Angaben und unterschiedliche Versionen werden reduziert.

Fazit: Mit PIM zum verlässlichen Golde Record für Produktdaten

Ein Golden Record fasst verteilte Produktinformationen zu einem verbindlichen Datenstand zusammen, auf den sich Fachbereiche, Systeme und Ausgabekanäle verlassen können.

Dabei kann ein PIM eine zentrale Rolle übernehmen. Es führt Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammen, ergänzt vermarktungsrelevante Inhalte, wendet Qualitäts- und Freigaberegeln an und verteilt die freigegebenen Produktdaten an die benötigten Kanäle.

Voraussetzung dafür sind jedoch klar definierte Verantwortlichkeiten, fachlich führende Systeme, Quellenprioritäten und geregelte Synchronisationsprozesse.

Erst das Zusammenspiel aus Technologie und Data Governance macht aus einem zentralen Datenspeicher einen verlässlichen Golden Record.