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Von der Verschlagwortung zur schnellen Suche im DAM

In einem Digital Asset Management System, kurz DAM, verwalten und organisieren Sie Assets, wie Bilder, Dokumente, Videos und mehr. Die einfache Suche ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Dateien in Sekundenschnelle per Self-Service zu finden.

Hierfür zieht die Software über den Dateinamen hinaus sämtliche Metadaten heran. Dabei handelt es sich um zusätzliche Informationen, die mit dem jeweiligen Asset verknüpft werden. Das sind beispielsweise allgemeine Informationen, wie Dateigröße, Format oder Erstelldatum oder qualitative Eigenschaften, wie Bildinhalt, Farbschwerpunkt oder Lizenzen.

Sobald ein Mitarbeiter ein Asset in das DAM importiert, erfolgt die sogenannte Import-Verschlagwortung. Der Mitarbeiter legt hierbei manuell beschreibende Schlagwörter an. Doch jeder User nutzt aufgrund seiner subjektiven Wahrnehmung Bildinhalte mit unterschiedlichen Begriffen. Und so kommt es bei der Suche zu ungenauen Suchergebnissen.

Verschlagworten Sie Dateien so, dass andere sie finden

In einem DAM können Sie auch dann nach Dateien suchen, wenn Sie den Dateinamen nicht kennen.

Bei der Suche greift die Software auf mehrere Informationen zurück. Dies umfasst Dateinamen oder Begriffe, mit denen die Dateien verschlagwortet, sind. Das funktioniert aber nur, wenn diese Dateien auch ordentlich benannt und verschlagwortet sind. Hierbei gilt: Umso genauere Begriffe für die Datei verschlagwortet wurden, desto eher wird diese auch gefunden. Allerdings beschreibt jeder Mitarbeiter aufgrund seiner subjektiven Wahrnehmung Dateiinhalte unterschiedlich. Der eine Kollege benennt ein Fahrrad beispielsweise „Bike“, der andere verwendet den Begriff „Fahrrad“. Obwohl beide das Gleiche meinen, werden andere Suchergebnisse angezeigt. Die Thesaurus-Funktion erleichtert die umfassende Verschlagwortung und reichert die subjektiven Begriffe mit Synonymen an, sodass die Assets einfacher auffindbar sind.

Optimale Suchergebnisse durch ein Synonymwörterbuch

Über die Thesaurus-Funktion greifen Sie während der Verschlagwortung auf ein Synonym-Wörterbuch zu und ergänzen relevante Begriffe sowie Singular- und Pluralformen. Im Wörterbuch sind individuelle Markennamen, häufige Rechtschreibfehler oder interne Begriffe und Abkürzungen hinterlegbar. 

Auf der Suche nach einem Fahrrad sucht beispielsweise der Kollege aus dem Marketing nach „Bike“, während der Sales Manager die gleichen Bilder auch unter „Fahrrad“, „Fahrad“ oder „bicycle“ findet, da diese Begriffe über das Wörterbuch als Synonyme hinterlegt wurden.

Das erhöht die Qualität der Verschlagwortung und sorgt für deutlich genauere Suchergebnisse.

Produktdaten mit angehängten Assets einfacher finden

Die Thesaurus-Funktion erleichtert auch in Ihrem Product Information Management die Suche nach Produktdaten mit angehängten Assets. Angehängte Assets werden, dank der erweiterten Suche, mit in den Suchergebnissen aufgeführt.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Produkte besser in Produktgruppen zu strukturieren. Erhalten etwa alle Hollandräder und Mountainbikes neben der Eigenschaft „Hollandrad“ bzw. „Mountainbike“ noch die Synonym-Erweiterung „Fahrrad“, so finden Sie unter der Produktgruppe „Fahrrad“ alle Fahrräder – unabhängig von Ihrer Eigenschaft.

Head of Customer Success Manager

Als fester Ansprechpartner über die gesamte Zusammenarbeit weiß ich: Erfolg ist messbar und sollte für dein Team von Anfang an spürbar sein. Ich sorge dafür, dass dein Projekt nicht im Sand verläuft, sondern Ergebnisse liefert, die du intern zeigen kannst.

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