Datensilos aufbrechen

Definition: Was sind Datensilos?

Silos kennen Sie vielleicht aus der Landwirtschaft. Dort dienen sie unter anderem dazu, unterschiedliche Getreidesorten getrennt zu lagern. Analog dazu können Sie sich Datensilos in Unternehmen als separate Datenspeicher von einzelnen Mitarbeitenden, Teams oder Abteilungen vorstellen, auf die andere keinen oder nur beschränkt Zugriff haben.

Bei einem Datensilo stehen bestimmte Daten und Informationen also nur einem Teil der Organisation zur Verfügung.

Wie entstehen Datensilos? Die Ursachen

Welche Nachteile haben Datensilos?

Datensilos bringen viele Nachteile mit sich. Unter anderem erschweren sie die Informationssuche und die Zusammenarbeit, begünstigen Fehler und Datenverluste und verschwenden Ressourcen. Insgesamt verhindern sie eine effiziente und fruchtbare Nutzung Ihrer Unternehmensdaten.

Dateninkonsistenzen und hohe Fehleranfälligkeit

Daten werden teilweise doppelt angelegt und gepflegt. Das ist nicht nur mit erheblichem Mehraufwand verbunden, sondern sorgt auch für Dateninkonsistenz. Die Teams arbeiten mit unterschiedlichen Versionen der gleichen Informationen. Aber welche Daten sind die richtigen, welche sind aktuell und vertrauenswürdig?

Letztendlich leidet die Datenqualität. Die inkonsistente Datenpflege sowie das Hin- und Herschicken von Daten sind sehr fehleranfällig.

Erhöhtes Risiko von Datenverlust

Ein weiteres großes Problem von Datensilos ist, dass dadurch Daten schnell verloren gehen können – und zwar gleich auf drei Weisen:

1. Daten liegen brach und werden nicht genutzt, obwohl sie an anderer Stelle sehr wertvoll wären.
2. Es lässt sich nur eingeschränkt nachvollziehen, wer welche Informationen besitzt, wie bearbeitet – und absichtlich oder versehentlich löscht.
3. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, bleibt das jeweilige Datensilo für immer bestehen oder wird sogar gelöscht. Mit den Mitarbeitenden geht auch ihr Wissen.

Data Governance wird erschwert

Datensilos sind hinderlich, wenn es darum geht, ein Data-Governance-Programm aufzusetzen und somit die effektive sowie richtige und sichere Nutzung der Unternehmensdaten zu garantieren. Die Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Regeln lässt sich nur schwer kontrollieren. Datensilos stellen somit ein Sicherheitsrisiko dar.

2. Unternehmenskultur ändern

Wenn die Mitarbeitenden und Abteilungen in Ihrem Unternehmen in der Regel nur für sich arbeiten, liegt das oft an einer kulturell verankerten Denk- und Arbeitsweise. Dann ist ein Kulturwandel notwendig: Fördern Sie die interdisziplinäre Zusammenarbeit, den kollegialen Austausch und die Transparenz.

Schaffen Sie ein Bewusstsein dafür, wie Datensilos entstehen, welche Nachteile sie haben und wie sie aufgebrochen werden können. Machen Sie im selben Zuge deutlich, welche Vorteile eine gemeinsame Datennutzung hat und wie jeder und jede einzelne Mitarbeitende davon profitiert.

Die Aufgabe besteht darin, die Teams und Abteilungen dazu zu motivieren, ihre Datenbestände zu öffnen, ihr Wissen zu teilen und ihre Prozesse zu vereinheitlichen.

4. Daten aus unterschiedlichen Tools zusammenführen

Es ist durchaus sinnvoll, dass Sie in Ihrem Unternehmen verschiedene Systeme für verschiedene Zwecke und Unternehmensbereiche nutzen, zum Beispiel ein ERP-System zur Ressourcenplanung, eine CRM-Software für die Kundendaten und eine Buchhaltungssoftware für die Buchführung.

Jedoch sollten die Informationen nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Wollen Sie beispielsweise zielgerichtetes Online-Marketing betreiben, benötigen Sie unter anderem Bildmaterial aus dem DAM und Produktdaten aus dem PIM.

Eine Master Data Management Software führt alle Systeme über intelligente Schnittstellen zusammen. Über das 4ALLPORTAL ist zum Beispiel eine Verbindung mit WordPress, SAP, Microsoft, Dropbox und der Adobe Creative Cloud möglich. Das heißt, dass die Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen im Unternehmen weiterhin ihre gewohnten Programme nutzen können – jedoch über eine zentrale Plattform.