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Red Dot Design Award

Automatisierung des Jurierungsprozesses mit dem 4ALLPORTAL DAM und PIM

Produkte

DAM
PIM

Lösungen

Workflow Automation

So unterstützt die 4ALLPORTAL All-in-One-Lösung einen der wichtigsten Designpreise der Welt

Über Red Dot

Die Red Dot GmbH & Co. KG aus Essen ist für den renommierten „Red Dot Design Award“ verantwortlich und zeichnet jedes Jahr ausgewählte Produkte und Projekte in den Bereichen Produktdesign, Marken- und Kommunikationsdesign sowie Designkonzepte aus.

Das Unternehmen geht zurück auf den 1954 gegründeten Verein Industrieform e.V..
Schon damals wurden in einer Ausstellung knapp 600 Industrieprodukte von 120 Unternehmen gezeigt, die von einer zwölfköpfigen Jury ausgewählt wurden.

Heute beschäftigt das Unternehmen rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich mit Leidenschaft um mehr als 5.000 eingereichte Produkte aus über 55 Ländern kümmern.

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Red Dot Museum

Ausgangssituation

Das Team von Red Dot muss jedes Jahr tausende eingereichte Produkte inspizieren und bewerten, um die finalen Award-Gewinner zu ermitteln. Der damit verbundene, sehr komplexe und vielschichtige Workflow sorgte zunehmend für hohe Aufwände.

Zwar war eine eigens entwickelte Software im Einsatz um den Workflow abzubilden, allerdings war jeder Prozessschritt von hohen manuellen Aufwänden geprägt, was z.B. die Dateneingabe, Prüfmechanismen oder die Abstimmung zu Freigaben mit den Bewerbern betrifft.

Herausforderungen

Das bisherige Tool bot dem Red Dot Team weder eine zentrale Arbeitsbasis, noch die Möglichkeit, Datensätze strukturiert ein- oder auszuspielen. Texte und Bilder für die eingereichten Produkte wurden von den Bewerbern immer in unterschiedlichen Formaten und Formatierungen geliefert.

Entsprechend musste jeder Datensatz manuell für verschiedene Ausgabekanäle und Publikationen aufbereitet werden. Dazu zählen sowohl Printformate wie die Red Dot Jahrbücher oder die Ausstellung in den Red Dot Museen auf der ganzen Welt, genauso wie der Showroom auf der Red Dot Website.

Feedbacks und Freigaben zu den eingereichten Daten wurden per E-Mail abgebildet und waren aufgrund der Masse äußerst umständlich, wodurch sich Korrekturschleifen oft extrem in die Länge zogen.

In Verbindung mit den jährlich steigenden Einreichungen führte dieser Prozess im Laufe der Zeit zu immer größerem Aufwand und Termindruck.

Modularität und Skalierbarkeit

Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann.

Siegfried Schneider, CMO

Lösung

Mit der 4ALLPORTAL All-in-One-Lösung hat Red Dot eine skalierbare und flexible OnPremise-Lösung gefunden, die dem gesamten Unternehmen dabei hilft, den Award-Workflow zu verschlanken und die manuellen Aufwände im Prozess deutlich zu reduzieren.

Mittlerweile erhält jeder Kunde einen Zugang zum 4ALLPORTAL, mit eingeschränktem Zugriff auf den eigenen Datensatz. Auf diese Weise lassen sich alle Texte und Bilder intuitiv per Drag and Drop hochladen. Unnötiger E-Mail-Verkehr und Uploads bei Drittanbietern werden somit vermieden. 

Damit verbunden ist ein intelligenter Freigabeprozess, der das Team von Red Dot sofort benachrichtigt, sobald ein Kunde seine Daten kommentiert oder freigibt. Genauso kann auch das Red Dot Team direkt am Datensatz Korrekturanweisungen geben, um die Konformität mit dem eigenen Corporate Design sicherzustellen.

Ergebnis

Durch das neue PIM-Modul für die Awardvergabe wurde das Red Dot Team deutlich entlastet und ist in der Lage, die steigende Flut an Anmeldungen für den Design Award zu bewältigen, ohne in personelle Engpässe zu geraten oder die Deadline für die Jahrbuchproduktion zu gefährden.

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