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11 min

Software-Ausschreibung:
Was ist ein RFP und worauf muss ich achten?

Du stellst gerade einen Anforderungskatalog für eine anstehende Ausschreibung oder ein RFP zusammen? In diesem Leitfaden zeigen wir dir genau, worauf du achten solltest, wenn du eine Lösung im Bereich DAM, PIM, ERP oder MDM suchst. 

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Inhaltsverzeichnis

Definition: Ausschreibung / Request for Proposal (RFP)

Eine Ausschreibung ist ebenso wie ein „Request for Proposal“ (RFP) eine offene Einladung an Unternehmen, Angebote für Produkte oder Dienstleistungen einzureichen. 
 
Innerhalb der Ausschreibungsunterlagen werden präzise Leistungsanforderungen definiert, die sich an potenzielle Hersteller und Anbieter richten und auf die gewünschte Software-Lösung abzielen. Hier spricht man auch vom „Lastenheft“ oder „Anforderungskatalog“. 
 
In ähnlicher Weise enthält ein Request for Proposal (RFP) Informationen über den Kostenrahmen, den Zeitplan und andere Kriterien, die für die Projektdurchführung von Bedeutung sind. 

Unterschied zum Request for Information (RFI)

Nicht selten werden die Begriffe Ausschreibung, RFP und RFI synonym verwendet. Ebenso werden Ausschreibungen von den Unternehmen meist als Request for Proposal (RFP) oder Request for Information (RFI) behandelt. 

 
Der grundlegende Unterschied besteht jedoch darin, dass nach einem RFI kein direkter Auftrag an einen Lieferanten oder Hersteller vergeben wird, während dies nach einer Ausschreibung und einem RFP der Fall ist. 

Besonderheiten DAM-Ausschreibung / Software-Ausschreibung


Im Vergleich zu „analogen“ Ausschreibungen, wie beispielsweise im Baugewerbe, sind für Software-Ausschreibungen ganz andere Auswahlkriterien zu berücksichtigen.  
 
Seitens des ausschreibenden Unternehmens gibt es häufig Konzernvorgaben oder Richtlinien, die (unabhängigt vom Funktionsumfang) von höchster Relevanz sind und daher oft als Grundvoraussetzung definiert werden.  
 
Klassische Beispiele sind in diesem Kontext: 

  • Software-Hosting im eigenen Rechenzentrum („On-Premise“)
  • Feste Ansprechpartner auf Anbieterseite
  • SaaS-Hosting nur auf TÜV-zertifizierten Servern in Deutschland
  • Flexible Datenstruktur durch offene RESTful-API

Was ist Sinn und Zweck einer Ausschreibung?

Das Vergabefahren durch eine Ausschreibung hat mehrere wesentliche Funktionen im Geschäftsumfeld. Ihr Hauptziel ist die Förderung eines transparenten und fairen Wettbewerbs bei der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen. 

 
Die Ausschreibung ermöglicht es den Unternehmen, verschiedene Lieferanten zur Angebotsabgabe einzuladen, was zu einer größeren Auswahl führt. Das Verfahren ermöglicht die Definition klarer Anforderungen und stellt sicher, dass alle potenziellen Lieferanten die gleichen Informationen und Chancen haben. 
 
Dies fördert die Transparenz und Fairness des Auswahlprozesses zugunsten der Anbieter. Gleichzeitig ermöglicht eine Ausschreibung den Unternehmen, den für ihre spezifischen Anforderungen am besten geeigneten Partner zu finden. Sei es in Bezug auf Qualität, Preis oder andere relevante Kriterien. 
 
Letztendlich dient eine Ausschreibung dazu, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.  

Wie ist der Ablauf einer Software-Ausschreibung?

Der Ablauf einer Ausschreibung oder eines Request for Proposal (RFP) gliedert sich in mehrere klar definierte Schritte.
Dadurch wird ein fairer Auswahlprozess für alle potentiellen Softwareanbieter gewährleistet:

1. Vorbereitung

Die Anforderungen und Ziele der Ausschreibung werden definiert und ausformuliert.

2. Erstellung der Dokumente

Alle erforderlichen Unterlagen wie Lastenheft und Vertragsbedingungen werden erstellt.

3. Veröffentlichung

Die Ausschreibung wird über ein Vergabeportal veröffentlicht oder direkt an potenzielle Anbieter versendet.

4. Angebotsphase

Die teilnehmenden Software-Anbieter reichen die ausgefüllten Anforderungskataloge fristgerecht beim ausschreibenden Unternehmen ein und erstellen verbindliche Angebote.

5. Anbietervergleich

Die eingegangenen Angebote werden geprüft, bewertet und miteinander verglichen, um die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu ermitteln.

6. Vertragsverhandlung

Ist die Entscheidung für einen Anbieter gefallen, werden im Rahmen einer Vertragsverhandlung die letzten Details formalisiert, bis sich beide Seiten einig sind.

Was gehört zu den Ausschreibungsunterlagen?

Die Ausschreibungsunterlagen sind unerlässlich, um potenziellen Anbietern alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen und ein transparentes Auswahlverfahren zu gewährleisten. 
 
