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Cewe gestaltet digitale Workflows dank DAM-System deutlich effizienter
CEWE mit Sitz im niedersächsischen Oldenburg ist Europas größter Fotodienstleister. 1961 gegründet, bietet das Unternehmen heute neben den klassischen Fotoabzügen eine breite Palette an Fotoprodukten an, vom CEWE FOTOBUCH über Geschenkartikel wie bedruckte Puzzles bis hin zu großformatigen Wandbildern reicht. CEWE ist in 21 europäischen Ländern tätig und beschäftigt 4000 Mitarbeiter an 25 Standorten. Zu den B2B-Kunden gehören Handelspartner wie Drogerie- und Supermärkte im In- und Ausland.
CEWE möchte mit neuem DAM-System in die Zukunft
Binnen 60 Jahren hat sich CEWE zum größten Player auf dem europäischen Markt für Fotodienstleistungen entwickelt. Mit Beginn der Digitalfotografie in den frühen 2000er Jahren wuchs auch das digitale Archiv an Marketing-Assets des Unternehmens stetig weiter an. Aus ihm bedient sich CEWE, um im Wesentlichen seine Werbe- und Marketing-Maßnahmen zu gestalten. Mit den Jahren wuchsen die Anforderungen bei CEWE an eine Medien- und Bilddatenbank immer weiter. Schließlich fiel die Entscheidung, perspektivisch ein neues Digital-Asset-Management-System (DAM) für die Zukunft einzuführen.
DAM-Auswahl fällt auf 4ALLPORTAL
Der Impuls, ein neues DAM-System anzuschaffen, ist aus dem Team gekommen. „Wir haben im Vorfeld an allen möglichen Standorten abgefragt, was denn die Use-Cases sind, um dann ein System auszuwählen, das unseren Bedürfnissen am nächsten kommt“, erinnert sich Dominic Brezinski, Leiter CEWE MediaAssets.
Wir haben uns dann auf dem Markt umgesehen, eine Vorauswahl möglicher Anbieter getroffen und ein komplexes Bieterverfahren durchgeführt, an dessen Ende sich 4ALLPORTAL gegen die anderen Mitbewerber durchgesetzt hat.
Dominic Brezinski, Leiter CEWE MediaAssets
DAM-Anforderungen: Flexibilität und Workflow-Abbildung
Die Kernanforderungen an das System beschreibt Katrin Meiners, Senior-Projektmanagerin bei CEWE, so: „Es musste ein performantes System für große Datenmengen sein, das flexible Anpassungsmöglichkeiten bietet.“ Außerdem sollte es eine automatisierte Verlinkung von Dateien, die aus anderen Dateien entstanden sind oder Dateibestandteile enthalten, erzeugen können. „Wir erstellen ja Produkte, auf denen Fotos zu sehen sind, daher setzen wir Werbegrafiken meist aus mehreren Dateien zusammen.“
Am Beispiel des CEWE FOTOBUCH erklärt Katrin Meiners die besondere Herausforderung: „Wenn das CEWE FOTOBUCH beworben wird, sind auf dem Cover z.B. fünf Stockbilder aus allen möglichen unterschiedlichen Quellen abgebildet. Wir müssen genau wissen, welche Bildrechte wir für jedes einzelne Bild haben. Darüber hinaus müssen wir aber auch wissen, welches Bild wo eingesetzt wird. Das ist die große Herausforderung bei uns. Das Thema Bildrechtemanagment ist bei uns von essentieller Bedeutung.“
Anbindung von Drittsystemen und Bildrechte-Management
Außerdem umfasste der Anforderungskatalog die Möglichkeit der Anbindung von Drittsystemen, insbesondere des proprietären Web-CMS, mit dem CEWE mehr als 150 Fotoservice-Websites für 24 Länder erstellt und verwaltet. „Es musste für die internationale Zusammenarbeit geeignet sein, da es auch im Ausland in ganz Europa eingesetzt wird“, erklärt Dominic Brezinski.
„Das System sollte den gesamten Prozess von der Aufnahme über die Auswahl bis hin zur Verwendung von Assets abdecken. Ebenso musste ein Bildrechte-Management möglich sein.“ Hinzu kamen eine intuitive Benutzeroberfläche und hilfreiche Möglichkeiten, die eine effiziente Kollaboration ermöglichen.
Zugriffsmanagement für unterschiedliche Anwender-Typen
Ein konfigurierbares Zugriffsmanagement ergänzte die Wunschliste. Denn die Anwender des Systems sind bei CEWE sehr unterschiedlich. „Da gibt es Leute, die im System einfach nach Assets suchen oder damit arbeiten. Das Fotostudio, das Bilder hochlädt. Oder Mitarbeiter, die mit dem eigenen Web-CMS arbeiten und dort Bilder verwenden“, nennt Dominic Brezinski exemplarisch einige Anwender-Typen. Sie alle benötigen verschiedene Zugangsberechtigungen. Auch das musste das zu installierende DAM-System erfüllen können.
Go-Live bei CEWE nach neun Monaten
Die eigentliche Projektphase startete mit mehreren Workshops. „Da haben wir uns ausgetauscht und Listen erstellt“, blickt Katrin Meiners zurück. „Dann wurde das ganze System in einer ersten Version für uns gebaut. Diese Version sollte sämtliche Anforderungen abdecken, bevor der Live-Gang geplant wurde.“
DAM-System ideal für internationale Ausrichtung
Thomas Kipke, Technischer Berater bei 4ALLPORTAL, blickt auf ein umfangreiches Projekt zurück: „Das war natürlich ein komplexes Projekt mit vielfältigen Anforderungen bei CEWE, die wir eine nach der anderen abgearbeitet haben.“ Die internationale Ausrichtung des Großunternehmens hatte dabei keinerlei Auswirkungen auf die Arbeit. „Unser System ist ja darauf ausgelegt, dass es mehrsprachig sein kann“, erklärt Thomas Kipke, „damit hatten wir keine Probleme.“
Nach einem Dreivierteljahr war das DAM-System produktiv. CEWE betreibt es auf eigenen Servern on-premises. Ein Mitarbeiter, der sich um die IT-Infrastruktur kümmert, hat die Integration des DAM-Systems gemeinsam mit 4ALLPORTAL-Personal vorgenommen, es installiert und aufgebaut.
