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„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried Schneider CMO, Red Dot Design
Digitaler Produktpass Software kommt: Erfahre, warum eine Digitale Produktpass Software für Compliance, Transparenz und die Verwaltung von Produktdaten unverzichtbar wird. So bereitest du dein Unternehmen auf die ESPR vor.
Der Digitale Produktpass (kurz: DPP) entwickelt sich aktuell von einem Zukunftsthema zu einer konkreten Anforderung für Unternehmen in der Europäischen Union. Viele Organisationen beschäftigen sich bereits mit den Auswirkungen der ESPR und den neuen Vorgaben rund um Produkttransparenz, Nachhaltigkeit und Rückverfolgbarkeit. Dabei konzentrieren sich viele Diskussionen auf die rechtliche Seite. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch woanders:
Wie lassen sich die dafür benötigten Daten dauerhaft pflegen, aktualisieren und bereitstellen? Genau hier wird deutlich, warum eine passende Software künftig unverzichtbar sein wird. Denn die Verwaltung der erforderlichen Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Produkts hinweg ist ohne zentrale Systeme kaum realisierbar.
Es ist ein digitaler Datensatz, der Informationen zu Herkunft, Materialzusammensetzung, Nachhaltigkeit, Reparaturmöglichkeiten, Recyclingfähigkeit und weiteren produktspezifischen Eigenschaften eines Produkts enthält. Die Daten werden über einen QR-Code zugänglich gemacht und begleiten das Produkt über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Ziel ist eine höhere Transparenz entlang des Produktlebenszyklus. Die genauen Inhalte unterscheiden sich je nach Produktkategorie. Grundsätzlich sollen jedoch relevante Produktinformationen für Unternehmen, Behörden und Verbraucher bereitgestellt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Als zentraler Bestandteil des European Green Deals, verfolgt die Europäische Union damit das Ziel, nachhaltigeres Wirtschaften zu fördern und die Kreislaufwirtschaft zu stärken. Gleichzeitig sollen Verbraucher, Unternehmen und Behörden besseren Zugang zu relevanten Daten erhalten. Dadurch wird eine fundiertere Bewertung von Produkten möglich.
Ab 2026 wird der digitale Produktpass bereits für erste Produktgruppen verpflichtend eingeführt. Worauf du unbedingt achten musst, erfährst du hier.
Die Ecodesign for Sustainable Products Regulation (kurz: ESPR) bildet die gesetzliche Grundlage. Hinter der Abkürzung verbirgt sich die neue Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte. Die Verordnung erweitert bestehende Anforderungen deutlich und schafft die Basis für digitale Produktpässe in zahlreichen Branchen.
Die EU-Kommission plant die Einführung schrittweise über verschiedene Produktgruppen hinweg. Zu den diskutierten Bereichen gehören unter anderem Textilien, Bauprodukte, Elektronik, Batterien, sowie Industrieprodukte.
Die konkrete Ausgestaltung erfolgt über delegierte Rechtsakte. Diese definieren, welche Daten für einzelne produkspezifische Kategorien erfasst und veröffentlicht werden müssen. Für Unternehmen bedeutet das: Die regulatorische Entwicklung ist noch nicht abgeschlossen. Die gesetzlichen Anforderungen werden sich in den kommenden Jahren weiterentwickeln.
In vielen Unternehmen sind Stammdaten über verschiedene Systeme verteilt. Ein Teil befindet sich im ERP, andere Informationen liegen in Excel-Dateien, Dokumentenmanagement-Systemen oder bei Lieferanten. Zusätzliche Informationen befinden sich häufig in E-Mails oder lokalen Laufwerken. Für den Produktpass müssen diese Informationen jedoch strukturiert zusammengeführt werden.
Viele Unternehmen unterschätzen den Umfang der späteren Datenpflege. Die Erstellung eines einzelnen Produktpasses mag zunächst überschaubar erscheinen.
Sobald jedoch Hunderte oder Tausende Produkte betroffen sind, wird ein händisch gepflegter Prozess schnell ineffizient. Neue Produktvarianten, Änderungen in der Lieferkette oder aktualisierte Nachhaltigkeitsdaten erzeugen einen kontinuierlichen Pflegeaufwand.
Besonders komplex wird die Situation bei internationalen Unternehmen. Ohne harmonisierte Prozesse entsteht schnell ein hoher administrativer Aufwand.
Globale Lieferketten liefern Daten aus unterschiedlichsten Quellen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Compliance und Dokumentation.
Letztlich handelt es sich um ein Datenprojekt. Unternehmen müssen Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und dauerhaft aktuell halten.
Eine entsprechende Software sorgt dafür, dass diese Informationen zentral und strukturiert verwaltet werden können. Dadurch entsteht ein konsistenter Datensatz für alle relevanten Anwendungsfälle.
Eine zentrale Anforderung ist die Rückverfolgbarkeit. Daten müssen in jedem Zwischenschritt nachvollziehbar dokumentiert werden. Dazu gehören Informationen zu Herstellung, Nutzung, Wartung, Wiederverwendung, Recycling und Entsorgung. Ohne spezialisierte Systeme wird diese Nachvollziehbarkeit kaum dauerhaft aufrechterhalten werden können.
Eine moderne Produktpass-Software arbeitet nicht isoliert. Sie verbindet verschiedene Datenquellen über Schnittstellen und integriert bestehende Systeme wie ERP, Shops oder weitere Plattformen. Dadurch müssen Informationen nicht mehrfach gepflegt werden.
Je größer das Produktsortiment wird, desto wichtiger werden systemgesteuerte Prozesse. Eine geeignete Softwarelösung unterstützt Unternehmen dabei, Informationen automatisiert zusammenzuführen und die Bereitstellung relevanter Daten zu vereinfachen. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren und Prozesse deutlich effizient gestalten.
Viele Unternehmen fragen sich aktuell, welche Technologie sie für die Umsetzung benötigen. Die Antwort lautet häufig: Zunächst braucht es saubere Attribute. Denn ohne vollständige und aktuelle Informationen können digitale Produktpässe nicht zuverlässig erstellt werden.
Ein Product Information Management System sammelt Produktdaten aus unterschiedlichen Quellen und stellt sie zentral bereit. Dadurch entsteht eine Single Source of Truth für Produktinformationen, die entlang der gesamten Wertschöpfungskette genutzt werden kann. Für viele Unternehmen wird ein PIM daher zur strategisch wichtigen Grundlage des digitalen Produktpasses.
Neben Produktdaten spielen auch Dokumente, Zertifikate, Bedienungsanleitungen und Medien eine wichtige Rolle. Ein Digital Asset Management System sorgt dafür, dass diese Informationen transparent und nachvollziehbar verwaltet werden können.
Die Anforderungen des Digitalen Produktpasses zeigen deutlich, dass Unternehmen künftig mehr benötigen als einzelne Datensilos.
Mit der Kombination aus DAM und PIM bietet 4ALLPORTAL eine zentrale Plattform für Produktdaten, Dokumente und digitale Assets. Unternehmen schaffen damit die Grundlage für die Verwaltung von Daten entlang der gesamten Wertschöpfungskette und können zukünftige Anforderungen des DPP deutlich einfacher umsetzen. Die Plattform verfolgt dabei den Ansatz einer zentralen Datenbasis für Produkte, Medien und Stammdaten.
Die Einführung erfolgt schrittweise über verschiedene Produktgruppen. Die konkreten Vorgaben werden über delegierte Rechtsakte definiert.
Betroffen sind insbesondere Hersteller und Unternehmen, die Produkte innerhalb der Europäischen Union in Verkehr bringen.
Je nach Produkt können Informationen zu Materialzusammensetzung, Herkunft, Wartung, Reparatur, Nachhaltigkeit und Recycling enthalten sein.
In den meisten Fällen nicht. ERP-Systeme verwalten operative Geschäftsdaten, decken jedoch häufig nicht alle Anforderungen des DPP ab.
PIM zentralisiert alle Informationen eines Produkts und sorgt für eine konsistente Datenbasis. Dadurch wird die Verwaltung des DPP erheblich vereinfacht.
4ALLPORTAL kombiniert PIM und DAM in einer Plattform und unterstützt Unternehmen dabei, Produktdaten, Dokumente und digitale Assets zentral zu verwalten. Dies schafft die notwendige Grundlage für zukünftige DPP-Anforderungen und sichert einen Wettbewerbsvorteil.
Der Digitale Produktpass ist keine reine Compliance-Aufgabe. Er ist vor allem eine Herausforderung für Datenmanagement, Prozesse und Systemlandschaften.
Unternehmen müssen künftig Daten jederzeit aktualisieren und auf Abruf bereitstellen können. Ohne eine geeignete Software wird dies für viele Organisationen kaum effizient umsetzbar sein.
Wer bereits heute auf eine zentrale Datenstrategie setzt, schafft die Voraussetzungen für Transparenz entlang des gesamten Produktlebenszyklus, bessere Datenqualität und langfristige Nachhaltigkeit. Genau deshalb werden PIM- und DAM-Systeme in den kommenden Jahren eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Umsetzung des DPP einnehmen.
Dominic Vieregge
Director Service Operations
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