Typische Ausschreibungsunterlagen beinhalten:

  • Ausschreibungstext 
  • Anforderungskatalog 
  • Vertragsbedingungen 
  • Technische Anforderungen 
  • Zeitpläne & Fristen 
  • Bewertungskriterien 
  • Teilnahmebedingungen 
  • Regeln für Rückfragen & Feedback

Wie veröffentliche ich eine Ausschreibung oder einen RFP?

Während öffentliche Einrichtungen und Behörden teilweise verpflichtet sind, ihre Ausschreibungen über Vergabeportale zu veröffentlichen, gibt es in der freien Wirtschaft auch die Möglichkeit, potenzielle Anbieter direkt zu kontaktieren.

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10 Tipps für eine erfolgreiche Ausschreibung

  • 1. Klare Zielsetzung: Lege die Ziele und den Zweck der Ausschreibung klar fest. Mache dir klar, welche spezifischen Probleme oder Bedürfnisse durch die Auswahl eines neuen Anbieters gelöst werden sollen. 
  • 2. Detaillierte Anforderungen: Formuliere detaillierte und präzise Anforderungen an die Produkte oder Dienstleistungen, die du suchst. Je genauer deine Angaben sind, desto besser können potenzielle Anbieter ihre Vorschläge darauf abstimmen. 
  • 3. Budgetvorgaben: Setze klare Budgetgrenzen und informiere potenzielle Anbieter darüber. Dies hilft, Angebote zu erhalten, die finanziell realistisch sind und deinen finanziellen Rahmen nicht überschreiten. 
  • 4. Zeitrahmen: Definiere einen klaren Zeitrahmen für den gesamten Ausschreibungsprozess, einschließlich Fristen für Einreichungen und Evaluierung. Dies hilft, den Prozess effizient zu gestalten.
  • 5. Kommunikation: Stelle sicher, dass die Kommunikation klar und transparent ist. Kläre alle Fragen im Vorfeld und sorge dafür, dass potenzielle Anbieter ausreichend Gelegenheit haben, ihre Rückfragen zu stellen.
  • 6. Bewertungskriterien: Lege die Kriterien fest, nach denen du die eingehenden Angebote bewerten wirst. Dies könnte Aspekte wie Preis, Qualität, Erfahrung des Anbieters und andere relevante Faktoren umfassen. 
  • 7. Rechtliche Rahmenbedingungen: Berücksichtige rechtliche Aspekte und sorge dafür, dass die Ausschreibung den geltenden Gesetzen und Vorschriften entspricht. Dies schützt sowohl dein Unternehmen als auch potenzielle Anbieter. 
  • 8. Feedbackmechanismus: Plane einen klaren Mechanismus für das Feedback an die Anbieter ein. Dies kann helfen, den Auswahlprozess transparent zu gestalten und den Anbietern Einblicke in ihre Angebote zu geben. 
  • 9. Flexibilität: Sei flexibel genug, um auf Anfragen und Änderungen während des Prozesses zu reagieren. Dies zeigt, dass du offen für innovative Lösungen bist. 
  • 10. Erfahrungsaustausch: Lerne aus vorherigen Ausschreibungen. Analysiere, was in der Vergangenheit gut funktioniert hat, und integriere diese Erkenntnisse in den aktuellen Prozess.

Wie viel Zeit sollte für eine Ausschreibung berücksichtigt werden?

Das Zeitfenster, das du für eine Software-Ausschreibung berücksichtigen solltest, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Darunter die Komplexität des Projekts, der Umfang der eigenen Anforderungen und die Art der Software, um die es geht. 

Vergleicht man beispielsweise den reinen Planungs- und Durchführungssaufwand einer DAM- und einer MDM-Software, so gibt es gravierende Unterschiede.  

Während eine neue DAM-Lösung innerhalb von 4 Wochen implementiert werden kann, dauert der gleiche Prozess bei einem MDM-System mehrere Monate – bedingt durch den immensen Umfang sowie die Anzahl der angebundenen Drittsysteme und involvierten Abteilungen. 

Unsere Empfehlung lautet daher: Genügend Zeit für die Erstellung von Anforderungslisten und Pflichtenheften einplanen und den Softwareanbietern realistische Fristen setzen, um in Ruhe auf die Ausschreibungsunterlagen antworten zu können. 

Wann ist eine Ausschreibung ungültig?

Eine Ausschreibung kann aus unterschiedlichen Gründen für ungültig erklärt werden.  
 
Dazu zählen z.B. die Nichteinhaltung von Vorschriften oder Regelungen, fehlerhaften die Aushändigung fehlerhafter Ausschreibungsunterlagen, lückenhafte Anforderungskataloge oder ein zu enger Zeitrahmen, der die Abgabe von Angeboten unmöglich macht. 

 
Darüber hinaus können Ausschreibungen für ungültig erklärt werden, wenn z.B. Anforderungen so formuliert sind, dass sie bestimmte Anbieter bevorzugen und damit eine Voreingenommenheit unterstellt werden kann. 

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Fazit: Software-Ausschreibungen und RFP

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ausschreibungen und RFPs ein probates Mittel sind, um die bestmögliche Softwarelösung für das eigene Unternehmen zu finden – egal ob du eine DAM-, PIM-, MDM- oder ERP-Lösung suchst.

Die Stolpersteine und Grundregeln, die es zu beachten gilt, hast du bereits kennengelernt.
Solltest du dennoch Fragen zum Thema Ausschreibung haben, kannst du uns gerne per E-Mail kontaktieren.