4ALLPORTAL schult Admin-Team bei CEWE
In einer Schulung und mehreren Workshops mit 4ALLPORTAL gelang die Einarbeitung eines eigenen Admin-Teams bei CEWE. Mit entsprechenden Kompetenzen ausgestattet, bauten dessen Mitglieder einen internen Schulungsbereich auf. Das Ziel: Die verschiedenen Rollen mit der Arbeit im System vertraut zu machen.
„Es gab fortlaufend neue Schulungen oder Nachschulungen, zum Beispiel speziell für die Grafiker“, schildert Katrin Meiners. „Zudem haben wir viele Videos und Anleitungen erstellt und in einem speziellen Bereich im Intranet publiziert.“ Denn: „Die Leute müssen wissen, was sie wo eintragen, damit das ganze System auch funktioniert.“
CEWE schätzt direkten, persönlichen Austausch
„Für uns war es ganz wichtig, dass der Anbieter die Bereitschaft signalisiert, auf unsere Wünsche einzugehen“, betont Dominic Brezinski. „Und diese Bereitschaft und der direkte, persönliche Austausch, das ist bei 4ALLPORTAL schon sehr, sehr gut“, findet Katrin Meiners. „Wir haben einen eigenen Consultant und eine eigene Projektmanagerin, mit der wir jede Woche telefonieren. Wenn wir Hilfe brauchen, dann kommt da auch was. Man hat meist zeitnah einen Ansprechpartner.“
„Außerdem kommen immer wieder neue gute Verbesserungen ins System, und das ist für uns natürlich auch sehr hilfreich“, fügt Katrin Meiners hinzu.
Die Prozesse werden immer besser und man bekommt neue Ideen, was man damit noch so alles machen kann.
Katrin Meiners, Senior-Projektmanagerin
Bessere Asset-Verfügbarkeit bei CEWE
Seit der Einführung von 4ALLPORTAL hat sich bei CEWE viel getan: 200 bis 300 CEWE-Mitarbeiter:innen sind regelmäßige User in ganz Europa. Die Abteilung „Zentrale Dienste“ im Headquarter in Oldenburg sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Interaktion zwischen Abteilungen ist einfacher geworden
„Wir haben eine viel bessere Verfügbarkeit der Assets. Alles ist in einem Datentopf, man kann Assets teilen, das ist besonders effizient geworden“, beschreibt Katrin Meiners die Vorzüge von 4ALLPORTAL. Und: „Die Interaktion zwischen den Abteilungen ist einfacher geworden. Das zur Verfügung Stellen von Dateien, die Workflows. Und bei der Nutzung wird sofort klar, wofür ich ein Asset benutzen darf.“
Verbesserte Rechtefreigabe und optimierter Agentur-Zugang
„Auch die Rechtefreigabe ist mit 4ALLPORTAL deutlich effizienter geworden“, ist sich Dominic Brezinski sicher. „Dasselbe gilt für den Agentur-Zugang.“
Man kann Assets jetzt schnell mit Leuten außerhalb des Systems austauschen. Mit Agenturen und externen Retuscheuren haben wir nun eine deutlich engere Zusammenarbeit.
Katrin Meiners, Senior-Projektmanagerin
DAM-System an Bedürfnisse von CEWE angepasst
Auch in Zukunft setzt CEWE auf eine kontinuierliche Zusammenarbeit. „Wir haben uns mit 4ALLPORTAL gut für die Zukunft aufgestellt“, resümiert Dominic Brezinski. „CEWE als europäischer Marktführer im Fotofinishing und 4ALLPORTAL als Experte für DAM-Systeme – da haben zwei Spezialisten zusammengefunden.“
Bilder haben nur noch ein Zuhause: das 4ALLPORTAL
Dominic Brezinski lobt vor allem den Willen von 4ALLPORTAL, das Standardsystem bestmöglich an die Bedürfnisse von CEWE und deren Workflows und Arbeitsweisen anzupassen. „Insgesamt kann man sagen, dass mit 4ALLPORTAL gut Synergien genutzt werden können“, führt Dominic Brezinski aus. „Alle CEWE-Standorte nutzen das neue DAM und wir planen, dass auch alle Drittsysteme, die Bilder verarbeiten, diese über Schnittstellen aus ALLPORTAL beziehen können, so dass Bilder nur noch ein Zuhause haben. Nämlich das 4ALLPORTAL.“
CEWE setzt auf kontinuierliche Zusammenarbeit
„Natürlich ist der große Batzen jetzt fast abgeschlossen, aber es kommen immer neue Anforderungen dazu“, verrät Katrin Meiners über das Projekt. „Wir beauftragen aber immer wieder neue Anpassungen und Features und arbeiten auch in der Konfiguration zusammen.“ Auch Dominic Brezinski schätzt die gute Kooperation: „Ich habe das Gefühl, dass die Bereitschaft, langfristig zusammenzuarbeiten, auf beiden Seiten gegeben ist. 4ALLPORTAL ist kein Anbieter, der bei Problemen sagt, dass man ein Ticket schreiben soll, und dann dauert es drei Tage, weil es niemanden interessiert.“
