Mehr Effizienz, weniger Aufwand – entdecke die KI-Funktionen für DAM & PIM.
Entdecke, wie die Plattform euer Wachstum fördert und mit minimalem Aufwand nahtlose Erlebnisse für Kunden und Partner in eurem Use Case liefert.
„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried SchneiderCMO, Red Dot Design
Finde heraus, wie Herrmann Ultraschalltechnik jede Woche mehrere Stunden Zeit durch das 4ALLPORTAL einspart.
Produkt
Lösung
Das Unternehmen Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co. KG ist ein führendes Unternehmen im Bereich des Ultraschallschweißens und verfügt über 28 Standorte in 20 Ländern.Der Konzern entwickelt und produziert Ultraschall-Schweißmaschinen und -systeme, um Kunststoffe oder Nichteisenmetalle zu verbinden, die unter anderem in der Automobilindustrie oder Medizintechnologie zum Einsatz kommen.Das deutsche Headquarter mit Sitz in Karlsbad ist dabei hauptverantwortlich für die unternehmensweiten Marketingaktivitäten, sowie für die Bereitstellung von Marketingmaterialien für die weiteren Headquarters in den USA, China und Japan.
Vor der DAM-Einführung gab es keinen einheitlichen Datenpool, sondern verschiedene Ablagesysteme, in Form von komplexen Ordnerstrukturen, in denen das gesamte Marketingmaterial verwaltet wurde.
Aufgrund der enormen Dateimenge war es nahezu unmöglich, Altdaten sauber innerhalb der Ablagesysteme zu migrieren und zu vereinheitlichen. Dadurch entstanden viele Duplikate und Unklarheiten über alte Versionsstände.Besonders neue Mitarbeitende hatten oft das Problem, sich innerhalb der komplexen Strukturen zurechtzufinden.
Bedingt durch diese komplizierten Ablagestrukturen war die Dateibeschaffung irgendwann so aufwändig, dass jedes Teammitglied täglich viel Zeit dafür aufwenden musste.Genauso mussten regelmäßig Inhalte neu erstellt werden, weil z.B. die Layoutdaten alter Broschüren oder Datenblätter nicht mehr auffindbar waren. Hinzu kam, dass in vielen Fällen Klarheit darüber fehlte, ob eine Datei noch aktuell ist und verwendet werden darf.
Gleichzeitig war die eigene Dateiverwaltung nicht besonders performant. Speziell aus dem Home Office heraus mussten lange Ladezeiten einkalkuliert werden, die durch große Dateien (z.B. TIFF und InDesign) verstärkt wurden.All das führte zu enormen Zeitverlusten und signifikanten Einbußen bei der eigenen Produktivität, sodass sich das Team von Herrmann Ultraschall im November 2022 dazu entschied, das 4ALLPORTAL DAM zu nutzen.
Die Single Source of Truth ist sehr wertvoll für uns, weil jetzt alles gesammelt an einem Ort liegt und man sich keine Gedanken mehr darüber machen muss, ob die Datei aktuell ist, genutzt werden darf oder ob es wo anders noch eine andere Version davon gibt. Dadurch ist auch die Kollaboration mit anderen Headquarters viel einfacher geworden. In Kombination mit den granularen Suchmöglichkeiten und Freigabeworkflows spart jeder von uns mehrere Stunden pro Woche
Christoph Schlittenhardt, Content Marketer
Mit 4ALLPORTAL hat das Unternehmen eine zuverlässige Single Source of Truth gefunden, um die Dateiverwaltung, Informationsbeschaffung und File Distribution in allen Niederlassungen weltweit zu vereinfachen.Dadurch konnten z.B. den Headquarters in den USA und Japan beschränkte Zugriffsrechte auf Marketing Content gewährt werden, wodurch die kollaborative Arbeit über verschiedene Zeitzonen maßgeblich vereinfacht wurde.
Dank der individuellen Suchfilter haben sich auch die Suchzeiten drastisch verkürzt. Gleichzeitig herrscht keine Verwirrung mehr darüber, ob eine Datei noch in anderen Versionen vorliegt oder überhaupt verwendet werden darf.
Ein weiterer Game Changer für das Team ist die E-Ticket Funktion. Große Dateimengen müssen nicht mehr händisch in Photoshop konvertiert und über Filesharing-Dienste bereitgestellt werden, sondern werden automatisch beim E-Mail-Versand in das gewünschte Zielformat konvertiert.
Durch die Nutzung vom 4ALLPORTAL DAM spart jedes Team Mitglied im Marketing mehrere Stunden Zeit pro Woche, die vorher für die Dateisuche benötigt wurden. Das Self Service Portal befähigt gleichzeitig die anderen Standorte, autark zu arbeiten.Dadurch müssen keine „Suchaufträge“ mehr für andere Niederlassungen erledigt werden, was zu einem zusätzlichen Zeitgewinn geführt hat. Dazu war Herrmann Ultraschall in der Lage, weitere Aspekte des Geschäftsalltags zu verbessern, wie z.B.: