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„Kurz gesagt hat uns die Modularität und Skalierbarkeit überzeugt, mit der man im System arbeiten kann. "
Siegfried Schneider CMO, Red Dot Design
führt Bildmaterial und Nutzungsrechte mit 4ALLPORTAL zentral zusammen
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Promedico in Zahlen
Über Promedico
Promedico vertreibt bekannte Gesundheitsmarken wie Pure Encapsulations® und Solgar® und betreut Apotheken mit Marketing-, Vertriebs- und Schulungsangeboten. Das 1986 gegründete Unternehmen hat seinen Sitz in Graz, beschäftigt heute 136 Mitarbeitende und beliefert mehr als 6.000 Apotheken in 33 Ländern mit über 180 Produkten. Zum Unternehmen gehört außerdem die Inhouse-Kreativagentur Grafenberg, die Leistungen in den Bereichen Design, Print und Digital erbringt. Für die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen brauchte Promedico einen zentralen Ort für Bildmaterial und Nutzungsrechte – statt klassischer Ordnerstrukturen. Mit 4ALLPORTAL arbeiten alle Abteilungen heute mit demselben, aktuellen Stand.
Die Inhouse-Kreativagentur Grafenberg arbeitet mit verschiedenen Abteilungen bei Promedico zusammen und stellt ihnen Bildmaterial und weitere Medien bereit. In der täglichen Praxis bedeutete das jedoch oft, dass Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen wie Marketing, Produktmanagement oder Vertrieb Bilder aus unterschiedlichen Quellen anfordern oder in lokalen Ordnern nach der aktuellsten Version eines Assets suchen mussten. Oft war unklar, ob bereits freigegebene oder veraltete Dateien verwendet wurden. Das führte zu Rückfragen und Verzögerungen im Arbeitsalltag. Für die Verwaltung der Produktinformationen nutzt Promedico bereits ein eigenes Product Information Management (PIM). Für Bilder und die dazugehörigen Informationen sollte eine separate zentrale Lösung geschaffen werden, auf die unterschiedliche Abteilungen zugreifen können.
Eine besondere Rolle spielen dabei Bild- und Nutzungsrechte. Für die tägliche Arbeit muss nachvollziehbar sein, welches Asset wie verwendet werden darf und welche Informationen dabei berücksichtigt werden müssen. Gerade in der operativen Umsetzung führte die fehlende zentrale Transparenz dazu, dass Mitarbeitende häufig unsicher waren, ob ein Bild rechtlich korrekt eingesetzt werden darf oder ob zusätzliche Freigaben erforderlich sind. Aus diesen Herausforderungen wurde deutlich, dass eine zentrale Lösung für die Verwaltung digitaler Medien notwendig ist. Promedico entschied sich daher für die Einführung eines Digital Asset Management Systems (DAM) von 4ALLPORTAL, um Bildmaterial, Informationen und Nutzungsrechte an einem Ort zu bündeln und für alle Abteilungen zugänglich zu machen.
Bildmaterial, Zusatzinformationen und Nutzungsrechte sollten nicht länger getrennt voneinander verwaltet werden. Wichtig ist, dass Mitarbeitende die benötigten Assets schnell finden und die dazugehörigen Informationen direkt einsehen können.
Für Promedico ergaben sich daraus drei zentrale Anforderungen:
Mit 4ALLPORTAL ergänzt Promedico seine bestehende Systemlandschaft um ein Digital-Asset-Management-System. Während das eigene PIM weiterhin für Produktinformationen genutzt wird, übernimmt 4ALLPORTAL die zentrale Verwaltung des Bildmaterials.
Bilder und weitere Medien werden im DAM gebündelt und mit den dazugehörigen Informationen versehen. Dazu gehören auch Angaben zu Bild- und Nutzungsrechten. So ist bei Promedico ein zentrales Media Asset Management entstanden, über das die beteiligten Abteilungen auf gepflegte Medienbestände zugreifen und relevante Informationen direkt am jeweiligen Asset einsehen können.
Heute greifen die beteiligten Abteilungen auf einen gemeinsamen, aktuellen Medienbestand zu. Bilder und die dazugehörigen Informationen werden gemeinsam verwaltet, sodass relevante Angaben nicht separat gesucht oder gepflegt werden müssen.
Das erleichtert insbesondere den Umgang mit Bild- und Nutzungsrechten. Die entsprechenden Informationen sind direkt mit dem jeweiligen Asset verknüpft und stehen dort zur Verfügung, wo sie bei der Nutzung benötigt werden.
Das DAM ergänzt somit das bestehende PIM um die Verwaltung digitaler Medien und schafft eine klare Aufgabenteilung zwischen Produkt- und Mediendaten.
Promedico arbeitet seit 2021 eng mit 4ALLPORTAL zusammen. Seit der Einführung wird das DAM-System gemeinsam kontinuierlich weiterentwickelt und an neue Anforderungen aus dem Unternehmensalltag angepasst.
Im Laufe der Zusammenarbeit wurde das System gezielt um verschiedene Funktionen erweitert, darunter solche für Sammlungen, Exportprozesse und Freigaben. So wächst die Lösung mit den Anforderungen an die unternehmensweite Medienverwaltung bei Promedico mit.
In einem kostenlosen, unverbindlichen Beratungsgespräch schauen wir uns dein Vorhaben an und finden gemeinsam die passende Lösung für dich.
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